1

Effectuez le suivi des tâches d'un projet, mettez-les à jour et assurez leur réalisation de manière collaborative

Orchestrer un projet de grande envergure ou plusieurs projets simultanés impliquant des collaborateurs de régions différentes peut s'avérer fastidieux. Optimisez la planification de vos projets avec Sheets, qui simplifie la répartition des tâches, leur suivi et l'enregistrement de leurs dates de réalisation. Vous pouvez même créer des diagrammes de Gantt et des plans de projet dynamiques pour mieux visualiser votre progression. Quel que soit l'endroit du globe où ils se trouvent, les membres de l'équipe peuvent indiquer directement leur avancement en temps réel, évitant ainsi au responsable d'avoir à éplucher les e-mails de chacun. Tous les utilisateurs peuvent consulter et modifier le même plan de projet, ce qui simplifie l'attribution des tâches et la gestion des modifications de planning et des mises à jour.

2

Communiquez facilement avec votre équipe de projet via une adresse unique

Dans le cadre de vos projets collaboratifs, vous avez souvent besoin de transmettre rapidement et efficacement les mêmes informations à de grands groupes de personnes. Ne perdez plus votre temps à envoyer des messages individuels, créez une liste de diffusion comprenant tous les membres de votre équipe avec Google Groupes. Une fois le groupe créé, vous pouvez communiquer sur l'avancement du projet ou partager des ressources avec toute l'équipe simultanément.

3

Gérez les plannings de vos projets ou de vos équipes

Assurer le suivi de plusieurs projets simultanément relève parfois du défi, surtout lorsque les tâches à effectuer et les échéances évoluent. Avec Agenda, vous pouvez créer un agenda permettant de suivre les jalons et les échéances de chaque projet, et de définir des rappels. Vous pouvez également créer un agenda d'équipe partagé afin que tous les collaborateurs soient informés des réunions, formations, périodes de congés, etc. Vous cherchez un moyen efficace de gérer une équipe internationale opérant sur différents fuseaux horaires ? Superposez les agendas des membres de votre équipe afin de déterminer les créneaux où ils sont tous disponibles.

4

Créez et gérez vos supports numériques de façon sécurisée

Lorsque vous organisez un projet avec votre équipe, vous avez besoin d'un répertoire sécurisé où stocker tous les fichiers et dossiers nécessaires. Grâce à Drive, vous pouvez gérer et enregistrer vos supports en toute confiance, qu'il s'agisse de documents, d'images ou de vidéos. Drive synchronise tous vos documents dans le cloud pour que tout le monde dispose en permanence de la dernière version. Grâce aux fonctionnalités de partage et de contrôle d'accès, la collaboration sur un projet n'a jamais été aussi simple et sûre.

5

Recherchez et classez rapidement les e-mails importants

Vous travaillez sur différents projets avec plusieurs équipes ? Organisez votre boîte de réception de manière à ne rater aucun message. Activez le suivi des messages que vous considérez comme importants ou laissez la boîte de réception Prioritaire de Gmail trier et classer automatiquement vos messages selon leur importance, pour vous permettre de répondre en premier aux e-mails les plus urgents. Ensuite, définissez des filtres et des libellés pour des projets spécifiques afin de classer, retrouver et traiter les messages correspondants plus facilement.

6

Créez des présentations percutantes

Mettez vos équipes rapidement sur les rails en présentant vos idées avec Slides. Créez une présentation convaincante pour définir un projet, répartir les tâches, répertorier les livrables et communiquer un calendrier. Ajoutez des éléments visuels tels que des graphiques et des diagrammes pour présenter clairement le planning du projet. Si vous collaborez avec votre équipe en mode virtuel, vous pouvez partager et présenter votre projet avec Hangouts.

7

Centralisez les données du projet sur un site Web

Créez un site Web Google Sites pour centraliser tout ce qui touche à votre projet (informations, mises à jour, échéances, livrables, tâches, agendas et documents). Votre équipe pourra ainsi retrouver facilement toutes les informations importantes dans ce répertoire organisé, accessible à tous, à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

8

Créez et partagez des documents en toute simplicité

Que vous gériez un gros projet ou plusieurs projets en même temps, vous avez besoin d'un outil permettant de créer et de partager facilement des documents avec votre équipe. Avec Docs, vous pouvez rédiger les ordres du jour de vos réunions d'équipe, travailler sur des storyboards et établir le cahier des charges d'un produit. Vous souhaitez organiser une séance de brainstorming pour recueillir les idées de vos collaborateurs à propos d'un projet ? Créez un document vierge sur lequel vos collaborateurs noteront leurs suggestions. Tous les utilisateurs modifient le document simultanément et en temps réel. Ils peuvent chatter au sein même de l'éditeur et obtenir des avis ciblés par le biais de commentaires et de suggestions. Inutile de conserver différents brouillons, car l'historique des révisions répertorie chaque modification apportée, avec sa date et son auteur, et il vous permet de revenir à une version précédente dès que vous le souhaitez.

9

Organisez des visioconférences avec tous les membres de votre équipe

Si vous travaillez au sein d'une équipe internationale, il est important que les différents membres puissent communiquer entre eux. Hangouts permet d'organiser des réunions avec les membres de l'équipe depuis un ordinateur ou un appareil mobile, à tout moment et partout dans le monde. Participez à des visioconférences de brainstorming sur les projets de votre équipe, recueillez des avis virtuels à propos d'une tâche spécifique ou faites instantanément le point sur l'avancement du projet. Désormais, tout le monde peut rester en contact et bénéficier des avantages d'une réunion en face à face, tout en évitant les déplacements coûteux et chronophages.

10

Préparez les membres de l'équipe en vue des réunions

Vous souhaitez que les membres de votre équipe puissent préparer les réunions relatives à un projet ? Fournissez-leur les documents à lire avant les réunions. Lorsque vous envoyez une invitation à une réunion à vos collègues dans Agenda, vous pouvez joindre des documents, des feuilles de calcul et un ordre du jour pour que vos collaborateurs puissent commencer à réfléchir aux sujets qui seront abordés.