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Collaborez sur des documents avec votre équipe

Si vous rédigez un document volumineux, il est indispensable de disposer d'une solution simple pour travailler dessus avec les membres de votre équipe. Docs permet de contrôler l'accès aux documents partagés, modifier des documents à plusieurs en temps réel, chatter au sein même des fichiers et recueillir l'avis de vos collaborateurs sur certaines sections spécifiques. Inutile de conserver plusieurs brouillons : avec l'historique des révisions, vous savez qui a apporté des modifications et à quel moment, et vous pouvez à tout instant rétablir une version précédente.

2

Assurez la cohérence de vos documents grâce aux modèles juridiques

Plutôt que de créer plusieurs fois des documents et des contrats similaires en partant d'une page blanche, créez un modèle dans Docs.

3

Vérifiez les sources dans vos documents

Lorsque vous avez besoin de vérifier des sources ou d'autres informations, il peut être délicat de devoir passer constamment de votre document à une page Web. Avec l'outil de recherche intégré à Docs, vous pouvez rechercher facilement des citations et d'autres contenus sans quitter votre document.

4

Consultez vos documents sur vos appareils mobiles

Que vous vous rendiez au tribunal pour rencontrer un client ou à une conférence, vous pouvez mettre à jour vos documents avec votre téléphone ou votre tablette à l'aide de l'application Docs. Toutes les modifications sont mises à jour et synchronisées automatiquement sur tous vos appareils. Ainsi, vous disposez toujours de la dernière version, où que vous soyez !

5

Répondez aux questions juridiques fréquentes à travers des présentations et des séances de questions-réponses

Lorsque vous travaillez sur une grosse affaire impliquant plusieurs équipes, les présentations constituent un moyen efficace de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de répondre aux questions fréquentes. Résumez l'affaire dans Slides et présentez-la à votre équipe. Ensuite, offrez aux participants la possibilité de poser des questions en temps réel et d'en sélectionner par vote pendant la présentation. S'il vous est impossible de répondre à toutes les questions, vous pouvez ne répondre qu'à celles qui comptent le plus de votes.

6

Envoyez des pièces jointes volumineuses et contrôlez leur accès

Lorsque vous devez envoyer des documents volumineux ou confidentiels à vos clients, les pièces jointes ne sont pas toujours la meilleure solution, en raison des limites de taille et du manque de contrôle d'accès. En insérant des fichiers Drive plutôt que des pièces jointes, vous pouvez envoyer jusqu'à 30 Go de données (ou 30 To avec un forfait de stockage) et définir des autorisations d'accès.

7

Gérez les ressources numériques de votre équipe de façon centralisée

Pour stocker les fichiers juridiques de votre équipe de façon sécurisée et centralisée, créez un site Web interne dans Sites. Grâce aux paramètres d'autorisation, vous contrôlez qui a accès au site. Vous pouvez ensuite ajouter des agendas d'équipe, des plannings, des codes d'éthique, des contrats et d'autres documents à votre site. Votre équipe pourra ainsi retrouver facilement toutes les informations importantes dans un seul et même emplacement, accessible à tous, à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

8

Suivez les projets et plannings de votre équipe

Si vous travaillez au sein d'une équipe internationale couvrant différents fuseaux horaires, créez un agenda d'équipe. Vous pourrez ainsi suivre les plannings de chaque membre, les rendez-vous d'étude des affaires et les dates des audiences. En affichant les disponibilités de chacun dans votre agenda, vous pouvez facilement organiser les plannings de l'équipe pour respecter toutes les échéances fixées.

9

Travaillez hors connexion sans accès à Internet

Lorsque vous voyagez sur un vol long-courrier ou en cas de panne de connexion, vous pouvez quand même travailler sur vos affaires ou vos dossiers sans accès à Internet. Configurez l'accès hors connexion dans Drive pour pouvoir continuer à travailler sur vos fichiers à tout moment.

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Modifiez des fichiers Office directement dans Drive

Vous pouvez modifier les documents qui nécessitent Microsoft® Office® dans l'application adaptée, puis les enregistrer dans Drive. Installez le plug-in Drive pour modifier les fichiers Office déjà enregistrés dans Drive directement dans la suite bureautique de Microsoft. Vous pouvez également créer de nouveaux fichiers dans Office, et les stocker ensuite dans Drive sans quitter l'application d'origine. Chaque modification effectuée est automatiquement enregistrée dans Google Drive, et tous les membres de l'équipe sont donc sur la même longueur d'onde.