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Créez des modèles financiers pour évaluer des projets

Pour déterminer la viabilité d'un projet que vous souhaitez proposer, créez des modèles financiers à l'aide de Sheets. Calculez le taux de rendement interne, le retour sur investissement et la valeur actuelle nette. Examinez l'impact de différents scénarios en ajustant les valeurs des facteurs clés de votre modèle. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour faire ressortir avec des couleurs les coûts approchant le plafond budgétaire. Ensuite, partagez la feuille de calcul avec votre équipe pour obtenir l'avis de vos collaborateurs.

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Créez et affinez vos budgets prévisionnels en mode collaboratif

Définissez le budget prévisionnel d'un projet dans ses grandes lignes, puis soumettez-le à vos collaborateurs via Docs. Les personnes avec lesquelles vous partagez ce document peuvent insérer des commentaires et des suggestions de modification directement dans le texte. Vous pouvez ensuite répondre à ces commentaires et demander les autorisations requises. Avec l'historique des révisions, vous pouvez à tout moment savoir qui a apporté une modification donnée et rétablir une version antérieure du document si nécessaire.

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Organisez des séances de brainstorming en temps réel sur des questions et des stratégies budgétaires

Une fois votre budget prévisionnel validé, invitez vos collaborateurs à venir réfléchir avec vous par le biais d'un Hangout. Dans le Hangout, partagez un lien vers la feuille de calcul Sheets ou le document Docs présentant votre budget afin que tous les participants puissent le consulter et le modifier durant la séance. Vous pourrez ainsi commencer à élaborer une stratégie ensemble et noter par écrit toutes les idées, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

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Partagez des fichiers et gérez l'accès à ceux-ci pour des équipes pluridisciplinaires

Le service financier coopère régulièrement avec d'autres départements tels que le marketing et le service commercial. Or, il peut s'avérer difficile de tenir informé tout un groupe de personnes, qu'il s'agisse de lancer un débat en interne avec les membres du personnel ou d'assurer la communication entre différents services. Avec Groupes, vous pouvez communiquer avec toutes les personnes concernées simultanément, en toute simplicité. Selon la sensibilité et la confidentialité du projet, vous pouvez également limiter la diffusion des informations en ajoutant uniquement les personnes nécessaires au groupe. Une fois les adresses e-mail correspondantes ajoutées, vous pouvez envoyer des messages au groupe.

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Hébergez toutes vos statistiques et visualisations de données en temps réel sur un même site Web

Dans le contexte d'une coopération pluridisciplinaire, les membres de l'équipe ont souvent besoin de chiffres clés relatifs notamment aux budgets, au retour sur investissement et aux résultats. Utilisez Sites pour créer un site Web interne rassemblant toutes ces données, ainsi que des liens vers les documents essentiels. Ensuite, servez-vous des autorisations et des groupes Google pour contrôler l'accès aux informations sensibles.

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Organisez et analysez de grands ensembles de données financières

Les services financiers ont souvent d'importants volumes de données financières à gérer et analyser, et Sheets peut leur apporter une aide précieuse dans ce domaine. Créez des tableaux croisés dynamiques pour synthétiser des ensembles de données et effectuer des calculs. Rassemblez les données financières de plusieurs feuilles de calcul dans une seule avec la fonction IMPORTRANGE. Recherchez des informations spécifiques dans de grandes bases de données avec la fonction QUERY. Visualisez les tendances du marché en ajoutant des cours d'actions avec la fonction GOOGLEFINANCE. Et analysez instantanément n'importe quelles données de votre feuille de calcul grâce à la fonctionnalité Explorer.

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Réalisez des enquêtes internes

Si votre service financier fournit des prestations à un autre groupe, évaluez la qualité de ces prestations par le biais d'une enquête interne. Ou créez une enquête pour identifier les projets prioritaires, en collectant des données financières auprès des personnes concernées. Vous pouvez également rationaliser vos opérations en réalisant des enquêtes internes destinées à mettre en évidence les processus redondants ou les procédures qui n'ont qu'une valeur marginale. Utilisez Forms pour créer et diffuser votre enquête, puis analysez les informations recueillies dans Sheets pour aider vos équipes à prendre les bonnes décisions.

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Créez des présentations pour exposer des projets et des objectifs

Lorsque vous lancez un projet, présentez les grandes lignes de votre proposition dans Slides. Vous pouvez même utiliser un modèle existant pour gagner du temps. Indiquez les principaux objectifs et les jalons du projet, définissez un calendrier provisoire et ajoutez toute autre information utile. Partagez la présentation avec vos collaborateurs afin qu'ils puissent vous donner leur avis. Ensuite, présentez votre proposition aux membres des équipes pluridisciplinaires, réparties dans le monde entier.

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Présentez des documents à votre équipe lors d'appels vidéo

Si vos collaborateurs sont basés dans différentes régions du monde, présentez-leur vos propositions, budgets prévisionnels et autres documents par le biais d'appels vidéo dans Hangouts. Vous économiserez ainsi des frais de déplacement. Partagez le fichier à présenter, puis partagez votre écran avec vos collaborateurs afin qu'ils aient tous les mêmes informations sous les yeux. Tous les participants peuvent modifier votre fichier ou suggérer des modifications en temps réel durant l'appel.

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Créez un répertoire de documents internes

Créez un site Web Google Sites pour centraliser l'ensemble de vos rapports financiers, présentations, ressources métier et autres supports d'information. Ensuite, contrôlez l'accès à ces données en définissant des autorisations d'accès au site dans sa globalité. Les personnes disposant d'un accès peuvent alors facilement réaliser des analyses de données et établir des prévisions à l'aide des ressources disponibles sur le site.