1

Gérez les e-mails et l'agenda de votre responsable

Que vous soyez son assistant ou que vous remplaciez temporairement votre responsable, vous pouvez rédiger des messages dans sa boîte Gmail, y répondre, et planifier des événements pour son compte dans Google Agenda.

2

Organisez des événements d'équipe, des projets de voyage, et bien plus

Vous avez besoin d'organiser des voyages ou des événements pour vos collègues ? Créez et envoyez un questionnaire Forms pour collecter des informations sur les vols et les hôtels, ou trouver une date qui convienne à tout le monde. Créez ensuite une liste de diffusion Google Groupes pour partager des informations importantes avec toutes les personnes qui se rendent ou participent à l'événement.

3

Organisez automatiquement votre boîte de réception avec des filtres

Créez des filtres pour supprimer, suivre ou transférer automatiquement vos messages et leur attribuer des libellés. Par exemple, la boîte de réception de votre responsable peut être pleine de messages superflus, tels que des acceptations ou des refus à des invitations. Définissez un filtre pour que Gmail les archive automatiquement afin que votre responsable dispose d'une boîte de réception bien organisée et puisse se concentrer sur les messages les plus importants.

4

Annulez facilement l'envoi de messages

Une faute d'orthographe s'est glissée dans votre e-mail ? Vous avez oublié un destinataire ? Vous avez changé d'avis et ne voulez plus envoyer le message ? Grâce à la fonctionnalité "Annuler l'envoi" de Gmail, vous avez la possibilité de récupérer un message jusqu'à 30 secondes après l'avoir envoyé.

5

Organisez votre travail sur plusieurs fuseaux horaires

Si vous travaillez avec des gens partout dans le monde, vous devez savoir à quel moment ils sont disponibles en fonction du fuseau horaire. Vous devez vous assurer que vos responsables ou vos collègues en déplacement pourront participer à des réunions ou à des événements importants malgré le décalage horaire. Consultez rapidement l'heure qu'il est dans d'autres pays en ajoutant des horloges internationales à votre agenda.

6

Gagnez du temps grâce aux réponses prérédigées

Cela vous arrive-t-il souvent de devoir écrire le même message un nombre incalculable de fois ? Vous aimeriez trouver un moyen de recopier des informations importantes telles que les itinéraires d'accès au bureau, les instructions d'installation et d'accès à une visioconférence, et de nombreuses autres indications répétitives ? Utilisez les réponses standardisées de Gmail pour enregistrer une réponse et ainsi la réutiliser chaque fois que vous en avez besoin.

7

Gérez plusieurs signatures en toute simplicité

Vous avez besoin de signatures différentes en fonction des destinataires de vos e-mails ? Avec Gmail, utilisez des réponses standardisées pour créer et gérer très facilement plusieurs signatures. La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail, il vous suffira de choisir la réponse standardisée associée à la signature que vous voulez utiliser.

8

Ne ratez aucune échéance importante grâce à votre liste de tâches

Organisez votre travail et établissez vos priorités dans Gmail ou Google Agenda. Vous pouvez facilement convertir des e-mails en tâches et définir des échéances qui apparaissent automatiquement sur votre agenda.

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Restez en contact avec Hangouts

Votre responsable est en déplacement et vous avez besoin de le contacter de toute urgence ? Utilisez Hangouts pour chatter instantanément et démarrer une visioconférence impromptue à partir de n'importe quel appareil, où que vous soyez.

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Enregistrez des recherches récurrentes dans Gmail

Effectuez-vous souvent la même recherche pour trouver des messages Gmail spécifiques, par exemple, tous les e-mails concernant un événement à venir ou tous les e-mails de votre responsable ? Avec la fonctionnalité expérimentale "Liens rapides" de Gmail, vous pouvez enregistrer votre recherche et la relancer en un seul clic.

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Facilitez la préparation des réunions à l'aide de pièces jointes aux événements

Aidez votre responsable et les membres de l'équipe à préparer les réunions en leur fournissant à l'avance un aperçu des fichiers pertinents. Lorsque vous envoyez une invitation Google Agenda, vous pouvez joindre des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des plannings, et bien plus, afin que chacun soit prêt à contribuer efficacement. Assurez-vous que votre responsable et l'équipe sont tenus correctement informés avant une réunion en joignant un planning, des notes ou des diapositives de présentation. Désormais, chacun a la possibilité de préparer une réunion en prenant connaissance des documents qui y ont trait.

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Tenez tout le monde informé grâce aux annonces d'équipe

Vous voulez communiquer une annonce importante de votre responsable à l'ensemble de l'équipe ou tenir tout le monde informé des activités de votre entreprise ? Créez une liste de diffusion Google Groupes pour votre équipe. Utilisez ensuite l'adresse e-mail de groupe dans Gmail ou Google Agenda pour informer vos collègues de toute modification de programme ou autre information importante.

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Effectuez le suivi des commandes de fournitures avec Google Sites

Vous recherchez une manière efficace de coordonner les commandes de fournitures ? Utilisez Forms pour permettre aux membres de l'équipe de remplir des demandes de fournitures et de services (approvisionnement, maintenance, etc.). Intégrez ensuite ce formulaire dans un site Web Google Sites. Les employés pourront ainsi envoyer des demandes de fournitures depuis n'importe quel appareil. Lorsqu'un employé envoie un formulaire, la réponse est enregistrée dans Sheets. Vous pouvez même définir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses afin de permettre à l'équipe responsable des services de traiter la demande le plus rapidement possible.

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Envoyez un planning quotidien par e-mail à votre responsable

Facilitez l'organisation de votre responsable en lui envoyant un planning quotidien qu'il peut consulter le matin, dès son arrivée. Grâce à ce planning, votre responsable peut se tenir à jour de toutes les réunions et de tous les événements importants.

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Accédez à vos fichiers depuis n'importe quel appareil, à tout moment

Vous avez besoin de consulter un fichier important pour votre responsable alors que vous n'êtes pas au bureau et n'avez pas accès à votre messagerie ? Lorsque vous stockez un fichier dans Drive, vous pouvez ensuite le consulter, le partager et le modifier sur n'importe quel appareil, à tout moment.

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Suivez les modifications de fichiers et de dossiers dans Drive

Vous souhaitez consulter les modifications et les mises à jour apportées à vos documents ? Enregistrez les fichiers et dossiers de travail dans Drive pour pouvoir les partager instantanément avec votre responsable et vos collègues. Lorsqu'un utilisateur intègre des commentaires et des changements nécessitant votre approbation, les fichiers modifiés sont signalés dans Drive afin que tout le monde reste en phase.

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Collaborez sur des documents en toute simplicité

Vous avez besoin des commentaires de votre responsable ou de votre équipe sur un document important ? Vous voulez chatter avec des personnes qui révisent un fichier au lieu de vous lancer dans un laborieux échange d'e-mails avec elles ? Créez et partagez un document avec tout le monde et communiquez en temps réel à l'aide de Docs, Sheets, Slides, Forms et Drawings.

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Coordonnez les plannings et les disponibilités avec les agendas d'équipe

Lorsque les équipes comptent de nombreux membres, il est difficile de planifier des dates qui conviennent à tout le monde. Grâce à Google Agenda, vous pouvez afficher en superposition les agendas des membres de votre équipe pour vérifier la disponibilité de chacun d'eux. Vous pouvez même créer plusieurs calendriers d'équipe pour les réunions, les formations, les congés, etc. Maintenant que vous connaissez la disponibilité de chacun, planifiez facilement des réunions ou des événements d'équipe.

19

Créez des raccourcis clavier

Vous voulez gagner du temps et travailler plus vite ? Découvrez les raccourcis clavier de Gmail et soyez plus productif en moins de clics.

20

Identifiez plus rapidement les modifications dans les documents

Lorsque vous travaillez avec votre responsable et vos collègues dans un même document, il peut être difficile de déterminer l'auteur et la date de telle ou telle modification. Utilisez l'historique des révisions de Docs pour consulter toutes les modifications apportées à votre document. Si vous préférez une ancienne version, vous pouvez la récupérer à tout moment.