Créez des plans de projet dynamiques avec Sheets

Vous cherchez un outil efficace pour organiser un projet, répartir les tâches associées, contrôler la tenue des délais et être informé de son avancement ? Avec Google Sheets, vous pouvez effectuer le suivi des tâches de votre projet, les mettre à jour et collaborer dessus avec votre équipe, dans une feuille de calcul partagée.

Créez des plans de projet dynamiques avec Sheets
1

Créer un plan de projet

Commencez par créer le plan de votre projet en y incluant toutes les informations que vous souhaitez recueillir auprès des membres de votre équipe.

Dans cette section :

1.1

Créer la feuille de calcul du projet

Pour créer la feuille de calcul d'un projet :

  1. Dans Google Drive, cliquez sur NOUVEAU > Google Sheets.

  2. Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez le titre de votre plan de projet.

  3. Saisissez les en-têtes des colonnes. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".

  4. Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

Créer la feuille de calcul du projet
1.2

Joindre une description aux tâches

Vous pouvez associer une remarque descriptive aux en-têtes de colonne ou aux tâches nécessitant quelques explications complémentaires.

  1. Sélectionnez la colonne ou les cellules auxquelles vous souhaitez joindre une remarque.
  2. Sélectionnez Insertion > Remarque.
  3. Saisissez votre description.
  4. Cliquez n'importe où en dehors de la remarque pour la fermer.
Joindre une description aux tâches
1.3

Restreindre les choix

Si vous souhaitez restreindre les choix associés à une colonne, indiquez les options que les utilisateurs pourront sélectionner. Par exemple, vous pouvez limiter les options disponibles dans la colonne Statut à Non démarrée, En cours ou Terminée afin de faciliter le tri et le suivi.

  1. Sélectionnez la colonne à laquelle vous souhaitez ajouter des options.
  2. Cliquez sur Données > Validation.
  3. À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
  4. Saisissez les options séparées par une virgule.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. (Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.
Restreindre les choix
1.4

Définir des indices de progression

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées, par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

  1. Sélectionnez la colonne à laquelle vous souhaitez appliquer des règles de mise en forme.

  2. Sélectionnez Format > Mise en forme conditionnelle.

  3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut Terminée, Non démarrée ou En cours:

    a Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.

    b Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.

    c Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.

    d (Facultatif) Cliquez sur Texte ou sur Couleur de remplissage pour sélectionner une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.

    e (Facultatif) Cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment pour créer d'autres règles. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge au statut Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange au statut En cours.

    f Cliquez sur OK.

Définir des indices de progression
1.5

Ajouter des notifications

Tenez-vous informé des mises à jour et des changements de statut de votre projet avec les notifications par e-mail. Toutes les modifications de votre plan de projet vous seront alors signalées et vous connaîtrez l'auteur, la date et l'heure, ainsi que la nature des changements effectués. Vous pouvez également choisir la fréquence de ces notifications.

  1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Outils > Règles de notification.

  2. Indiquez dans quel cas et selon quelle fréquence vous souhaitez recevoir des notifications.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

  4. Cliquez sur OK.

Ajouter des notifications
2

Travailler en équipe

2.1

Verrouiller les contenus sensibles

Il est parfois souhaitable que l'équipe ne puisse pas modifier certaines sections de contenu. Vous avez donc la possibilité de protéger des contenus de sorte qu'ils ne soient plus modifiables, ou uniquement par certains utilisateurs.

  1. Sélectionnez les cellules à protéger.

  2. Cliquez sur Données > Feuilles et plages protégées.

  3. Cliquez sur Définir les autorisations.

  4. Deux options s'offrent à vous :

    • Pour interdire à certaines personnes d'apporter des modifications, sélectionnez Restreindre les utilisateurs autorisés à modifier cette plage, puis indiquez qui peut modifier les cellules.
    • Pour présenter un avertissement aux utilisateurs qui tentent d'apporter une modification, sélectionnez Afficher un avertissement lorsque cette plage est modifiée.
  5. Cliquez sur OK.

Verrouiller les contenus sensibles
2.2

Créer un groupe Google pour votre équipe

Créez une liste de diffusion Google Groupes pour simplifier le partage et communiquer avec tous les membres de votre équipe via une seule adresse e-mail.

Les personnes que vous ajoutez à un groupe ont automatiquement accès aux contenus que vous avez précédemment partagés avec celui-ci. De même, si vous retirez quelqu'un d'un groupe, ce contact n'a plus accès aux contenus partagés avec celui-ci.

  1. Dans Google Groupes, cliquez sur CRÉER UN GROUPE.

  2. Saisissez le nom du groupe et son adresse e-mail.

  3. Comme type de groupe, sélectionnez Liste de diffusion.

  4. Déterminez qui est autorisé à voir les sujets, à publier des messages et à rejoindre le groupe en attribuant des rôles aux différents membres :

    • Un membre peut publier des posts destinés au groupe.
    • Un gestionnaire peut publier des posts destinés au groupe, et approuver, ajouter ou exclure des membres.
    • Un propriétaire peut ajouter des membres. Par défaut, le créateur d'un groupe en est le propriétaire. Vous pouvez toutefois ajouter d'autres propriétaires.
  5. Cliquez sur CRÉER.

  6. Cliquez sur Inviter des utilisateurs à rejoindre le groupe.

  7. Saisissez l'adresse e-mail des personnes que vous souhaitez inviter à rejoindre le groupe.

  8. Cliquez sur Envoyer des invitations.

Créer un groupe Google pour votre équipe
2.3

Partager la feuille de calcul avec votre équipe

Ensuite, partagez le plan du projet avec les membres de votre équipe (ou avec le groupe que vous venez de créer).

Pour partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier :

  1. Ouvrez le fichier à partager.

  2. Cliquez sur Partager.

  3. Saisissez des adresses e-mail d'utilisateurs (ou l'adresse Google Groupes de l'équipe chargée du projet).

  4. Sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez accorder à ces personnes :

    • Modification : les collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les membres de votre équipe puissent mettre à jour le plan du projet eux-mêmes.
    • Commentaire : les collaborateurs peuvent insérer des commentaires, mais pas modifier le contenu.
    • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni insérer des commentaires.
  5. (Facultatif) Ajoutez une note décrivant le plan du projet.

  6. Cliquez sur Envoyer.

Toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier reçoivent un e-mail contenant un lien vers celui-ci. Les membres de votre équipe qui sont autorisés à modifier le fichier peuvent :

  • ajouter ou mettre à jour du contenu tel que les tâches, les propriétaires et les dates limites ;
  • filtrer le contenu pour afficher les informations qui les intéressent ;
  • insérer des commentaires destinés à des personnes spécifiques ;
  • mettre à jour le statut des tâches ;
  • ajouter des notes descriptives aux tâches.
Partager la feuille de calcul avec votre équipe
2.4

Organiser l'information par filtrage

Vous souhaitez afficher uniquement les tâches qui vous sont attribuées ou celles qui doivent être terminées à une date spécifique ? Créez une vue filtrée. Enregistrez-la pour pouvoir la réutiliser ultérieurement ou envoyez un lien vers cette vue à un membre de l'équipe par e-mail pour lui présenter les éléments qui vous semblent importants.

  1. Sélectionnez Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée.
  2. En haut de la page, cliquez à côté de Nom, puis saisissez le nom de votre vue filtrée.
  3. Cliquez sur les flèches situées dans les en-têtes de colonnes et sélectionnez les options de votre choix pour trier et filtrer les données.
  4. (Facultatif) Pour envoyer un lien vers la vue filtrée par e-mail, copiez l'URL et collez-la dans un e-mail.
  5. En haut à droite, cliquez sur X pour fermer votre vue filtrée. Votre vue filtrée est enregistrée automatiquement.
Organiser l'information par filtrage
2.5

Ajouter des commentaires généraux ou ciblés

Pour en savoir un peu plus sur une tâche spécifique, poser une question ou attribuer une tâche à quelqu'un, ajoutez des commentaires dans votre feuille de calcul.

  1. Sélectionnez la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter un commentaire.

  2. Cliquez sur Insérer un commentaire dans le document.

  3. (Facultatif) Pour adresser votre commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. La personne concernée recevra votre commentaire et un lien vers le fichier par e-mail.

  4. Saisissez votre commentaire dans le champ.

  5. Cliquez sur Commenter.

Ajouter des commentaires généraux ou ciblés
3

Exploiter tout le potentiel de G Suite

G Suite est encore plus efficace lorsque vous utilisez conjointement les différents produits inclus dans la suite. Voici quelques exemples des méthodes que vous pouvez mettre en œuvre pour travailler plus rapidement et collaborer plus efficacement sur votre plan de projet.

Dans cette section :

3.1

Inclure un plan de projet dans une invitation à une réunion d'équipe

Pour être certain que tous les participants disposent de la dernière copie de votre plan de projet avant une réunion, joignez celui-ci à l'invitation de l'événement Google Agenda associé. Les membres de l'équipe pourront ainsi consulter et modifier le plan en temps réel, qu'ils soient sur place ou à distance. Vous pourrez même consacrer les premières minutes de la réunion à écouter les participants présenter leurs dernières avancées, et mettre à jour le plan de projet en conséquence.

Pour joindre votre plan de projet à une invitation Google Agenda :

  1. Dans Google Agenda, double-cliquez sur votre événement.

  2. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe.

  3. Choisissez la feuille de calcul de votre plan de projet, puis cliquez sur Sélectionner.

  4. Cliquez sur ENREGISTRER.

Inclure un plan de projet dans une invitation à une réunion d'équipe
3.2

Présenter un plan de projet lors d'un appel vidéo

Présentez votre plan de projet pendant vos réunions d'équipe afin que tous les participants soient sur la même longueur d'onde, y compris ceux qui travaillent à distance.

Pour présenter votre plan de projet :

  1. Dans Drive, ouvrez votre plan de projet.

  2. Dans le Hangout, cliquez sur Écran de partage de Hangouts.

  3. Sélectionnez la fenêtre à partager contenant votre plan de projet.

Les participants peuvent désormais suivre la présentation sur votre feuille de calcul et toutes les modifications que vous lui apportez. Vous pouvez à tout moment cliquer sur Écran de partage de Hangouts pour cesser de partager votre écran.

Présenter un plan de projet lors d'un appel vidéo
3.3

Intégrer un plan de projet sur le site Web d'une équipe

Partagez la copie de référence du plan de projet sur le site Web de votre équipe. Les modifications apportées à la feuille de calcul sont automatiquement répercutées sur votre site Web.

Pour intégrer le plan de projet au site de votre équipe :

  1. Dans Google Sites, ouvrez la page de votre site Web dans laquelle vous souhaitez intégrer la feuille de calcul.

  2. En haut de la page, cliquez sur Modifier un site Google.

  3. Cliquez sur Insertion > Drive et sélectionnez Feuille de calcul.

  4. Choisissez votre plan de projet, puis cliquez sur Sélectionner.

  5. Cliquez sur ENREGISTRER.

  6. En haut de la page, cliquez sur Enregistrer.

Intégrer le plan du projet au site Web de votre équipe
3.4

Consulter et modifier des documents en déplacement

Quand vous n'êtes pas à votre bureau, vous avez toujours la possibilité de consulter et de modifier votre projet sur votre téléphone ou votre tablette. Il vous suffit de télécharger l'application Sheets. Chaque modification est automatiquement synchronisée sur le Web et sur tous vos appareils. Ainsi, vous disposez toujours de la dernière version, où que vous soyez !

Sur les appareils Android :

  1. Appuyez sur l'icône Google Play.
  2. Recherchez et installez l'application Google Sheets.

Sur les appareils iOS

  1. Appuyez sur l'icône App Store.
  2. Recherchez et installez l'application Google Sheets.
Consulter et modifier des documents en déplacement

Étapes suivantes

Essayer maintenant

Créez une copie de ce modèle de plan de projet pour essayer Sheets.

Ouvrir le modèle Sheets

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