Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets

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Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets

Vous cherchez un outil efficace pour organiser un projet, répartir les tâches associées, contrôler la tenue des délais et être informé de son avancement ? Avec Google Sheets, vous pouvez effectuer le suivi des tâches de votre projet, les mettre à jour et collaborer dessus avec votre équipe, dans une feuille de calcul partagée.

Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets
1

Créer un plan de projet

Commencez par créer le plan de votre projet en y incluant toutes les informations que vous souhaitez recueillir auprès des membres de votre équipe.

Dans cette section :

1.1

Créer une feuille de calcul de projet

  1. Dans Google Drive, cliquez sur   Nouveau  > Google Sheets > Feuille de calcul vierge.
  2. Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez un titre pour votre plan de projet.
  3. Ajoutez des en-têtes de colonne. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".
  4. Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

Créer une feuille de calcul de projet
1.2

Joindre une description aux tâches

Vous pouvez associer une remarque descriptive aux en-têtes de colonne ou aux tâches qui nécessitent des explications complémentaires.

  1. Sélectionnez la colonne ou les cellules auxquelles vous voulez ajouter une remarque.
  2. Cliquez sur Insertion > Remarque.
  3. Saisissez la description.
  4. Cliquez n'importe où en dehors de la remarque pour la fermer.

Joindre une description aux tâches
1.3

Créer des listes dans une cellule

Proposez une liste d'options aux utilisateurs. Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, créez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non démarré", "En cours" ou "Terminé".

Créer une liste dans une cellule :

  1. Sélectionnez la colonne à laquelle vous souhaitez ajouter des options.
  2. Cliquez sur Données > Validation des données.
  3. À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
  4. Saisissez les options séparées par une virgule.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. (Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.

Restreindre les choix
1.4

Définir des indices de progression

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Définir des indices de progression :

    1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
    2. Sélectionnez Format > Mise en forme conditionnelle.
    3. Configurez les règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :

a Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.

b Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.

c Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.

d Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte format_color_text ou Couleur de remplissage format_color_fill. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.

e Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge au statut Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange au statut En cours.

f Cliquez sur OK.

Définir des indices de progression
1.5

Ajouter des notifications

Tenez-vous informé des modifications et des changements d'état de votre projet avec les notifications par e-mail. Toutes les modifications de votre plan de projet vous seront alors signalées et vous connaîtrez l'auteur, la date et l'heure, ainsi que la nature des changements effectués. Vous pouvez également choisir la fréquence de ces notifications.

Ajouter des notifications :

  1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Outils > Règles de notification.
  2. Indiquez dans quel cas et selon quelle fréquence vous souhaitez recevoir des notifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Cliquez sur OK.

Ajouter des notifications
2.1

Verrouiller les contenus sensibles

Il est parfois souhaitable que l'équipe ne puisse pas modifier certaines sections de contenu. Vous avez donc la possibilité de protéger des contenus de sorte qu'ils ne soient plus modifiables, ou uniquement par certains utilisateurs.

Pour verrouiller des contenus sensibles :

  1. Sélectionnez les cellules à protéger.
  2. Cliquez sur Données > Feuilles et plages protégées.
  3. Cliquez sur Définir les autorisations.
  4. Sélectionnez une option :
    • Pour interdire à certaines personnes d'apporter des modifications, sélectionnez Restreindre les utilisateurs autorisés à modifier cette plage, puis indiquez qui peut modifier les cellules.
    • Pour présenter un avertissement aux utilisateurs qui tentent d'apporter une modification, sélectionnez Afficher un avertissement lorsque cette plage est modifiée.
  5. Cliquez sur OK.
Verrouiller les contenus sensibles
2.2

Créer un groupe pour votre équipe

Créez une liste de diffusion Google Groupes pour simplifier le partage de contenus et communiquer avec tous les membres de votre équipe via une seule adresse e-mail.

Remarque : Lorsque vous partagez un élément avec un groupe, tous les membres bénéficient du même niveau d'accès.

Les personnes que vous ajoutez à un groupe ont automatiquement accès aux contenus que vous avez précédemment partagés avec celui-ci. De même, si vous retirez quelqu'un d'un groupe, ce contact n'a plus accès à ces contenus partagés.

Créer un groupe de type Liste de diffusion :

  1. Dans Google Groupes, cliquez sur CRÉER UN GROUPE.
  2. Attribuez un nom et une adresse e-mail au groupe.
  3. Si vous le souhaitez, ajoutez une description du groupe. Vous pouvez également définir la langue principale de celui-ci.
  4. À côté de "Type de groupe", sélectionnez Liste de diffusion.
  5. À côté de l'option "Autorisations de base", déterminez qui peut voir les sujets, publier des posts et rejoindre le groupe. Pour en savoir plus, consultez la page Premiers pas avec Google Groupes.
  6. Cliquez sur CRÉER.
  7. Cliquez sur Inviter des utilisateurs à rejoindre le groupe.
  8. Saisissez l'adresse e-mail des personnes que vous invitez à rejoindre le groupe.
  9. Cliquez sur Envoyer des invitations.

Créer un groupe Google pour votre équipe
2.3

Partager la feuille de calcul avec votre équipe

Ensuite, partagez le plan du projet avec les membres de votre équipe (ou avec le groupe que vous venez de créer).

Partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier :

  1. Dans Sheets, les collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
  2. Cliquez sur Partager.
  3. Saisissez des adresses e-mail d'utilisateurs (ou l'adresse Google Groupes de l'équipe chargée du projet).
  4. Sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez accorder à ces personnes :
    • Modification—Cles collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les membres de votre équipe puissent mettre à jour le plan du projet eux-mêmes.
    • Commentaire— vos collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais ils ne peuvent pas le modifier.
    • Consultation—les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
  5. (Facultatif) Ajoutez une note décrivant le plan du projet.
  6. Cliquez sur Envoyer.

Toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier reçoivent un e-mail contenant un lien vers celui-ci. Les membres de votre équipe qui sont autorisés à modifier le fichier peuvent :

  • ajouter ou mettre à jour du contenu tel que les tâches, les propriétaires et les dates limites ;
  • filtrer le contenu pour afficher les informations qui les intéressent ;
  • insérer des commentaires destinés à des personnes spécifiques ;
  • mettre à jour l'état d'une tâche ;
  • ajouter des remarques descriptives aux tâches.

Partager la feuille de calcul avec votre équipe
2.4

Ajouter des cases à cocher

  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul et sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez insérer des cases à cocher.
  2. Cliquez sur Insertion > Case à cocher.

    Remarque : Dans les formules, les cases à cocher non sélectionnées sont associées à la valeur FALSE (exclusion) et celles sélectionnées à la valeur TRUE (inclusion). La valeur s'affiche dans la barre de formule. Vous pouvez modifier cette valeur.

  3. (Facultatif) Pour supprimer des cases à cocher, sélectionnez-les et appuyez sur Suppr.

2.5

Créer une vue filtrée

Vous souhaitez afficher les tâches qui vous sont attribuées ou celles qui doivent être terminées à une date spécifique ? Créez une vue filtrée.

  1. En haut de la fenêtre, cliquez sur Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée.
  2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez dans la zone affichée à côté de l'option Nom, puis indiquez le nom de la vue filtrée.
  3. Cliquez sur les flèches situées dans les en-têtes de colonnes, et sélectionnez des options pour trier et filtrer les données.
  4. (Facultatif) Pour envoyer par e-mail un lien vers la vue filtrée, copiez l'URL et collez-la dans un message.
  5. En haut à droite, cliquez sur Fermer close pour fermer la vue filtrée. Votre vue filtrée est enregistrée automatiquement.

Organiser l'information par filtrage
2.6

Ajouter des commentaires et y répondre

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Commentaire comment > Ajouter un commentaire add_comment.
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de l'adresse e-mail de la personne concernée. Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous le souhaitez. Chacune recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour attribuer le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commenter ou Attribuer.

Ajouter des commentaires généraux ou ciblés
3

Exploiter tout le potentiel de G Suite

G Suite est encore plus efficace lorsque vous utilisez conjointement les différents produits inclus dans la suite. Voici quelques exemples des méthodes que vous pouvez mettre en œuvre pour travailler plus rapidement et collaborer plus efficacement sur votre plan de projet.

Dans cette section :

3.1

Inclure un plan de projet dans une invitation à une réunion d'équipe

Pour être certain que tous les participants disposent de la dernière copie de votre plan de projet avant une réunion, joignez celui-ci à l'invitation de l'événement Google Agenda correspondant. Les membres de l'équipe pourront ainsi consulter et modifier le plan en temps réel, qu'ils soient sur place ou à distance. Vous pourrez même consacrer les premières minutes de la réunion à écouter les participants présenter leurs dernières avancées, et mettre à jour le plan de projet en conséquence.

Joindre votre plan de projet à une invitation Agenda :

  1. Dans Agenda, ouvrez l'événement.
  2. Dans le champ Description de l'événement, cliquez sur Ajouter une pièce jointe attach_file.
  3. Choisissez la feuille de calcul de votre plan de projet, puis cliquez sur Sélectionner.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

3.2

Présenter un plan de projet lors d'un appel vidéo

Présentez votre plan de projet pendant vos réunions d'équipe afin que tous les participants soient sur la même longueur d'onde, y compris ceux qui travaillent à distance.

Pour présenter un plan de projet :

  1. Dans Drive, ouvrez votre plan de projet.
  2. Dans Hangouts Meet, cliquez sur Présenter maintenant et choisissez l'option de partage voulue :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
  3. Sélectionnez Partager.
  4. Pour mettre fin à la présentation, cliquez sur Arrêter le partage ou, dans l'angle inférieur, cliquez sur Vous êtes en train de présenter > Annuler votre présentation.
Présenter un plan de projet lors d'un appel vidéo
3.3

Intégrer un plan de projet sur le site Web d'une équipe

Partagez la copie de référence du plan de projet sur le site Web de votre équipe. Les modifications apportées à la feuille de calcul sont automatiquement répercutées sur votre site Web.

Pour intégrer le plan de projet au site de votre équipe :

  1. Dans Google Sites, ouvrez la page de votre site Web dans laquelle vous souhaitez intégrer la feuille de calcul.
  2. En haut de la page, cliquez sur Insertion > Sheets.
  3. Choisissez votre plan de projet, puis cliquez sur Insertion.
Intégrer un plan du projet au site Web de votre équipe
3.4

Consulter et modifier des documents en déplacement

Quand vous n'êtes pas à votre bureau, vous avez toujours la possibilité de consulter et de modifier votre projet sur votre téléphone ou votre tablette. Il vous suffit de télécharger l'application Sheets. Chaque modification est automatiquement synchronisée sur le Web et sur tous vos appareils. Ainsi, vous disposez toujours de la dernière version, où que vous soyez !

Sur les appareils Android

  1. Appuyez sur l'icône Google Play.
  2. Recherchez et installez l'application Google Sheets.

Sur les appareils iOS

  1. Appuyez sur l'icône App Store.
  2. Recherchez et installez l'application Google Sheets.
Consulter et modifier des documents en déplacement

Étapes suivantes

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