Qu'est-ce que Google Groupes ?

Google Groupes facilite la communication et la collaboration au sein de groupes de personnes tels que des équipes travaillant sur un projet, des services d'entreprise ou des classes d'élèves. Ce service vous permet d'envoyer des e-mails ou des invitations à tous les membres d'un groupe, et de partager des documents avec eux, tout cela avec une seule adresse e-mail. Vous pouvez par exemple créer un forum en ligne pour discuter de nouvelles technologies ou répondre aux questions de clients relatives à un produit.

Remarque : Ce guide porte sur Google Groups for Business, qui comprend des fonctionnalités supplémentaires pour les comptes G Suite. Si les fonctionnalités ci-dessous ne sont pas visibles, veuillez contacter votre administrateur.

Voici ce dont vous avez besoin :

Compte G Suite

10 minutes

Qu'est-ce que Google Groupes ?
1

Rechercher et rejoindre un groupe

Pour rejoindre un groupe existant, utilisez le champ de recherche pour trouver le groupe en question et demandez à le rejoindre.

Remarque : S'il s'agit d'un groupe ouvert, vous pouvez le rejoindre immédiatement. Pour un groupe restreint, votre adhésion doit être approuvée par un administrateur du groupe. Pour rejoindre un groupe privé, vous devez cliquer sur un lien afin de demander au propriétaire de valider votre adhésion.

Dans cette section :

1.1

Trouver vos groupes

Avant de rechercher vos groupes, vérifiez que vous vous trouvez sur la page de votre organisation, et non sur la page publique.

  1. Accédez à Google Groupes et cliquez sur Mes groupes.

  2. Cliquez sur Accéder à l'espace du domaine "votredomaine.com".

Cela signifie que les groupes que vous pouvez afficher et rejoindre font partie de votre organisation, et qu'ils ne sont pas publics.

Pour rechercher un groupe, saisissez un mot ou une expression dans le champ de recherche situé en haut de n'importe quelle page du service. Google Groupes affiche des suggestions à mesure que vous saisissez des caractères pour faciliter votre recherche. Vous pouvez cliquer sur l'une de ces suggestions pour l'ouvrir ou sur pour afficher une liste de résultats.

Trouver vos groupes
1.2

Rejoindre un groupe

Vous pouvez vous abonner à n'importe quel groupe de votre annuaire Groupes ouvert aux nouveaux membres. Certains groupes sont accessibles directement, alors que d'autres requièrent l'envoi d'une demande d'adhésion.

  1. Dans l'annuaire Google Groupes, cliquez sur un groupe pour accéder à sa page.
  2. Sur la page du groupe, cliquez sur Rejoindre le groupe ou sur Demander à rejoindre le groupe.
  3. Indiquez de quelle manière vous souhaitez lire les messages envoyés au groupe, si votre adhésion doit apparaître dans votre profil Google, et le nom sous lequel vous souhaitez vous présenter aux autres membres du groupe. Cliquez ensuite sur Rejoindre le groupe ou sur Demander à rejoindre le groupe.
Rejoindre un groupe
2

Publier des sujets et des réponses

Un groupe peut contenir un ou plusieurs sujets. Chaque sujet ressemble à une conversation composée d'un ou plusieurs posts (messages) relatifs à un sujet particulier.

Dans cette section :

2.1

Trouver un sujet

Pour afficher la page Sujets d'un groupe, ouvrez la page du groupe à partir de l'annuaire Groupes.

Lorsque le nombre de sujets dans votre groupe rend leur consultation difficile, vous pouvez rapidement trier les sujets et trouver ceux qui vous intéressent à l'aide de la fonction de recherche, des filtres et des tags.

Rechercher un sujet

Pour rechercher un sujet spécifique :

  1. Saisissez le sujet en question dans le champ situé en haut de la fenêtre de Groupes.

  2. Google Groupes affiche des suggestions à mesure que vous saisissez des caractères pour faciliter votre recherche. Vous pouvez cliquer sur l'une de ces suggestions pour l'ouvrir ou sur pour afficher une liste de résultats.

Filtrer les sujets

  1. Sur la page Sujets, cliquez sur Filtres pour afficher les options disponibles.

    Remarque : Si vous ne voyez pas l'option Filtres, cela signifie que vous n'êtes pas autorisé à utiliser cette fonctionnalité dans ce groupe.

  2. Sélectionnez tous les filtres que vous souhaitez appliquer à la liste des sujets.
  3. Cliquez sur Appliquer les filtres sélectionnés pour afficher une liste de sujets qui correspondent à vos filtres.
  4. (Facultatif) Pour revenir à la liste complète des sujets, cliquez sur Filtres > Effacer tous les filtres (afficher tous les sujets).

Utiliser les tags

Certains groupes utilisent des tags pour classer et retrouver des sujets. Si votre groupe les utilise, une option Tags est disponible sur la page "Sujets". Vous pouvez également saisir des tags lorsque vous publiez un nouveau sujet ou modifiez l'un de vos précédents sujets.

Trouver un sujet
2.2

Activer le suivi des sujets importants

Activez le suivi des sujets que vous jugez importants afin de pouvoir les retrouver facilement. Pour ce faire, cliquez sur l'étoile située à côté du sujet concerné sur la page "Sujets".

Cliquez sur Suivis dans la barre latérale pour afficher tous les sujets que vous suivez.

Activer le suivi des sujets importants
2.3

Répondre à un sujet

En fonction du type de groupe, de vos autorisations et de vos paramètres personnels, vous pouvez lire les posts et y répondre soit sur le forum, soit par e-mail. Si votre groupe est configuré comme une boîte de réception collaborative ou comme un forum de questions-réponses, par exemple, vous lirez probablement les messages et y répondrez depuis le forum du groupe.

  1. Trouvez votre groupe et affichez la page Sujets associée.

    Les sujets comprenant des posts non lus apparaissent en gras sur fond blanc.

  2. Cliquez sur le sujet que vous souhaitez lire. Le premier post du sujet apparaît en haut, suivi des éventuelles réponses.

  3. Cliquez sur PUBLIER UNE RÉPONSE sous l'un des posts du sujet ou dans le champ Répondre du post d'origine.

    Le post auquel vous répondez détermine la longueur de la conversation précédente qui sera citée dans votre réponse.

  4. Saisissez votre réponse dans la zone qui s'affiche.

  5. Cliquez sur Publier pour envoyer votre post au groupe.

Répondre à un sujet
2.4

Lancer un sujet

Vous pouvez vous-même créer des sujets (par e-mail ou à partir d'un forum) auxquels les autres membres du groupe pourront répondre.

Par e-mail

Il vous suffit d'envoyer un e-mail au groupe. L'objet de votre e-mail deviendra celui du sujet.

À partir d'un forum

  1. Dans l'angle supérieur gauche de la page Sujets du groupe, cliquez sur NOUVEAU SUJET ou sur NOUVELLE QUESTION (selon le type du groupe concerné).

  2. Renseignez le champ Objet ou Titre de la question dans le formulaire qui s'affiche. Selon le type du groupe et les autorisations associées, vous aurez peut-être accès à l'option permettant de sélectionner l'un des types de message suivants :

    • Discussion () permet de créer un sujet de discussion d'ordre général. Si vous ne voyez aucune autre option alors que vous avez cliqué sur NOUVEAU SUJET, cela signifie que vous lancez une discussion.

    • Question () permet de poser une question sur un forum de questions-réponses. Si vous ne voyez aucune autre option alors que vous avez cliqué sur NOUVELLE QUESTION, cela signifie que votre sujet sera une question.

    • Annonce () permet de créer un sujet contenant des informations importantes. En règle générale, tous les membres du groupe peuvent lire les annonces, mais seuls les propriétaires ou les gestionnaires du groupe peuvent en créer.

  3. Rédigez le premier post du sujet, puis cliquez sur PUBLIER. Le sujet apparaît dans la liste des sujets du groupe.

Lancer un sujet
2.5

Résoudre un sujet

Dans certains types de groupes, il est possible de résoudre un sujet en sélectionnant la Meilleure réponse (pour les questions d'un forum de questions-réponses) ou en marquant le sujet comme Terminé (pour les discussions d'une boîte de réception collaborative). Pour ce faire, cliquez sur l'option Marquer comme terminé ou Marquer comme la meilleure réponse pour le message concerné.

Résoudre un sujet
2.6

Supprimer un post dans un sujet

Pour supprimer un message que vous avez créé, développez le message en question. Cliquez ensuite sur à côté de , puis sélectionnez Supprimer le message. Les personnes qui consultent le sujet seront informées par un pop-up qu'un message a été supprimé, mais ils ne sauront pas qui en était l'auteur.

Supprimer un post dans un sujet
3

Créer un groupe

Vous pouvez très facilement créer un groupe. Il suffit de déterminer le type de groupe que vous souhaitez créer et de renseigner quelques informations de base.

Dans cette section :

3.1

Choisir le type de groupe

Lorsque vous créez un groupe, vous devez choisir l'un des différents types proposés en fonction de l'objet du groupe. Les listes de diffusion, les forums Web, les forums de questions-réponses et les boîtes de réception collaboratives sont les types de groupe les plus couramment utilisés.

Type de groupe

Description

Exemples d'utilisation

Type de groupe

Liste de diffusion

Description

Une liste de diffusion est un groupe qui rassemble plusieurs adresses e-mail en une seule. Tous les utilisateurs de votre organisation peuvent utiliser l'adresse e-mail ainsi créée pour envoyer des messages simultanément à tous les membres du groupe.

Exemples d'utilisation

Équipes qui échangent régulièrement des informations par e-mail

Type de groupe

Forum Web

Description

Un forum Web est un groupe portant sur un thème particulier, ouvert à tous les utilisateurs de votre organisation.

Exemples d'utilisation

Communautés en ligne destinées aux utilisateurs de votre organisation qui partagent les mêmes centres d'intérêt, domaines de compétence ou fonctions

Type de groupe

Forum de questions-réponses

Description

Ce type de groupe permet aux experts produit et aux clients avertis de répondre aux questions courantes sur vos produits et de signaler les réponses les plus pertinentes. Les réponses sont archivées pour constituer une base de connaissances à la disposition d'autres clients.

Exemples d'utilisation

Forums en ligne permettant aux clients de poser des questions à propos de vos produits ou services, et d'y répondre

Type de groupe

Boîte de réception collaborative

Description

Dans un groupe de ce type, les membres utilisent une adresse commune telle que assistance@votre_entreprise.com pour recevoir des demandes par e-mail et y répondre. Ils peuvent également attribuer des messages entrants à des membres du groupe, en effectuer le suivi, les classer dans différentes catégories pour les retrouver facilement par la suite, etc.

Exemples d'utilisation

Équipes traitant par e-mail les demandes d'assistance, les questions concernant les ventes ou toute autre demande émanant de collègues ou de clients

3.2

Créer le groupe et définir les autorisations de base

Remarque concernant les comptes G Suite : Pour rechercher ou créer au sein de votre organisation des forums Web qui ne seront pas publics, accédez à Groupes, puis cliquez sur Mes groupes > Accéder à l'espace du domaine "votredomaine.fr" avant de réaliser les opérations suivantes.

Une fois que vous avez choisi le type de groupe à créer, passez à l'étape suivante.

  1. Sur la page d'accueil de Google Groupes, cliquez sur CRÉER UN GROUPE.

  2. Renseignez les informations demandées sur la page, notamment le nom, l'adresse e-mail et le type de groupe.

  3. Dans la section Autorisations de base, indiquez qui peut consulter les sujets, publier des posts et rejoindre le groupe, en attribuant les rôles suivants :

    • Un membre peut publier des posts destinés au groupe.

    • Un gestionnaire peut publier des posts destinés au groupe, et approuver, ajouter ou retirer des membres.

    • Un propriétaire peut créer le groupe et y ajouter des membres. Par défaut, le créateur d'un groupe en est le propriétaire. Vous pouvez toutefois ajouter d'autres propriétaires.

4.Cliquez sur CRÉER.

Créer le groupe et définir les autorisations de base
3.3

Inviter des membres

Une fois votre groupe créé, vous pouvez y inclure des utilisateurs en les invitant à rejoindre le groupe ou en les ajoutant vous-même.

Remarque : Pour pouvoir rejoindre un groupe, les utilisateurs doivent disposer d'un compte G Suite.

  1. Sur la page "Sujets", cliquez sur Gérer.

  2. Sous Membres, cliquez sur Inviter des membres pour proposer à des utilisateurs de rejoindre le groupe, ou sur Ajouter des membres directement pour ajouter ces utilisateurs vous-même.

  3. Saisissez les adresses e-mail voulues.

  4. Rédigez un message d'invitation.

  5. Cliquez sur Envoyer des invitations pour inviter les nouveaux membres ou sur Ajouter si vous ajoutez les membres directement.

Inviter des membres
4

Travailler en équipe

Tout devient plus facile quand vous n'avez qu'une seule adresse e-mail à saisir pour envoyer un e-mail ou une invitation d'agenda simultanément à tous les membres de votre équipe, ou pour partager des documents avec eux. Voici l'essentiel des fonctionnalités de Google Groupes associées à d'autres produits G Suite, qui vous permettront de collaborer plus efficacement :

Dans cette section :

4.1

Envoyer un e-mail à un groupe

Dans Gmail, vous n'avez pas à saisir toutes les adresses e-mail des membres de votre équipe dans le champ À de la fenêtre Nouveau message. Il vous suffit de saisir l'adresse du groupe.

Envoyer un e-mail à un groupe
4.2

Inviter un groupe à un événement

Dans votre Agenda, sur la page des détails d'un événement, saisissez l'adresse du groupe dans le champ Invités. Les différents membres du groupe apparaissent sous Invités.

Inviter un groupe à un événement
4.3

Partager des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires Google

Pour partager un fichier Google avec un groupe, par exemple un document, une feuille de calcul ou une présentation en ligne, ouvrez le fichier en question, puis cliquez sur Partager. Ensuite, saisissez l'adresse e-mail du groupe.

Les contacts que vous ajouterez au groupe ultérieurement auront également accès au document. De même, si vous retirez un membre d'un groupe, il n'aura plus accès aux contenus que vous avez partagés avec ce groupe.

Partager des documents, feuilles de calcul, présentations et formulaires Google
5

Gérer les groupes

Vous pouvez appartenir à plusieurs groupes et avoir accès à de nombreux autres. Fort heureusement, gérer et organiser vos groupes est un jeu d'enfant.

Dans cette section :

5.1

Ajouter des groupes en tant que favoris

Si vous êtes membre de nombreux groupes, vous pouvez accéder à ceux que vous utilisez fréquemment grâce aux Favoris. Pour ajouter un groupe à vos Favoris, cliquez sur l'étoile associée à celui-ci.

Remarque : Si vous cliquez sur Suivis dans la zone de navigation à gauche, seuls les sujets et les messages suivis s'affichent (pas les groupes). Les groupes suivis sont répertoriés sous Favoris.

Ajouter des groupes en tant que favoris
5.2

Afficher et modifier les paramètres d'adhésion

Tous les groupes dont vous êtes membre sont répertoriés sur votre page Mes groupes. Si vous êtes propriétaire ou gestionnaire d'un groupe, cela est indiqué à côté du nom du groupe.

Vous recevez trop d'e-mails d'un groupe donné ? Vous pouvez choisir de recevoir un récapitulatif quotidien des messages envoyés à un groupe plutôt que de recevoir chaque message séparément. Ou peut-être préférez-vous simplement consulter les messages dans les archives de discussions du groupe (page du forum) au lieu de recevoir les messages dans votre boîte de réception ?

Vous pouvez facilement modifier vos préférences de messagerie, ou même vous désabonner d'un groupe.

  1. Accédez à votre page Mes groupes.

  2. Sélectionnez une option d'abonnement aux e-mails du groupe.

  3. Cliquez sur Quitter ce groupe pour vous désinscrire.

Afficher et modifier les paramètres d'adhésion

Étapes suivantes

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Créez des réponses standardisées pour faciliter le traitement des questions-réponses, partagez des contenus avec plusieurs contacts via une seule adresse, créez des panneaux d'affichage virtuels, et plus encore.

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