Bonnes pratiques concernant les Drive partagés

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Qu'est-ce qu'un Drive partagé ?

Les Drive partagés sont des espaces partagés où les membres des équipes peuvent facilement stocker leurs fichiers communs, y accéder et effectuer des recherches, où qu'ils soient et avec n'importe quel appareil.

Les fichiers stockés dans un Drive partagé appartiennent à une équipe et non à une personne (comme cela est le cas dans Mon Drive). Même si des membres quittent le groupe, les fichiers restent disponibles afin que vous et le reste de l'équipe puissiez continuer à consulter les informations et à travailler.

Tirez le meilleur parti des Drive partagés en appliquant ces bonnes pratiques et astuces.

Important : Les Drive partagés sont uniquement disponibles dans G Suite Enterprise, G Suite Business et G Suite for Education. Si aucun Drive partagé ne s'affiche dans Google Drive, votre organisation n'a sans doute pas accès à cette fonctionnalité. Pour en savoir plus, contactez votre administrateur G Suite.

1

Dans quels cas utiliser un Drive partagé

1.1

Différences entre Mon Drive et les Drive partagés

Les principales différences entre Mon Drive et les Drive partagés sont les suivantes :

Mon Drive

Drive partagés

Qui peut ajouter des fichiers ?

Mon Drive

Le propriétaire de Mon Drive.

Drive partagés

Tous les membres disposant d'un accès Contributeur ou supérieur.

Quels types de fichiers puis-je importer ?

Mon Drive

Tous les types de fichiers

Drive partagés

Tous les types de fichiers (sauf Google Maps)

Qui est propriétaire des fichiers et des dossiers ?

Mon Drive

La personne qui a créé le fichier ou le dossier

Drive partagés

L'équipe

Puis-je déplacer des fichiers et des dossiers ?

Mon Drive

Oui, vous pouvez déplacer les fichiers et les dossiers dans Mon Drive.

Drive partagés

  • Si vous disposez d'un accès Contributeur ou supérieur, vous pouvez déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé.
  • Si vous disposez d'un accès Gestionnaire de contenu ou supérieur, vous pouvez déplacer des fichiers et des dossiers au sein d'un Drive partagé.
  • Si vous disposez d'un accès Gestionnaire, vous pouvez extraire des fichiers d'un Drive partagé ou déplacer des fichiers entre différents Drive partagés.
  • Si vous souhaitez déplacer des dossiers de Mon Drive vers un Drive partagé, contactez votre administrateur G Suite.

Pour plus d'informations sur l'ajout de fichiers à un Drive partagé, consultez l'article Premiers pas avec les Drive partagés.

Puis-je synchroniser des fichiers sur mon ordinateur ?

Mon Drive

Oui, avec Drive File Stream ou Sauvegarde et synchronisation.

Drive partagés

Cela dépend de la solution de synchronisation que vous utilisez :

  • Drive File Stream : oui
  • Sauvegarde et synchronisation : non

Comment le partage fonctionne-t-il ?

Mon Drive

Chaque utilisateur voit différents fichiers dans un dossier, selon ses droits d'accès à chaque fichier.

Drive partagés

Tous les membres du Drive partagé voient l'ensemble des fichiers.

Combien de temps les fichiers que je supprime sont-ils conservés dans la corbeille ?

Mon Drive

Les fichiers et les dossiers placés dans la corbeille y restent jusqu'à ce que l'utilisateur sélectionne Supprimer définitivement.

Drive partagés

  • Chaque Drive partagé possède sa propre corbeille.
  • Les membres qui disposent d'un accès Gestionnaire de contenu ou supérieur peuvent placer des fichiers dans la corbeille.
  • Les fichiers et les dossiers placés dans la corbeille sont supprimés définitivement au bout de 30 jours.
  • Les membres qui disposent d'un accès Administrateur peuvent définitivement supprimer des fichiers avant ce délai de 30 jours.

Puis-je restaurer des fichiers ?

Mon Drive

Oui, si vous êtes l'un des propriétaires du fichier concerné.

Drive partagés

Oui, si vous disposez au moins de l'accès Contributeur.

1.2

Quand utiliser un drive partagé ?

Envisagez d'utiliser un Drive partagé dans les situations suivantes :

  • Vous travaillez sur un projet ou un événement avec un groupe de collaborateurs qui ont tous besoin d'accéder aux mêmes fichiers.
  • La plupart de vos fichiers sont partagés avec le même groupe de personnes.
  • Vos fichiers ont un thème ou sujet cohérents en commun.
  • Le contenu que vous voulez enregistrer n'est pas personnel et présente un intérêt pour une équipe ou un groupe particuliers.
1.3

Utilisations courantes des Drive partagés

Les Drive partagés sont couramment utilisés avec les éléments suivants :

  • Projets : pour les personnes participant à un même projet
  • Événements : pour les personnes travaillant pendant une période définie sur un événement ou un livrable spécifique
  • Modèles : pour des fichiers que les utilisateurs peuvent copier et réutiliser
  • Fichiers à l'échelle de l'entreprise : pour les fichiers auxquels tout le monde doit pouvoir accéder, tels que les fichiers de formation
  • Fichiers sensibles : pour les fichiers très sensibles, auxquels vous pouvez ajouter une sécurité supplémentaire pour en limiter l'accès
2

Déplacer des fichiers vers un Drive partagé

Pour transférer vos fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé, il est préférable de les déplacer plutôt que d'en créer des copies. Ainsi, les liens restent inchangés et les collaborateurs existants conservent leur accès à ces fichiers.

Dans cette section :

2.1

Déplacer des fichiers vers un Drive partagé

Notez tout d'abord les points suivants :

  • Vous pouvez déplacer plusieurs fichiers simultanément.
  • Vous ne pouvez pas déplacer des dossiers de Mon Drive vers un Drive partagé, mais vous pouvez créer des dossiers dans un Drive partagé.
  • Les contacts avec lesquels vous partagez directement un fichier conservent leur accès à celui-ci, à moins que votre Drive partagé n'autorise pas le partage avec des personnes non-membres.
  • Les contacts qui avaient accès au fichier via un dossier qui avait été partagé ne conservent pas cet accès après le déplacement du fichier. Si vous souhaitez maintenir l'accès de ces contacts, modifiez les autorisations d'accès du fichier après son déplacement vers un Drive partagé.

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé, ou d'un Drive partagé à un autre, faites glisser les fichiers dans le Drive partagé de destination. Pour déplacer des dossiers, contactez votre administrateur G Suite.

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé :

Vous pouvez déplacer dans un Drive partagé n'importe quel fichier qui vous appartient, qu'il s'agisse d'un fichier stocké dans un autre dossier Drive, ou sur votre ordinateur ou appareil mobile.

Si vous n'êtes pas le propriétaire du fichier dans Mon Drive, mais que vous disposez au minimum du droit d'accès Modification pour ce fichier, vous pourrez éventuellement le déplacer dans un Drive partagé, si :

  • votre administrateur G Suite a activé cette option ;
  • le propriétaire du fichier est membre du Drive partagé dans lequel vous voulez déplacer le fichier.

Dans le cas contraire, vous devez demander au propriétaire de déplacer le fichier dans le Drive partagé.

Pour déplacer des fichiers d'un Drive partagé à un autre :

Pour déplacer des fichiers entre des Drive partagés, vous devez disposer du droit d'accès Administrateur sur le Drive partagé d'origine et au minimum du droit d'accès Contributeur sur le Drive partagé de destination.

3

Gérer les fichiers d'un Drive partagé

Découvrez des astuces pour structurer un Drive partagé, et ajouter et rechercher des fichiers.

Dans cette section :

3.1

Configurer un Drive partagé

Créer des Drive partagés accessibles à des utilisateurs spécifiques

Les niveaux d'accès que vous accordez à un utilisateur pour un Drive partagé lui sont automatiquement accordés pour tous les dossiers contenus dans celui-ci. Vous avez la possibilité de modifier les niveaux d'accès de fichiers spécifiques, mais pas ceux des dossiers.

Exemple : Imaginons que tous les membres d'une équipe commerciale aient besoin d'accéder aux mêmes ressources. Vous pouvez créer un Drive partagé spécifique, qui centralisera les documents indispensables à cette équipe.

Établir des conventions d'attribution des noms

Pour éviter tout conflit de nom entre des Drive partagés, établissez des conventions d'attribution de noms au sein de votre organisation.

Exemples :

  • Si votre société a des services commerciaux dans différentes régions, vous pouvez créer un Drive partagé par région et nommer ces Drive en ajoutant en préfixe le nom de la région concernée, sous forme complète ou abrégée.
  • Indiquez l'état de l'élément, par exemple [Archive] pour un projet qui n'est plus actif ou [En cours] pour un projet actif.
  • Pour distinguer des Drive partagés qui sont partagés en externe et en interne, ajoutez le préfixe [Externe] ou [Interne].

Créer des dossiers par thèmes

Classez le contenu dans des dossiers, que vous imbriquerez par thèmes.

Exemples :

  • Créez un Drive partagé pour le projet X, puis créez des dossiers pour ses différents thèmes.
  • Créez un Drive partagé pour votre service Marketing, puis créez des dossiers pour chaque projet.

Limiter chaque Drive partagé à un projet ou un service donné

Si un Drive partagé comporte de nombreux membres, il est possible qu'il couvre trop de projets ou de services. Dans ce cas, la recherche et la gestion des contenus peuvent devenir complexes. Réservez chaque Drive partagé à un projet ou un service donné, puis créez des dossiers pour les différents thèmes ou projets.

Exemple : Créez un Drive partagé pour le projet X, puis un dossier pour chaque thème de ce projet. Ainsi, les fichiers restent organisés, et les membres du projet X trouvent facilement ce qu'ils cherchent.

Distinguer visuellement différents Drive partagés à l'aide de thèmes

Repérez rapidement votre Drive partagé parmi les autres en ajoutant une image à sa bannière. Consultez l'astuce Modifier le thème de votre Drive partagé.

3.2

Dans quels cas créer des fichiers dans Mon Drive au lieu d'un Drive partagé

Créez des fichiers dans Mon Drive si :

  • vous travaillez sur des fichiers personnels ;
  • vous souhaitez créer un brouillon du fichier de votre côté. Vous pourrez le déplacer vers un Drive partagé lorsque vous serez prêt à le partager ou à travailler dessus à plusieurs. La propriété du fichier sera alors transférée à l'équipe.

Créez des fichiers dans un Drive partagé si :

  • vous travaillez sur des fichiers que vous souhaitez partager avec une équipe ;
  • vous souhaitez travailler à plusieurs sur des fichiers immédiatement.
3.3

Rechercher des fichiers dans un Drive partagé

Plus un Drive partagé renferme de fichiers, plus il est difficile d'y trouver un contenu spécifique. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez limiter la recherche à un dossier spécifique.

Pour effectuer une recherche dans un Drive partagé :

  1. Faites un clic droit sur un dossier, puis cliquez sur Rechercher dans nom du dossier.
  2. Saisissez votre requête dans le champ de recherche, puis appuyez sur Entrée.
4

Partager des fichiers

4.1

Définir des niveaux d'accès pour un Drive partagé

Définir les niveaux d'accès selon l'objet du Drive partagé

Les personnes qui ont besoin de gérer un Drive partagé, quel que soit son type, doivent disposer d'un droit d'accès Administrateur afin de pouvoir ajouter ou retirer des membres, supprimer du contenu, etc.

Les droits d'accès des autres membres dépendent du type de Drive partagé concerné :

  • Pour un espace de collaboration active : accordez aux membres un droit d'accès Gestionnaire de contenu ou Contributeur de sorte qu'ils puissent en modifier le contenu. Les gestionnaires de contenu peuvent déplacer des fichiers et des dossiers au sein d'un Drive partagé, ou placer des fichiers dans la corbeille (sans toutefois pouvoir les supprimer définitivement).
  • Pour un référentiel de contenus validés : accordez aux membres un droit d'accès Commentateur ou Lecteur de sorte que le contenu ne puisse pas être modifié.

Définir les personnes autorisées à supprimer des fichiers

Pour que les utilisateurs puissent :

  • Placer des fichiers dans la corbeille : accordez-leur au minimum le droit d'accès Gestionnaire de contenu.
  • Supprimer définitivement des fichiers de la corbeille : accordez-leur le droit d'accès Administrateur.
  • Restaurer des fichiers de la corbeille : accordez-leur au minimum le droit d'accès Contributeur.

Une fois supprimé, le fichier n'est plus accessible aux membres du Drive partagé. Il est placé dans la corbeille, où il est définitivement supprimé au bout de 30 jours. Un membre disposant du droit d'accès Administrateur peut le supprimer manuellement plus tôt s'il le souhaite.

Penser aux collaborateurs qui traitent des fichiers autres que Google

Si vos collaborateurs accèdent à des fichiers autres que Google (PDF® Adobe® ou fichier Microsoft® Office®, par exemple) via Drive File Stream, accordez-leur le droit d'accès Gestionnaire de contenu.

Remarque : Les membres de votre équipe disposant du droit d'accès Contributeur peuvent continuer à apporter des modifications sur leur ordinateur hors connexion, puis importer les versions modifiées sans Drive File Stream. Reportez-vous à l'astuce Garder tous les brouillons d'un document dans un seul fichier Drive et rétablir à tout moment une version spécifique.

Modifier les niveaux d'accès et le nom des Drive partagés une fois les projets terminés

Si votre Drive partagé a été créé pour un projet particulier, vous pouvez, une fois ce dernier terminé :

  • remplacer le droit d'accès Administrateur, Gestionnaire de contenu ou Contributeur par Commentateur ou Lecteur ;
  • ajouter un état au nom du Drive partagé, par exemple [Archive].

Le Drive partagé n'est alors plus un dossier de projet actif, mais devient un référentiel.

4.2

Demander à accéder à un Drive partagé

Pour demander à accéder à un Drive partagé, il est préférable de s'adresser à l'utilisateur qui en a partagé le lien. S'il dispose du droit d'accès Administrateur, il pourra vous ajouter directement. Par ailleurs, la demande d'accès ne sera pas envoyée à tous les membres du Drive partagé disposant du droit d'accès Administrateur.

4.3

Partager des fichiers avec des personnes externes

Vous pouvez partager des fichiers avec des personnes externes.

Remarque : Votre administrateur G Suite ou les administrateurs d'un Drive partagé peuvent désactiver cette option pour différents Drive partagés.

Les fichiers que vous partagez avec une personne externe s'affichent dans son dossier Drive Partagés avec moi. L'utilisateur a accès aux fichiers depuis ce dossier ou depuis son dossier Récents. Par contre, il ne peut pas les ajouter à Mon Drive ni à un autre Drive partagé.

Créer des Drive partagés distincts pour des groupes de personnes non-membres

Si vous partagez de nombreux fichiers avec un même groupe de personnes non-membres, créez un autre Drive partagé et ajoutez ces personnes en tant que membres.

Exemple : Vous travaillez sur un projet avec une agence externe ? Créez un Drive partagé pour les membres de l'équipe interne et un Drive partagé distinct pour les collaborateurs internes et externes. De cette façon, vous empêchez les membres externes d'accéder au contenu réservé aux utilisateurs internes.

4.4

Restreindre le partage

Limiter le partage avec des personnes externes au Drive ou à l'organisation

Les membres d'un Drive partagé qui disposent d'un droit d'accès Administrateur ont la possibilité de limiter le partage des fichiers sensibles avec des personnes externes au Drive ou à l'organisation. Ils peuvent autoriser ou interdire :

  • le partage des fichiers avec des personnes ne faisant pas partie du domaine ;
  • le partage des fichiers avec des utilisateurs qui ne sont pas membres du Drive partagé ;
  • le téléchargement, la copie ou l'impression des fichiers par les commentateurs et les lecteurs.

Pour protéger l'ensemble des fichiers d'un Drive partagé :

Requiert le droit d'accès Administrateur

  1. Sur la gauche de la page, cliquez sur le Drive partagé contenant les fichiers à protéger.
  2. En haut de la page, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom du Drive partagé, puis sur Paramètres du Drive partagé.
  3. Cliquez sur Modifier pour définir une des autorisations suivantes :
    • Partage de fichiers avec des personnes extérieures à votre organisation
    • Partage de fichiers avec les utilisateurs de votre organisation qui ne font pas partie du Drive partagé
    • Attribution de l'autorisation de télécharger, de copier ou d'imprimer des fichiers aux personnes disposant du droit d'accès Commentateur ou Lecteur
  4. Après avoir sélectionné l'option souhaitée, cliquez sur Appliquer.
  5. Cliquez sur OK.

Ne pas partager un Drive partagé avec l'ensemble d'une organisation

À moins que son contenu ne soit très spécifique, ne partagez pas un Drive partagé avec l'ensemble de votre organisation.

Exemples :

  • Bonne pratique : créer un Drive partagé contenant les règles applicables sur le lieu de travail pour tous les collaborateurs d'une entreprise basée aux États-Unis.
  • À éviter : créer un Drive partagé pour l'ensemble d'une entreprise internationale, puis ajouter un dossier "Règles pour les États-Unis". Vous risquez de compliquer l'organisation du Drive partagé et d'y rendre les recherches difficiles.

Gérer les adhésions avec Google Groupes

Créez un groupe dans Google Groupes pour ajouter des personnes à un Drive partagé. Vous pouvez ensuite envoyer des e-mails d'information hebdomadaires et d'autres annonces au groupe. Reportez-vous à la section Ajouter des membres et définir les autorisations.

Définir des limites de partage

Un Drive partagé peut inclure un grand nombre d'utilisateurs et de membres de groupes :

  • Vous pouvez ajouter jusqu'à 600 adresses e-mail individuelles ou de groupe.
  • Un groupe peut contenir jusqu'à 50 000 membres.

Remarque : Un groupe et un individu sont comptabilisés comme un membre. Si une personne est ajoutée à la fois en tant qu'individu et en tant que membre d'un groupe, elle est comptabilisée une seule fois comme membre.

4.5

Suivre les modifications d'un Drive partagé

Pour prendre connaissance des dernières modifications apportées à un Drive partagé, consultez le flux "Activité" associé qui répertorie les éléments suivants :

  • Modifications apportées à la liste des membres
  • Ajouts ou suppressions de fichiers
  • Modifications apportées aux paramètres du Drive partagé
  • Auteur et date des modifications effectuées

Pour consulter l'activité récente d'un Drive partagé :

  1. Ouvrez Google Drive, puis sélectionnez un Drive partagé sur la gauche.
  2. Dans l'angle supérieur droit de la page, cliquez sur Afficher les détails info.
  3. Cliquez sur Activité.

Étapes suivantes

Essayer maintenant

Ouvrez Drive, puis cliquez sur Drive partagés pour commencer.

Remarque : Si vous ne voyez pas de Drive partagés, cela peut vouloir dire qu'ils ne sont pas activés. Contactez votre administrateur G Suite.

Autres ressources de formation

Découvrez des conseils d'utilisation et de bonnes pratiques concernant les Drive partagés.