Bonnes pratiques pour les Drive d'équipe

Qu'est-ce qu'un Drive d'équipe ?

Les Drive d'équipe Google sont des espaces partagés où les membres des équipes peuvent facilement stocker leurs fichiers communs, y accéder et effectuer des recherches, où qu'ils soient et avec n'importe quel appareil.

Les fichiers stockés dans un Drive d'équipe appartiennent à une équipe et non à une personne (comme cela est le cas dans Mon Drive). Même si des membres quittent le groupe, les fichiers restent disponibles afin que vous et le reste de l'équipe puissiez continuer à consulter les informations et à travailler.

Tirez le meilleur parti des Drive d'équipe en appliquant ces bonnes pratiques et astuces.

Important : Les Drive d'équipe sont uniquement disponibles dans G Suite Enterprise, G Suite Business et G Suite for Education. Si aucun Drive d'équipe ne s'affiche dans Google Drive, votre organisation n'a sans doute pas accès à cette fonctionnalité. Pour en savoir plus, contactez votre administrateur G Suite.

1

Quand utiliser un Drive d'équipe

Décidez tout d'abord si vous devez utiliser un Drive d'équipe plutôt que Mon Drive.

Dans cette section :

1.1

Dans quels cas utiliser un Drive d'équipe

Envisagez d'utiliser un Drive d'équipe dans les situations suivantes :

  • Vous travaillez sur un projet ou un événement avec un groupe de collaborateurs qui ont tous besoin d'accéder aux mêmes fichiers.
  • La plupart de vos fichiers sont partagés avec le même groupe de personnes.
  • Vos fichiers ont un thème ou sujet cohérents en commun.
  • Le contenu que vous voulez enregistrer n'est pas personnel et présente un intérêt pour une équipe ou un groupe particuliers.
1.2

Utilisations courantes des Drive d'équipe

Les Drive d'équipe sont couramment utilisés avec les éléments suivants :

  • Projets : pour les personnes participant à un même projet
  • Événements : pour les personnes travaillant pendant une période définie sur un événement ou un livrable spécifique
  • Modèles : pour des fichiers que les utilisateurs peuvent copier et réutiliser
  • Fichiers à l'échelle de l'entreprise : pour les fichiers auxquels tout le monde doit pouvoir accéder, tels que les fichiers de formation
  • Fichiers sensibles : pour les fichiers très sensibles, auxquels vous pouvez ajouter une sécurité supplémentaire pour en limiter l'accès
2

Déplacer des fichiers vers un Drive d'équipe

Pour transférer vos fichiers de Mon Drive vers un Drive d'équipe, il est préférable de les déplacer plutôt que d'en créer des copies. Ainsi, les liens restent inchangés et les collaborateurs existants conservent leur accès à ces fichiers.

Dans cette section :

2.1

Déplacer des fichiers vers un Drive d'équipe

Notez tout d'abord les points suivants :

  • Vous pouvez déplacer plusieurs fichiers simultanément.
  • Vous ne pouvez pas déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive d'équipe, mais vous pouvez créer des dossiers dans un Drive d'équipe.
  • Les contacts avec lesquels vous partagez directement un fichier conservent leur accès à celui-ci, à moins que votre Drive d'équipe n'autorise pas le partage avec des personnes non-membres.
  • Les contacts qui avaient accès au fichier via un dossier partagé ne conservent pas cet accès après le déplacement du fichier. Si vous souhaitez maintenir l'accès de ces contacts, modifiez les autorisations d'accès du fichier après son déplacement vers un Drive d'équipe.

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive d'équipe ou d'un Drive d'équipe à un autre, faites-les glisser dans le dossier du Drive d'équipe de destination. Pour déplacer des dossiers, contactez votre administrateur G Suite.

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers des Drive d'équipe :

Vous pouvez déplacer dans un Drive d'équipe n'importe quel fichier qui vous appartient, qu'il s'agisse d'un fichier stocké dans un autre dossier Drive, sur votre ordinateur ou sur un appareil mobile.

Si vous n'êtes pas le propriétaire d'un fichier dans Mon Drive, mais que vous disposez de l'accès Modification autorisée, vous pourrez éventuellement déplacer ce fichier dans un Drive d'équipe, si :

  • votre administrateur G Suite a activé cette option ;
  • le propriétaire du fichier est un membre du Drive d'équipe dans lequel vous voulez déplacer le fichier.

Dans le cas contraire, vous devez demander au propriétaire de déplacer le fichier dans le Drive d'équipe.

Pour déplacer des fichiers d'un Drive d'équipe à un autre :

Pour déplacer des fichiers d'un Drive d'équipe à un autre, vous devez disposer d'un accès complet au Drive d'équipe d'origine et au minimum d'un accès pour modification au Drive d'équipe de destination.

3

Gérer les fichiers d'un Drive d'équipe

Découvrez des astuces pour structurer un Drive d'équipe, et ajouter et rechercher des fichiers.

Dans cette section :

3.1

Configurer un Drive d'équipe

Créer des Drive d'équipe accessibles à des utilisateurs spécifiques

Les autorisations que vous accordez à un utilisateur pour un Drive d'équipe lui sont automatiquement accordées pour tous les dossiers contenus dans celui-ci. Vous avez la possibilité de modifier les autorisations de fichiers spécifiques, mais pas celles des dossiers.

Exemple : Imaginons que tous les membres d'une équipe commerciale aient besoin d'accéder aux mêmes ressources. Vous pouvez créer un Drive d'équipe spécifique, qui centralisera les documents marketing indispensables à cette équipe.

Établir des conventions d'attribution des noms

Pour éviter tout conflit de nom entre des Drive d'équipe, des dossiers ou des fichiers, établissez des conventions d'attribution des noms au sein de votre organisation.

Exemples :

  • Si votre société a des services commerciaux dans différentes régions, vous pouvez créer un Drive d'équipe par région et le nommer en ajoutant en préfixe le nom de la région concernée, sous forme complète ou abrégée.
  • Indiquez le statut de l'élément, par exemple [Archive] pour un projet qui n'est plus actif ou [En cours] pour un projet actif.
  • Pour distinguer des Drive d'équipe partagés en externe et en interne, ajoutez le préfixe [Externe] ou [Interne].

Créer des dossiers par thèmes

Classez le contenu dans des dossiers, que vous imbriquerez par thèmes.

Exemples :

  • Créez un Drive d'équipe pour le projet X, puis créez des dossiers pour chaque thème.
  • Créez un Drive d'équipe pour votre département Marketing, puis créez des dossiers pour chaque projet.

Limiter chaque Drive d'équipe à un projet ou service donné

Si un Drive d'équipe comporte de nombreux membres, il est possible qu'il couvre trop de projets ou de services. Dans ce cas, la recherche et la gestion des contenus peuvent devenir complexes. Réservez chaque Drive d'équipe à un projet ou un service donné, puis créez des dossiers pour les différents thèmes ou projets.

Exemple : Créez un Drive d'équipe pour le projet X, puis un dossier pour chaque thème de ce projet. Ainsi, les fichiers restent organisés, et les membres du projet X trouvent facilement ce qu'ils cherchent.

Distinguer visuellement différents Drive d'équipe à l'aide de thèmes

Repérez rapidement votre Drive d'équipe parmi les autres en ajoutant une image à sa bannière. Consultez l'astuce Modifier le thème de votre Drive d'équipe.

3.2

Quand créer des fichiers dans Mon Drive au lieu d'un Drive d'équipe

Créez des fichiers dans Mon Drive si :

  • vous travaillez sur des fichiers personnels ;
  • vous souhaitez créer un brouillon du fichier de votre côté. Vous pourrez le déplacer vers un Drive d'équipe lorsque vous serez prêt à le partager ou à collaborer dessus. La propriété du fichier sera alors transférée à l'équipe.
  • Créez des fichiers dans un Drive d'équipe si :
    • vous travaillez sur des fichiers que vous souhaitez partager avec une équipe ;
    • vous souhaitez collaborer sur des fichiers immédiatement.
3.3

Rechercher des fichiers dans un Drive d'équipe

Plus les Drive d'équipe renferment de fichiers, plus il est difficile d'y rechercher du contenu. Pour plus de facilité, vous pouvez limiter la recherche à un Drive d'équipe spécifique.

Pour effectuer une recherche dans un Drive d'équipe ou un dossier :

  1. Faites un clic droit sur le Drive d'équipe, puis cliquez sur Rechercher dans nom du Drive d'équipe.
  2. Saisissez votre requête dans le champ de recherche, puis appuyez sur Entrée.
4.1

Définir des autorisations pour un Drive d'équipe

Définir les autorisations selon l'objet du Drive d'équipe

Les personnes qui ont besoin de gérer un Drive d'équipe, quel que soit son type, doivent disposer d'un accès complet afin de pouvoir ajouter ou retirer des membres, supprimer du contenu, etc.

Les droits d'accès des autres membres dépendent du type de Drive d'équipe concerné :

  • Pour un espace de collaboration active : accordez aux membres un accès pour modification de sorte qu'ils puissent en modifier le contenu.
  • Pour un référentiel de contenus validés : accordez aux membres un accès pour consultation ou commentaire de sorte que le contenu ne puisse pas être modifié.

Définir les personnes autorisées à supprimer des fichiers

Si vous souhaitez que des utilisateurs puissent supprimer ou restaurer des fichiers dans un Drive d'équipe, accordez-leur un accès complet.

Rappel : Les fichiers supprimés ne sont plus accessibles par les membres du Drive d'équipe. Ils sont placés dans la corbeille et supprimés définitivement au bout de 30 jours.

Penser aux collaborateurs qui traitent des fichiers autres que Google

Si vos collaborateurs accèdent à des fichiers autres que Google (Adobe® PDF® ou Microsoft® Office®, par exemple) via Drive File Stream, accordez-leur un accès complet.

Remarque : Les membres disposant d'un accès pour modification peuvent apporter des modifications hors connexion sur leur ordinateur, puis importer les versions mises à jour sans Drive File Stream. Reportez-vous à l'astuce Garder tous les brouillons d'un document dans un seul fichier Drive et rétablir à tout moment une version spécifique.

Modifier les autorisations et le nom d'un Drive d'équipe une fois le projet finalisé

Si votre Drive d'équipe a été créé pour un projet particulier, une fois celui-ci finalisé, vous pouvez :

  • remplacer l'accès Complet ou Modification autorisée accordé aux utilisateurs par un accès de type Commentaire autorisé ou Consultation autorisée ;
  • ajouter un état au nom du Drive d'équipe, par exemple [Archive].

Le Drive d'équipe n'est alors plus un dossier de projet actif, mais devient un référentiel.

4.2

Demander à accéder à un Drive d'équipe

Pour demander à accéder à un Drive d'équipe, il est préférable de s'adresser à l'utilisateur qui a partagé le lien à ce dernier. Si cette personne dispose d'un accès complet, elle pourra vous ajouter directement. Cela évitera également de solliciter l'ensemble des membres du Drive d'équipe disposant d'un accès complet.

4.3

Partager les fichiers d'un Drive d'équipe avec des personnes externes

Vous pouvez partager les fichiers d'un Drive d'équipe avec des personnes externes à ce Drive.

Remarque : Votre administrateur G Suite peut désactiver cette option.

Les fichiers que vous partagez avec une personne externe s'affichent dans son dossier Drive Partagés avec moi. L'utilisateur a accès aux fichiers depuis ce dossier ou depuis son dossier Récents. Par contre, il ne peut pas les ajouter à Mon Drive ni à un autre Drive d'équipe.

Créer des Drive d'équipe distincts pour des groupes de personnes non-membres

Si vous partagez de nombreux fichiers avec un même groupe de personnes non membres, créez un autre Drive d'équipe et ajoutez ces personnes en tant que membres.

Exemple : Vous travaillez sur un projet avec une agence externe ? Créez un Drive d'équipe pour les membres de l'équipe interne et un Drive d'équipe distinct pour les collaborateurs internes et externes. De cette façon, vous empêchez les membres externes d'accéder au contenu réservé aux utilisateurs internes.

4.4

Restreindre le partage dans un Drive d'équipe

Limiter le partage avec des personnes externes au Drive ou à l'organisation

Les membres d'un Drive d'équipe qui disposent d'un accès complet ont la possibilité de limiter le partage des fichiers sensibles avec des personnes externes au Drive ou à l'organisation. Ils peuvent autoriser ou interdire :

  • le partage des fichiers avec des personnes ne faisant pas partie de votre domaine ;
  • le partage des fichiers avec des utilisateurs qui ne sont pas membres du Drive d'équipe ;
  • le téléchargement, la copie ou l'impression des fichiers par les commentateurs et les lecteurs.

Pour protéger l'ensemble des fichiers d'un Drive d'équipe :

Vous devez disposer d'un accès complet.

  1. À gauche, cliquez sur le Drive d'équipe contenant les fichiers à protéger.
  2. En haut, à côté du nom du Drive d'équipe, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down > Paramètres du Drive d'équipe.
  3. Cliquez sur Modifier pour définir une autorisation parmi les suivantes :
    • Partage de fichiers avec des personnes externes à votre organisation
    • Partage de fichiers avec les utilisateurs de votre organisation qui ne font pas partie du Drive d'équipe
    • Téléchargement, copie ou impression de fichiers par les utilisateurs disposant d'un accès en commentaire et en lecture seule
  4. Après avoir sélectionné l'option souhaitée, cliquez sur Appliquer.
  5. Cliquez sur OK.

Ne pas ajouter la totalité d'une organisation à un Drive d'équipe

À moins que son contenu ne soit très spécifique, ne partagez pas un Drive d'équipe avec l'ensemble de votre organisation.

Exemples :

  • À faire : créer un Drive d'équipe contenant les règlements applicables sur le lieu de travail pour tous les collaborateurs d'une entreprise basée aux États-Unis.
  • À ne pas faire : créer un Drive d'équipe pour l'ensemble d'une entreprise internationale, puis ajouter un dossier intitulé Règlements pour les États-Unis. Vous risquez de compliquer l'organisation du Drive d'équipe ainsi que les recherches à l'intérieur de celui-ci.

Gérer les adhésions avec Google Groupes

Créez un groupe dans Google Groupes pour ajouter des personnes à un Drive d'équipe. Vous pouvez ensuite envoyer des e-mails d'information hebdomadaires et d'autres annonces au groupe. Reportez-vous à la section Ajouter des membres et définir les autorisations.

Définir des limites de partage

Un Drive d'équipe peut inclure un grand nombre d'utilisateurs et de membres de groupes :

  • Vous pouvez ajouter jusqu'à 600 adresses e-mail individuelles ou de groupe.
  • Un groupe peut contenir jusqu'à 50 000 membres.

Remarque : Un groupe et un individu sont comptabilisés comme un membre. Si une personne est ajoutée à la fois en tant qu'individu et en tant que membre d'un groupe, elle est comptabilisée comme un membre.

4.5

Suivre les modifications d'un Drive d'équipe

Pour prendre connaissance des dernières modifications apportées à un Drive d'équipe, consultez le flux "Activité" associé qui répertorie les éléments suivants :

  • Modifications de la liste des membres
  • Ajouts ou suppressions de fichiers
  • Modifications des paramètres du Drive d'équipe
  • Auteur et date des modifications effectuées

Pour consulter l'activité récente d'un Drive d'équipe :

  1. Ouvrez Google Drive, puis sélectionnez un Drive d'équipe sur la gauche.
  2. En haut à droite, cliquez sur Afficher les détails info.
  3. Cliquez sur Activité.

Étapes suivantes

Essayer maintenant

Accédez à Drive, puis cliquez sur Drive d'équipe pour commencer.

Remarque : Si vous ne voyez pas "Drive d'équipe", il se peut que le service ne soit pas activé. Contactez votre administrateur G Suite.

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