Commencez à partager des fichiers avec Drive

En tant qu'administrateur, vous pouvez utiliser Google Drive pour gérer, organiser et partager les fichiers de votre organisation dans un seul référentiel centralisé. Si vous n'êtes pas administrateur, vous pouvez configurer un référentiel Drive similaire pour votre équipe. Après configuration du partage de fichiers dans Drive, les membres de l'équipe pourront rechercher, stocker et partager efficacement des documents dans une structure de dossiers organisée.

Remarque : Si vous configurez le partage de fichiers pour votre organisation, nous vous conseillons d'utiliser un compte de confiance, par exemple votre compte administrateur ou un compte de rôle Google spécialement destiné à cet usage, par exemple driveentreprise@solarmora.org. Ce compte sera le propriétaire du système de fichiers de votre entreprise. Nous vous conseillons donc d'utiliser des mesures de sécurité supplémentaires telles que la validation en deux étapes. À titre d'exemple, nous utilisons le compte administrateur d'une entreprise fictive, Solarmora.

Cette configuration convient en particulier aux organisations dont le nombre d'utilisateurs ne dépasse pas 200 et qui utilisent un système d'autorisations de partage assez simple. Dans les organisations de plus de 200 personnes, les utilisateurs peuvent rencontrer des problèmes de délai d'accès, notamment si le partage de fichiers concerne un grand nombre de documents (plusieurs dizaines de milliers) ou présente une structure de dossiers aux ramifications complexes.

Les organisations comprenant plus de 200 utilisateurs peuvent quand même utiliser la configuration suivante pour le stockage et la recherche de documents. Pour un fonctionnement optimal, le partage de fichiers de ces grandes organisations devra cependant être statique ou peu sollicité, présenter un maximum de quatre niveaux de sous-dossiers et utiliser un système d'autorisations de partage assez simple.

Voici ce dont vous avez besoin :

Compte G Suite

20 minutes

Console d'administration (Facultatif) Accès administrateur pour configurer le partage de fichiers pour l'ensemble de votre organisation

1

Créer un référentiel central

Commencez par créer vos dossiers.

Dans cette section :

1.1

Créer un dossier de premier niveau

Disposer d'un dossier unique de premier niveau dans Drive revient à disposer d'un dossier "Mes documents" pour toute votre organisation, ce qui simplifie la gestion et la maintenance de ses documents.

Pour créer un dossier de premier niveau pour votre organisation :

  1. Accédez à Drive.

  2. Si vous ne l'avez pas déjà fait, connectez-vous à l'aide de votre adresse e-mail (nomutilisateur@votredomaine.fr) et de votre mot de passe.

  3. Cliquez sur NOUVEAU, puis sélectionnez Dossier.

  4. Attribuez un nom au dossier, par exemple "Drive Entreprise", puis cliquez sur Créer. Votre nouveau dossier s'affiche dans Mon Drive.

Créer un dossier de premier niveau
1.2

Créer des sous-dossiers pour chaque service

À présent que vous disposez d'un référentiel central pour tous les fichiers de votre organisation, vous pouvez configurer un ou plusieurs sous-dossiers pour chaque équipe ou service. Dans le cadre de notre exemple, nous allons ajouter un sous-dossier nommé "Marketing" au dossier de premier niveau.

  1. Ouvrez le dossier de premier niveau.

  2. Cliquez sur NOUVEAU, puis sélectionnez Dossier.

  3. Attribuez un nom au dossier, par exemple "Marketing", puis cliquez sur Créer.

Le sous-dossier figure à présent dans le dossier de premier niveau.

Pour attribuer un ou plusieurs sous-dossiers aux autres services ou équipes, procédez de la même manière jusqu'à obtenir la structure de dossiers complète pour votre organisation.

Créer des sous-dossiers pour chaque service
2.1

Fonctionnement de Google Groupes

Google Groupes facilite le partage de fichiers avec tous les membres d'une même équipe en même temps et permet de gérer facilement l'accès à ces fichiers. Pour partager instantanément un dossier Drive avec tous les membres d'un groupe, par exemple les cinq membres du groupe solarmora-marketing@solarmora.com, il suffit de partager le dossier avec l'adresse de ce groupe.

Les nouveaux membres du groupe ont alors automatiquement accès aux contenus partagés avec le groupe.

De même, si vous retirez un membre d'un groupe, il n'aura plus accès aux contenus que vous avez partagés avec ce groupe.

Fonctionnement de Google Groupes
2.2

Créer des groupes pour des services ou des équipes

Pour créer un groupe pour une équipe ou un service :

  1. Accédez à groups.google.fr.

  2. Pour créer des groupes non publics au sein de votre organisation, cliquez sur Mes groupes} > Remplacer l'affichage de l'organisation par votredomaine.fr.

  3. Cliquez sur CRÉER UN GROUPE.

  4. Saisissez les renseignements relatifs à ce groupe.

  5. Pour le type de groupe, sélectionnez Liste de diffusion.

  6. Pour les personnes autorisées à rejoindre le groupe, sélectionnez Utilisateurs invités uniquement.

  7. Cliquez sur CRÉER.

Créer des groupes pour des services ou des équipes

Pour ajouter des personnes à un groupe :

  1. Cliquez sur Inviter des utilisateurs à rejoindre le groupe.

  2. Saisissez une adresse e-mail pour chaque membre du groupe et incluez un message.

  3. Cliquez sur Envoyer des invitations.

  4. Cliquez sur OK.

Vous pouvez créer plusieurs groupes de la même manière. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, consultez Premiers pas avec Google Groupes

Aucun
2.3

Partager le référentiel avec votre organisation

Pour partager le dossier de premier niveau avec l'ensemble de votre organisation en lecture seule :

  1. Accédez à Drive. Dans Mon Drive, sélectionnez votre dossier de premier niveau.
  2. Cliquez sur Partager avec Drive.

  3. Cliquez sur Avancé.

  4. Sous Qui a accès, cliquez sur Modifier.

  5. Activez l'option Accès aux utilisateurs de votre organisation via la recherche.

  6. Sous Accès, sélectionnez Consultation autorisée.

  7. Cliquez sur Enregistrer, puis sur OK.

Partager le référentiel avec votre organisation
2.4

Partager des sous-dossiers avec des groupes

Maintenant que la structure de dossiers est en place et que les groupes sont définis, vous pouvez indiquer quel groupe a accès à quels sous-dossiers. La gestion du dossier "Marketing" et de ses contenus peut revenir par exemple au groupe "Marketing".

Pour partager un sous-dossier avec un groupe spécifique :

  1. Sélectionnez le sous-dossier.

  2. Cliquez sur Partager avec Drive.

  3. Cliquez sur Avancé.

  4. Sous Inviter des utilisateurs, saisissez l'adresse e-mail du groupe auquel vous souhaitez accorder l'accès, puis sélectionnez Modification autorisée.

  5. (Facultatif) Pour restreindre l'accès aux autorisations de partage :

    • Sélectionnez Empêcher les éditeurs de modifier les autorisations d'accès et d'ajouter d'autres personnes.
    • Cliquez sur Enregistrer les modifications.
  6. Cliquez sur Envoyer, puis sur OK.

Partager des sous-dossiers avec des groupes
2.5

Fonctionnement du partage de fichiers

Dans notre exemple, les membres du groupe "Marketing Solarmora" peuvent modifier le dossier "Marketing" et ses sous-dossiers. Ils peuvent, par exemple, modifier et ajouter des fichiers, mais ils ne peuvent pas modifier les dossiers de premier niveau, comme le dossier "Drive Entreprise".

Lorsqu'un utilisateur possédant un accès en modification retire un fichier du dossier "Marketing" partagé, l'utilisateur qui a ajouté ce fichier et les propriétaires des dossiers de premier niveau, tels que "Drive Entreprise", ont encore accès à ce fichier via la recherche. Ce fichier est en revanche supprimé du Drive de tous les autres utilisateurs.

En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier et supprimer des fichiers et des dossiers dans tous les sous-dossiers du dossier "Drive Entreprise". En savoir plus sur les paramètres de partage.

3

Intégrer votre organisation

À présent que la configuration de votre partage de fichiers et de vos groupes est terminée, il ne vous reste plus qu'à inviter tous les utilisateurs de votre organisation à les utiliser. Pour leur indiquer la marche à suivre, envoyez-leur un e-mail d'instructions. N'hésitez pas à vous inspirer du modèle ci-dessous.

Dans cette section :

3.1

Exemple d'e-mail d'annonce

Exemple d'e-mail d'annonce

Bienvenue dans Google Drive ! Le dossier nom du dossier de premier niveau est configuré comme système de partage de fichiers pour votre organisation. Ce dossier vous permet de rechercher, de stocker et de partager facilement et efficacement des documents dans un référentiel Drive unique et organisé.

Procédure

  1. Ouvrez Drive.
  2. Connectez-vous à l'aide de votre adresse e-mail (nomutilisateur@votredomaine.fr) et de votre mot de passe.
  3. Cliquez sur Partagés avec moi.
  4. Double-cliquez sur le nom du dossier de premier niveau.
  5. Cliquez sur la flèche à côté du dossier nom du dossier de premier niveau et sélectionnez Ajouter à Mon Drive.

Le dossier nom du dossier de premier niveau doit désormais s'afficher dans votre Drive. Pour trouver le dossier de votre équipe, double-cliquez sur le dossier nom du dossier de premier niveau, localisez votre service, puis parcourez les sous-dossiers. En tant que membre de l'équipe nom de l'équipe (nomgroupe@votredomaine.fr), vous devez déjà être en mesure d'ajouter et de modifier des fichiers dans les dossiers de votre équipe. Pour accéder rapidement à ce dossier, vous pouvez l'ajouter à Mon Drive en procédant de la même manière que pour le dossier nom du dossier de premier niveau.

Exemple d'e-mail d'annonce

Fonctionnement

Une fois le dossier nom du dossier de premier niveau et les dossiers éventuels de votre équipe ajoutés à Drive, vous pouvez modifier et ajouter des fichiers et des dossiers dans ces derniers. Tous les membres de votre équipe pourront immédiatement accéder aux fichiers que vous créez ou stockez dans les dossiers de l'équipe.

Les fichiers que vous créez dans Mon Drive (en dehors de nom du dossier de premier niveau) sont privés, sauf si vous les partagez expressément avec d'autres utilisateurs ou si vous les déplacez vers un dossier partagé avec l'équipe. Pour en savoir plus sur l'utilisation de Drive, consultez le Centre de formation G Suite.

Vous pouvez à présent créer et stocker des fichiers pour votre équipe dans Drive.

Merci,

Nom et coordonnées de l'administrateur

Étapes suivantes

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