Centre de formationQue pouvez-vous faire avec Docs ?
Rédigez des rapports, créez des propositions de projet communes, gardez une trace de vos notes de réunion, et bien plus encore.
Avec Google Docs, vous pouvez créer et modifier des documents texte directement dans votre navigateur Web, sans logiciel spécifique. Mieux encore, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un même document. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.
Voici ce dont vous avez besoin :
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Créer ou importer une présentation
Pour commencer, vous avez besoin d'un document sur lequel travailler.
Dans cette section :
Importer et convertir des documents au format Docs
Si vous avez des documents texte, par exemple des fichiers Microsoft® Word® ou Adobe® PDF, vous pouvez les importer et les convertir au format Docs.
- Accédez à Drive.
- Cliquez sur Nouveau > Importer un fichier, puis sélectionnez un document texte sur votre ordinateur. Les formats compatibles sont les suivants : DOC, DOCX, DOT, HTML, TXT (texte brut), ODT et RTF.
- Faites un clic droit sur le fichier à convertir, puis sélectionnez Ouvrir avec > Google Docs.
La conversion d'un document génère une copie du fichier d'origine au format Docs que vous pouvez modifier dans votre navigateur, comme tout autre document.
Vous avez un document Word ?
Si vous avez déjà enregistré des documents Microsoft Word dans Drive, vous pouvez également les mettre à jour sans les convertir au format Docs.
Modifier un document et le mettre en forme
Une fois que votre document est ouvert dans Docs, vous pouvez le modifier à votre convenance, adapter sa mise en forme et travailler sur celui-ci comme vous le faisiez dans votre ancien programme. Docs enregistre automatiquement chaque modification effectuée.
Dans cette section :
Ajouter et modifier du texte
Pour renommer votre document : en haut de la page, cliquez sur Document sans titre, saisissez un nouveau titre, puis cliquez sur OK.
Pour ajouter ou modifier du texte : cliquez dans la page et commencez à saisir des caractères.
Ajouter des couleurs et des styles
Pour modifier les marges, la couleur et l'orientation de la page, cliquez sur Fichier > Configuration de la page.
Utilisez la barre d'outils pour personnaliser davantage votre document. Voici les principaux éléments de cette barre :
Annulez ou rétablissez vos dernières modifications.
Copiez la mise en forme d'une section de texte pour l'appliquer à une autre.
Zoomez.
Appliquez des styles aux titres et aux sous-titres.
Changez la police ou modifiez sa taille.
Mettez du texte en gras ou en italique, soulignez-le et modifiez sa couleur.
Insérez un lien sur le texte sélectionné.
Insérez un commentaire.
Définissez l'alignement du texte.
Définissez l'interligne, insérez une liste numérotée ou à puces, ajoutez des retraits, des couleurs d'arrière-plan, etc.
Ajouter des images, des liens, des tableaux, etc.
Le menu Insertion vous permet d'ajouter différents éléments à votre document. Voici les principales options de ce menu :
Image : insérez une image à partir de votre ordinateur, du Web ou de Drive.
Lien : ajoutez un lien permettant d'accéder à une autre page, ou à un titre ou signet de votre document.
Dessin : créez des formes, des images et des diagrammes directement dans votre document.
Tableau : indiquez un nombre de colonnes et de lignes pour créer un tableau.
Signet : créez des raccourcis vers des sections spécifiques de votre document.
Table des matières : créez automatiquement une table des matières composée de liens vers les titres auxquels vous avez appliqué un style de titre.
Créer des colonnes de texte
Si vous rédigez un document universitaire ou un autre document particulièrement long, vous pouvez organiser votre texte en colonnes.
Pour créer des colonnes de texte :
- Cliquez sur Format > Colonnes.
- Sélectionnez le nombre de colonnes souhaité.
- (Facultatif) Pour régler l'espacement ou ajouter des lignes entre des colonnes, cliquez sur Format > Colonnes > Autres options.
- Cliquez sur .
Partager et collaborer
Pour travailler sur votre document avec des collègues ou des personnes extérieures à votre entreprise, il vous suffit de le partager. Tous vos collaborateurs peuvent travailler simultanément. Leurs modifications apparaissent en temps réel. Vous pouvez également partager un document avec des personnes qui n'utilisent pas G Suite.
Dans cette section :
Partager des documents
Pour partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier :
- Ouvrez le fichier à partager.
- Cliquez sur .
- Saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes Google avec lesquels vous souhaitez partager le fichier.
- Sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez accorder à ces personnes :
Remarque : Si vous ne parvenez pas à ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, adressez-vous à votre administrateur G Suite.
- Modification : les collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
- Commentaire : les collaborateurs peuvent commenter mais pas modifier le contenu.
- Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
- Cliquez sur .
Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le document reçoivent un e-mail contenant un lien d'accès au document.
Ajouter des commentaires et y répondre
Lorsque vous ne collaborez pas en temps réel, vous pouvez laisser sur le côté des commentaires et des questions que les membres de votre équipe verront quand ils ouvriront le document.
- Sélectionnez une section du texte.
- Dans la barre d'outils, cliquez sur Ajouter un commentaire
.
- Saisissez vos commentaires, puis cliquez sur Commenter.
Pour être sûr qu'un collaborateur voie votre commentaire, vous pouvez y inclure son adresse e-mail précédée d'un signe +. Il recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le document et pourra répondre à votre question ou initier une conversation.
Lorsque le commentaire n'a plus lieu d'être, cliquez sur .
Proposer des modifications
Vous pouvez également suggérer des modifications directement dans le document, sans en modifier le texte. Vos suggestions n'ont pas d'incidence sur le texte d'origine, tant que le propriétaire du document ne les a pas approuvées. Pour suggérer des modifications, vous devez disposer d'un accès au document pour modification ou commentaire.
- Vérifiez dans l'angle supérieur droit de la fenêtre que le mode
Suggestions est activé. Ce mode est également
identifiable par l'icône .
- Pour suggérer une modification, il vous suffit de commencer à saisir votre texte à l'endroit voulu du document. Vos suggestions apparaissent en couleur et le texte que vous proposez de supprimer ou remplacer est barré (mais pas réellement supprimé tant que le propriétaire du document n'a pas validé la suggestion).
- Les suggestions sont transmises au propriétaire du document par e-mail. Il peut alors cliquer sur les suggestions pour les accepter check ou les refuser close.
Discuter directement
Vous pouvez également collaborer en temps réel dans le cadre d'une discussion. Lorsque plusieurs personnes ouvrent votre document en même temps, cliquez sur Afficher la discussion chat_bubble pour ouvrir une discussion de groupe. Vous pouvez ainsi recueillir instantanément les commentaires de chacun sans avoir à quitter votre document.
Imprimer et télécharger
Si vous avez besoin d'imprimer votre document, de le convertir dans un autre format ou d'en créer des copies, Docs peut également s'en charger.
Dans cette section :
Imprimer votre document
Pour imprimer votre document, utilisez l'une des options suivantes :
- Cliquez sur Fichier > Imprimer.
- Cliquez sur Imprimer print.
Dans l'aperçu qui s'affiche, vous pouvez parcourir votre document sur la droite et définir les options d'impression sur la gauche.
Télécharger des copies dans d'autres formats
Vous pouvez télécharger votre document de manière à pouvoir l'ouvrir dans d'autres programmes. Pour ce faire, cliquez sur Fichier > Télécharger au format, puis sélectionnez l'un des formats suivants :
- Microsoft Word (.docx)
- Format OpenDocument (.odt)
- Format texte enrichi (.rtf)
- Document PDF (.pdf)
- Texte brut (.txt)
- Page Web (.html, zippé)
Créer une copie dans Docs
Il peut être utile de copier un document pour créer des modèles. Par exemple, si vous devez créer de nombreuses offres, créez plusieurs copies de la première. Vous pourrez ensuite adapter chaque copie en fonction du projet associé, sans avoir à reproduire toute la mise en forme.
Pour créer une copie de votre document, cliquez sur Fichier > Créer une copie. Vous pouvez renommer cette copie, modifier son emplacement de stockage dans Drive et la partager avec les mêmes collaborateurs si vous le souhaitez.
Envoyer une copie par e-mail en pièce jointe
Vous avez la possibilité d'envoyer votre document en pièce jointe d'un e-mail, par exemple pour travailler sur celui-ci avec vos collaborateurs dans un autre programme ou format tel que Word ou PDF. Notez cependant qu'avec cette fonctionnalité, vous envoyez une copie du document, au lieu de partager sa version originale, ce qui exclut l'utilisation des outils de collaboration proposés dans Docs.
- Cliquez sur Fichier > Envoyer par e-mail en pièce jointe.
- Sélectionnez un format.
- Saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes Google auxquels vous souhaitez envoyer des copies.
- (Facultatif) Saisissez un message.
- Cliquez sur .
