Que pouvez-vous faire avec le nouvel Agenda ?

Avec Google Agenda, planifiez vos réunions et vos événements en toute simplicité, et recevez des rappels sur les activités à venir afin de ne jamais être pris au dépourvu. Conçu pour le travail en équipe, Agenda vous permet de partager facilement votre planning avec vos contacts et de créer divers agendas à utiliser conjointement avec votre équipe.

Il vous faut simplement :

account_circle Un compte G Suite

schedule 10 minutes

Vous utilisez un autre programme de gestion d'agenda ? N'hésitez pas à consulter les articles Passer d'Outlook à Google Agenda ou à la Passer d'IBM Notes à Google Agenda.

Que pouvez-vous faire avec Google Agenda ?
1

Planifier des événements

Dans Agenda, vous pouvez aisément planifier des événements ponctuels ou périodiques, comme des congrès ou des réunions d'équipe régulières. Lorsque vous recevez une invitation à un événement, vous pouvez indiquer à toutes les personnes concernées, par un simple clic, si vous participez ou non.

Dans cette section :

1.1

Créer un événement

  1. Sur la page calendar.google.com, cliquez dans la grille de l'agenda sur un créneau libre, puis cliquez sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur Créer
    add
    .
  2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez un agenda.
  3. Indiquez le titre, la date et l'heure de l'événement, puis cliquez sur Autres options ou sur ENREGISTRER.
Créer un événement
1.2

Inviter des contacts

  1. Ouvrez l'événement.
  2. Dans l'onglet Invités, sélectionnez Ajouter des invités, puis saisissez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail d'un contact dans le champ.

    Les adresses et les noms correspondants qui figurent dans l'annuaire de votre organisation apparaissent à mesure que vous saisissez des caractères.

    Astuce : Vous pouvez également ajouter une adresse de liste de diffusion Google Groupes si vous souhaitez inviter simultanément un grand groupe de personnes. Pour en savoir plus, consultez la rubrique consacrée à la gestion de grands événements dans Agenda.
  3. Cliquez sur une suggestion pour ajouter la personne concernée à l'événement. Si aucune suggestion n'apparaît, saisissez l'adresse e-mail complète de votre invité.
  4. (Facultatif) Pour indiquer que la présence d'un invité n'est pas obligatoire, passez la souris sur son nom, puis cliquez sur Marquer comme facultatif person.
  5. (Facultatif) Pour autoriser les invités à modifier l'événement, à inviter d'autres personnes ou à consulter la liste des invités, cochez les cases souhaitées sous Les invités peuvent.

Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda, mais que vous n'autorisez pas vos invités à le modifier, ils ne pourront pas changer la date ou l'heure de l'événement dans leur propre agenda.

Envoyer des invitations et réserver des salles et des ressources
1.3

Réserver une salle et des ressources

Remarque : Si les ressources, les détails des salles ou les suggestions automatiques de salles n'apparaissent pas, il est possible que l'administrateur G Suite ne les ait pas configurés pour votre organisation.

  1. Ouvrez un événement.
  2. Cliquez sur l'onglet Salles. Des suggestions s'affichent automatiquement en fonction de votre lieu de travail, du nombre de participants et des salles réservées précédemment.
  3. Si vous devez modifier les critères de votre salle de réunion, vous pouvez :
    • cliquer sur Contacts people pour indiquer la capacité de la salle ;
    • cliquer sur Vidéo videocam si vous avez besoin d'un équipement de visioconférence ;
    • cliquer sur Téléphone local_phone si vous avez besoin d'un équipement d'audioconférence.
  4. Placez votre curseur sur la salle correspondant à vos critères, puis cochez la case correspondante afin de la sélectionner.
  5. Si aucune salle ne correspond à vos critères :
    1. Dans le champ de recherche, saisissez le nom d'une ressource ou d'un bâtiment, un étage ou un équipement (Chromebox pour la visioconférence, par exemple). À mesure que vous saisissez du texte, des résultats s'affichent sous le champ de recherche.
    2. Placez votre curseur sur une salle pour en afficher les détails, tels que sa capacité, son emplacement, son équipement et ses caractéristiques.
    3. Une fois que vous avez trouvé la salle qui vous convient, placez votre curseur dessus et cochez la case correspondante afin de la sélectionner.
Définir l'heure d'un événement
1.4

Ajouter les détails d'un événement, une visioconférence et des pièces jointes

  1. Sélectionnez un fuseau horaire.
  2. Planifiez un événement périodique.
  3. Rechercher un horaire : trouvez un créneau où vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
  4. Ajouter les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion, envoyez des notifications relatives à l'événement, et bien plus encore.
  5. Ajouter une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement.
  6. Ajouter une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
  7. Ajouter des pièces jointes : ajoutez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.
Enregistrer et mettre à jour des événements
1.5

Enregistrer et mettre à jour des événements

Une fois que vous avez renseigné tous les détails nécessaires, enregistrez l'événement et envoyez les invitations.

Pour enregistrer l'événement :

  1. Cliquez sur ENREGISTRER.
  2. Cliquez sur Envoyer pour envoyer une notification par e-mail aux invités ou sur Ne pas envoyer si vous ne souhaitez pas avertir les invités tout de suite.
  3. Si vous invitez des personnes extérieures à votre organisation, cliquez sur Inviter des personnes externes afin de les en informer ou sur Poursuivre les modifications si vous souhaitez les informer plus tard.

Pour mettre à jour un événement existant :

Vous pouvez inviter d'autres contacts et modifier le lieu de réunion, entre autres.

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement, puis sur Modifier mode_edit.
  2. Invitez d'autres contacts, modifiez le lieu de la réunion ou ajoutez des pièces jointes selon vos besoins, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Remarque : Si l'organisateur de l'événement ne vous a pas accordé le droit de modifier l'événement, vous ne pouvez pas changer l'horaire ni la durée de celui-ci.

]
1.6

Répondre aux invitations

Lorsque vous recevez une invitation à un événement, celui-ci apparaît dans votre agenda. Vous recevez les invitations également par e-mail si vous vous êtes abonné aux notifications électroniques. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez répondre à l'invitation en cliquant sur "Répondre" dans l'e-mail d'invitation.

Pour répondre à une invitation :

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement concerné pour en afficher l'aperçu.
  2. Au bas de la fenêtre d'aperçu de l'événement, sélectionnez une réponse. Les options de réponse ne sont disponibles que dans cette fenêtre (elles n'apparaissent pas dans les détails de l'événement).
  3. (Facultatif) Pour ajouter une note à votre réponse ou proposer un nouvel horaire de réunion, cliquez sur la flèche vers le bas keyboard_arrow_down dans l'angle inférieur droit et sélectionnez une option.

Remarque : Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire, sauf si l'événement rassemble plus de 200 personnes ou dure toute une journée.

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1.7

Vérifier qui a accepté et refusé votre invitation

Si vous devez suivre la participation à votre événement, vous pouvez voir instantanément qui a accepté ou refusé votre invitation, et qui a proposé un nouvel horaire.

Pour vérifier qui a accepté et refusé votre invitation :

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement concerné.
  2. Les réponses de vos invités apparaissent à côté de leur nom. Vous devrez peut-être cliquer sur la flèche vers le bas arrow_drop_down pour les afficher.

Pour répondre à une proposition de nouvel horaire de réunion :

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement concerné.
  2. Dans la section Invités, accédez à la proposition, puis cliquez sur Voir l'horaire proposé.
  3. Pour accepter l'horaire proposé, cliquez sur Enregistrer.
  4. (Facultatif) Pour communiquer le nouvel horaire de réunion aux invités, cliquez sur Envoyer.
None
1.8

Supprimer et restaurer des événements

Pour supprimer un événement :
  • Cliquez sur l'événement en question dans la grille de votre agenda, puis cliquez sur Supprimer delete.
Pour restaurer un événement supprimé par erreur ou supprimer définitivement des événements supprimés :
  1. Pour afficher les événements que vous avez supprimés, cliquez sur Paramètres settings > Corbeille.
  2. Passez la souris sur l'événement, puis choisissez une option :
    • Pour restaurer l'événement, cochez la case à côté de celui-ci, puis cliquez sur Restaurer undo.
    • Pour supprimer l'événement de façon permanente, cochez la case correspondante, puis cliquez sur Supprimer définitivement delete.
  3. (Facultatif) Si vous souhaitez supprimer tous les événements de la corbeille, cliquez en haut à droite sur Vider la corbeille.

Remarque : Les événements supprimés restent dans la corbeille de l'agenda associé pendant 30 jours environ.

None
2

Créer des rappels

Pour ne pas oublier un élément de votre liste de tâches, ajoutez un rappel personnel.

Dans cette section :

2.1

Créer un rappel personnel

Si l'option Rappels n'est pas visible sous Mes agendas à côté de Tâches, cliquez sur
Plus more_vert, puis sur Passer à l'agenda "Rappels".

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur un créneau horaire, puis sur Rappel.
  2. Ajoutez un titre, puis sélectionnez une date et une heure.
  3. (Facultatif) Si vous souhaitez définir la fréquence de votre rappel, cliquez sur Une seule fois, puis sélectionnez une option.
  4. (Facultatif) Si vous souhaitez que votre rappel s'applique à la journée entière, cochez la case Toute la journée.
  5. Cliquez sur ENREGISTRER.

Remarque : Les rappels que vous créez dans Google Keep s'affichent également dans Agenda.

Configurer les paramètres de notification par défaut
2.2

Modifier un rappel personnel

  1. Sélectionnez une option :
    • Si vous n'avez défini qu'un seul rappel dans le créneau horaire concerné, cliquez sur ce rappel, puis sur Modifier mode_edit.
    • Si vous avez défini plusieurs rappels dans le créneau horaire concerné, cliquez sur le bloc de rappels, passez la souris sur le rappel voulu, puis cliquez sur Modifier mode_edit.
  2. Modifiez les détails voulus, puis cliquez sur ENREGISTRER.
Définir ou modifier les notifications associées à un événementt
2.3

Marquer un rappel personnel comme terminé ou le supprimer

Vous pouvez retirer un rappel de votre agenda en le marquant comme terminé, en le supprimant ou en masquant temporairement tous les rappels.

Pour marquer un rappel comme terminé :
  • Si vous n'avez défini qu'un seul rappel dans le créneau horaire concerné, cliquez sur le rappel, puis sur Marquer comme terminé.
  • Si vous avez défini plusieurs rappels dans le créneau horaire concerné, cliquez sur le bloc des rappels, passez la souris sur le rappel voulu, puis cliquez sur Marquer comme terminé check.
Supprimer un rappel :
  • Si vous n'avez défini qu'un seul rappel dans le créneau horaire concerné, cliquez sur le rappel, puis sur Supprimer delete.
  • Si vous avez défini plusieurs rappels dans le créneau horaire concerné, cliquez sur le bloc des rappels, passez la souris sur le rappel voulu, puis cliquez sur Supprimer delete.
Pour masquer tous les rappels :

Sur la gauche sous Mes agendas, décochez la case Rappels.

None
3

Partager et consulter des agendas

Partagez votre agenda avec des collègues, des amis et des proches pour leur permettre de savoir rapidement quand vous êtes disponible. Vous pouvez aussi consulter les agendas des autres utilisateurs.

Dans cette section :

3.1

Partager votre agenda

1 Pour partager votre agenda en mode public ou uniquement avec les membres de votre organisation :
  1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
  2. Sur la gauche, sélectionnez votre agenda, puis cliquez sur Autorisations d'accès.
  3. Indiquez de quelle manière vous souhaitez partager votre agenda :
    • Si vous souhaitez que votre agenda soit accessible à tous les internautes, cochez la case Rendre disponible publiquement.
    • Si vous souhaitez que votre agenda ne soit accessible qu'aux membres de votre organisation, cochez la case Rendre disponible pour Mon organisation.
  4. À côté de chaque autorisation d'accès, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down et indiquez si vous souhaitez afficher vos informations de disponibilité.
2 Pour autoriser quelqu'un à consulter votre agenda dans un navigateur Web :

Vous pouvez obtenir un lien HTML d'accès à votre agenda et le partager avec les personnes de votre choix.

  1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
  2. Sur la gauche, sélectionnez votre agenda, puis cliquez sur Autorisations d'accès.
  3. Pour envoyer un lien HTML partageable à des contacts, cliquez sur Obtenir le lien partageable > Copier le lien.
  4. Collez le lien et envoyez-le.
3 Pour partager votre agenda avec des personnes spécifiques et déterminer ce qu'elles peuvent y voir :

Lorsque vous partagez votre agenda avec une personne spécifique, vous déterminez de quelle manière vos événements lui sont présentés et si vous l'autorisez à apporter des modifications (ajouter ou modifier des événements, par exemple).

  1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
  2. Sur la gauche, sélectionnez votre agenda, puis cliquez sur Partager avec des personnes en particulier.
  3. Cliquez sur Ajouter des contacts, puis saisissez le nom ou l'adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre agenda.
  4. Sélectionnez une option de partage :
    • Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails)
    • Afficher le détail des événements
    • Apporter des modifications aux événements
    • Apporter des modifications et gérer le partage
4 Pour partager votre agenda avec des personnes qui n'utilisent pas Google Agenda :
  1. Dans la section Partager avec des personnes en particulier, cliquez sur Ajouter des contacts.
  2. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre agenda.
  3. Cliquez sur Envoyer.
  4. Si la personne avec laquelle vous partagez votre agenda n'utilise pas Agenda, cliquez sur Inviter afin de lui envoyer une invitation à utiliser ce service.
Partager votre agenda
3.2

Consulter l'agenda d'autres utilisateurs

Vous cherchez à connaître les disponibilités de quelqu'un ? Ajoutez l'agenda d'un membre de votre équipe pour pouvoir consulter son planning instantanément.

    Pour ajouter l'agenda d'un membre de votre équipe :
  1. Sur la gauche, cliquez sur Ajouter l'agenda d'un collègue et commencez à saisir le nom ou l'adresse e-mail de la personne concernée.
  2. Sélectionnez cette personne dans la liste.
  3. Si votre collègue partage son agenda, ce dernier apparaît dans la liste de vos agendas. Les événements associés apparaissent également dans votre agenda.
  4. Si votre collègue n'utilise pas Google Agenda, ajoutez une demande, puis cliquez sur Envoyer une invitation.
  5. Planifiez rapidement des événements en vérifiant la disponibilité de vos collègues :
    • Pour afficher l'agenda d'un collègue à côté du vôtre, cochez la case associée à son nom.
    • Pour afficher simultanément les agendas de plusieurs collègues, cochez les cases associées à leur nom. Dans le sélecteur de vue en haut à droite, cliquez sur Jour. Les agendas apparaissent les uns à côté des autres et vous pouvez facilement identifier les créneaux où tous vos collègues sont disponibles.
  6. (Facultatif) Pour afficher uniquement votre agenda, passez la souris sur son nom, puis cliquez sur Plus more_vert > Afficher uniquement cet agenda.
Consulter l'agenda d'autres utilisateurs
3.3

Créer un agenda partagé

En plus de votre agenda personnel, vous pouvez créer des agendas partagés permettant de suivre des activités concernant un groupe de personnes (le planning d'un projet ou les vacances de vos collègues, par exemple).

Pour créer un agenda d'équipe :
  1. Sur la gauche, à côté de Ajouter l'agenda d'un collègue, cliquez sur Ajouter add > Nouvel agenda.
  2. Donnez un nom à cet agenda et ajoutez une description.
  3. Cliquez sur Fuseau horaire et sélectionnez votre fuseau horaire.
  4. Cliquez sur Créer un agenda. Votre nouvel agenda apparaît sous Mes agendas.
  5. (Facultatif) Pour modifier les préférences relatives à un agenda, passez la souris sur ce dernier, puis cliquez sur Plus more_vert > Paramètres.

Remarque : Vous pouvez créer de cette manière autant d'agendas que vous souhaitez.

None
3.4

Importer et exporter des événements et des agendas

Vous avez la possibilité d'importer des données relatives à des événements ou d'exporter vos agendas. En savoir plus sur l'importation d'événements dans Agenda

Pour importer des données relatives à des événements :
  1. Sur la gauche, à côté de Ajouter l'agenda d'un collègue, cliquez sur Ajouter add > Importer.
  2. Cliquez sur Sélectionner un fichier sur votre ordinateur, sélectionnez le fichier voulu, puis cliquez sur Ouvrir.
  3. Cliquez sur Importer. Le ou les événements importés apparaîtront dans votre agenda.
Pour exporter vos agendas :
  1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
  2. Sur la gauche, cliquez sur Importer et exporter.
  3. Dans la section Exporter, cliquez sur Exporter.

Un fichier ZIP est alors téléchargé sur votre ordinateur. Si vous ouvrez ce fichier, vous y trouverez des fichiers ICS individuels correspondant à chacun de vos agendas. Pour réimporter ces fichiers dans Agenda, vous devez extraire les fichiers ICS du fichier ZIP, puis les importer l'un après l'autre.

None
3.5

Supprimer un agenda

  1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
  2. Sélectionnez l'agenda à supprimer et faites défiler la page jusqu'en bas.
  3. Dans la section Supprimer l'agenda, choisissez une option :
    • Cliquez sur Se désabonner pour vous désabonner des agendas en lecture seule.
    • Cliquez sur Supprimer pour supprimer les agendas dont vous êtes le propriétaire.
None
4

Personnalisation de votre agenda

Maintenant que vous connaissez les principales fonctionnalités d'Agenda, vous pouvez personnaliser le produit en fonction de vos méthodes de travail.

Dans cette section :

4.1

Gérer les notifications d'événements

Vous pouvez décider de la manière dont les événements à venir vous seront notifiés.

Pour gérer les notifications d'événements :
  1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
  2. Sur la gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres des événements.
  3. Cliquez sur Notifications, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Désactiver
    • Notifications du navigateur
    • Alertes interruptives
  4. Si vous souhaitez que les futures notifications soient accompagnées d'un son, cochez la case Notification sonore.
  5. Sur la gauche, sélectionnez votre agenda, puis cliquez sur Notifications générales afin de déterminer quels types de notifications d'événements vous souhaitez recevoir.
  6. En face de chaque option, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down associée à E-mail pour indiquer si vous souhaitez activer ou désactiver les notifications.
Pour définir des notifications spécifiques à un événement :
  1. Cliquez sur l'événement concerné, puis sur Modifier mode_edit.
  2. À côté de Notifications notifications, sélectionnez E-mail ou Notification.
  3. Indiquez combien de temps avant l'événement la notification doit être envoyée.
  4. (Facultatif) Si vous souhaitez définir une autre notification, cliquez sur Ajouter une notification et répétez les étapes 2 et 3.
Créer un agenda d'équipe
4.2

Choisir la vue de l'agenda

Vous avez la possibilité de choisir le nombre de jours qui sont affichés dans la grille de votre agenda. Sélectionnez simplement l'option qui vous convient le mieux en haut de l'agenda.

Pour choisir la vue de votre agenda :

En haut à droite, dans le sélecteur de vue, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down et choisissez une option :

  • Afficher l'agenda par jour, semaine, mois ou année
  • Consulter votre planning
  • Masquer ou afficher les week-ends
  • Masquer ou afficher les événements refusés
  • Consulter plusieurs agendas côte à côte en vue Jour : sélectionnez la vue Jour, puis cochez les cases des agendas que vous souhaitez voir

Pour afficher le jour précédent ou suivant de l'agenda : à côté de Aujourd'hui, cliquez sur Suivant keyboard_arrow_right ou sur Précédent keyboard_arrow_left.

Pour gérer les paramètres d'affichage de votre agenda :

  1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
  2. Sur la gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Options d'affichage.
  3. Selon la vue que vous souhaitez adopter, cochez ou décochez les cases suivantes :
    • Afficher les week-ends
    • Afficher les événements refusés
    • Réduire la luminosité des événements passés
    • Afficher les agendas côte à côte en mode "Vue Jour"
  4. Cliquez sur Premier jour de la semaine et indiquez quand la semaine commence.
  5. Dans le champ Définir la vue personnalisée, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down pour choisir le nombre de jours ou de semaines à afficher dans la grille de votre agenda.
  6. Dans le champ Agendas secondaires, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down pour sélectionner un agenda secondaire.
None
4.3

Modifier le style de votre agenda

Il peut s'avérer utile de modifier le style de votre agenda lorsque vous superposez plusieurs agendas dans la même fenêtre.

Pour modifier la densité d'affichage et le jeu de couleurs de votre agenda :

  1. Cliquez sur Paramètres settings > Densité et couleur.
  2. Cliquez sur Densité d'informations > Élevée ou Réactive à l'écran.
  3. Cliquez sur Jeu de couleurs > Moderne ou Classique.
  4. Cliquez sur OK.
Pour modifier le jeu de couleurs de votre agenda :

Sur la gauche, passez la souris sur votre agenda et cliquez sur Plus more_vert, puis sélectionnez la couleur voulue dans la palette.

Pour modifier la couleur d'un événement : cliquez avec le bouton droit sur un événement, puis sélectionnez la couleur souhaitée.

Remarque : Lorsque vous modifiez la couleur d'un événement, sa couleur initiale est indiquée sur la gauche de celui-ci par un trait vertical.

None

Étapes suivantes

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