Que pouvez-vous faire avec Google Agenda ?

Avec Google Agenda, vous pouvez planifier vos réunions et événements en toute simplicité et recevoir des rappels des activités prévues pour ne jamais manquer un rendez-vous. Conçu pour le travail en équipe, Google Agenda vous permet de partager facilement votre planning avec vos contacts et de créer divers agendas à utiliser conjointement avec votre équipe.

Voici ce dont vous avez besoin :

Compte G Suite

10 minutes

Vous utilisiez un autre programme d'agenda ? Consultez les guides de transition d'Outlook à Google Agenda ou de transition d'IBM Notes à Google Agenda.

Remarque : Si votre administrateur n'a pas encore procédé au transfert de votre ancien agenda, vous pouvez l'importer avant de commencer ce didacticiel.

Que pouvez-vous faire avec Google Agenda ?
1

Planifier des événements

Dans Agenda, vous pouvez aisément planifier des événements ponctuels ou périodiques comme des congrès ou des réunions d'équipe régulières. Lorsque vous recevez une invitation à un événement, vous pouvez d'un simple clic indiquer à l'ensemble des invités si vous comptez ou non y participer.

Dans cette section :

1.1

Créer un événement

Pour créer un événement dans Agenda :

  1. Accédez à la page calendar.google.com.
  2. Cliquez sur CRÉER.
Créer un événement
1.2

Inviter des contacts et réserver des salles et des ressources

Pour inviter des contacts à votre événement :

  1. Sur la page Détails sur l'événement, dans la section Ajouter, cliquez sur Invités.

  2. Saisissez dans le champ les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail de votre contact. À mesure que vous saisissez des caractères, les adresses correspondantes figurant dans l'annuaire de votre organisation s'affichent.

  3. Cliquez sur l'une des suggestions pour inviter le contact en question. Si aucune suggestion n'apparaît, saisissez l'adresse e-mail complète de votre invité, puis cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez également saisir l'adresse d'une liste de diffusion Google Groupes pour inviter simultanément un grand nombre de contacts, comme votre équipe au complet (par exemple, marketing@solarmora.com) ou tous les membres de votre organisation (par exemple, touslesmembres@solarmora.com).

Pour réserver des salles et des ressources* en prévision de votre événement :

  1. Sur la page Détails sur l'événement, dans la section Ajouter, cliquez sur Salles, etc.

  2. (Facultatif) Pour n'afficher que les ressources disponibles, cochez Afficher uniquement les ressources disponibles.

  3. Commencez à saisir le nom de la salle ou de la ressource qui vous intéresse, puis cliquez sur l'une des suggestions qui s'affichent. Vous pouvez également parcourir la liste des ressources et cliquer sur le lien Ajouter associé à l'une des ressources disponibles.

*Votre administrateur G Suite doit configurer au préalable les ressources Agenda de votre organisation.

Inviter des contacts et réserver des salles et des ressources
1.3

Choisir l'horaire de votre événement

Cliquez sur les champs de date et d'heure pour définir le début et la fin de l'événement.

Pour créer un événement périodique tel qu'une réunion hebdomadaire :

  1. Cochez Récurrence, puis saisissez les détails de votre événement périodique.

  2. Cliquez sur ENREGISTRER.

Si vous invitez de nombreux contacts, vous pouvez trouver l'horaire qui conviendra à tout le monde d'un simple coup d’œil. Cliquez sur Horaires proposés sous la liste des invités pour afficher les horaires auxquels tous les participants sont disponibles. Vous pouvez également cliquer sur l'onglet Rechercher un horaire pour afficher les agendas de vos invités en superposition et choisir un horaire adapté.

Choisir l'horaire de votre événement
1.4

Enregistrer et modifier des événements

Une fois que vous avez défini tous les détails de votre événement, enregistrez-le :

  1. Cliquez sur ENREGISTRER.

  2. Dans le pop-up qui s'affiche, cliquez sur Envoyer pour notifier l'événement aux invités par e-mail, ou sur Ne pas envoyer si vous ne souhaitez pas aviser les invités pour le moment.

Pour modifier un événement :

  1. Cliquez sur l'événement concerné dans votre agenda.

  2. Cliquez sur Modifier l'événement si vous souhaitez apporter des modifications (changer l'horaire ou inviter d'autres contacts, par exemple). Vous pourrez également voir qui a accepté votre invitation.

  3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Enregistrer et modifier des événements
1.5

Répondre aux invitations

Lorsque vous recevez une invitation à un événement, celui-ci apparaît dans votre agenda.

Pour répondre à une invitation dans Google Agenda :

  1. Cliquez sur l'événement en question dans la grille de l'agenda.

  2. Sélectionnez votre réponse dans la boîte de dialogue qui s'affiche. Vous pouvez également joindre une note à votre réponse. Pour ce faire, cliquez sur Plus de détails, sélectionnez votre réponse, saisissez votre note, puis cliquez sur Enregistrer.

  3. Vous pouvez à tout moment modifier votre réponse en cliquant sur Plus de détails > Modifier votre réponse.

Vous recevrez également une invitation dans votre messagerie. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez répondre à l'invitation en cliquant sur Répondre dans votre liste de messages, ou en cliquant sur l'une des réponses disponibles dans le message lui-même.

Répondre aux invitations
1.6

Afficher et restaurer des événements supprimés

Restaurez un événement supprimé par erreur ou supprimez définitivement des événements supprimés.

Pour afficher et restaurer des événements supprimés* :

  1. Dans Agenda, développez la liste Mes agendas.
  2. Placez le curseur sur votre agenda, puis cliquez sur Calendar dropdown arrow > Corbeille.
  3. Cochez l'événement que vous voulez modifier, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour restaurer l'événement supprimé, cliquez sur Restaurer les événements sélectionnés.
    • Pour supprimer l'événement de façon définitive, cliquez sur Supprimer définitivement.
  4. (Facultatif) Pour supprimer tous les événements de la corbeille, cliquez en haut sur Vider la corbeille.

*Pour afficher et gérer les événements supprimés d'autres agendas, vous devez disposer de l'autorisation "Apporter des modifications aux événements" ou "Apporter des modifications ET gérer le partage".

Remarque : Les événements supprimés restent dans la corbeille d'un agenda pendant 30 jours.

2

Ajouter des rappels

Pour être sûr de ne jamais rater un événement, définissez des notifications. Vous pouvez recevoir des rappels relatifs à vos événements par e-mail ou téléphone, ou sur votre ordinateur.

Dans cette section :

2.1

Configurer les paramètres de notification par défaut

  1. Cliquez sur , puis sélectionnez Paramètres.

  2. En haut de la page, cliquez sur l'onglet Agendas.

  3. Cliquez sur Modifier les notifications à côté du nom de votre agenda.

  4. Indiquez comment et quand vous souhaitez être informé des événements et des mises à jour.

  5. Cliquez sur ENREGISTRER.

Configurer les paramètres de notification par défaut
2.2

Définir ou modifier les notifications associées à un événementt

Vous avez besoin d'un peu plus de temps pour vous préparer à un événement important ? Vous n'avez pas besoin de recevoir un rappel pour une activité particulière ? Ne modifiez pas vos paramètres de notification par défaut. Il vous suffit de compléter ou de modifier les rappels associés à cet événement :

  1. Cliquez sur l'événement en question dans votre agenda, puis sur Modifier l'événement (pour les événements sans invités) ou sur Plus de détails (pour les événements comptant plusieurs invités).

  2. Dans la section Notifications, indiquez comment vous souhaitez que l'événement vous soit rappelé.

  3. (Facultatif) Vous pouvez définir plusieurs notifications en cliquant sur Ajouter une notification.

  4. (Facultatif) Pour supprimer une notification, cliquez sur à côté de la notification à supprimer.

  5. Cliquez sur ENREGISTRER.

Définir ou modifier les notifications associées à un événementt
3

Partager et consulter

Partagez votre agenda avec des collègues, des amis et des proches pour leur permettre de savoir rapidement quand vous êtes disponible. Vous avez également la possibilité de le faire en consultant les agendas d'autres utilisateurs.

Dans cette section :

3.1

Partager votre agenda

Pour partager votre agenda avec d'autres utilisateurs et définir leur niveau d'accès à celui-ci :

  1. Cliquez sur Calendar dropdown arrow à côté du nom de votre agenda.

  2. Cliquez sur Partager cet agenda.

  3. Saisissez les adresses e-mail et définissez les autorisations des contacts avec lesquels vous partagerez votre agenda.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Partager votre agenda

Pour partager votre agenda avec des personnes qui n'utilisent pas Google Agenda :

  1. Cliquez sur Calendar dropdown arrow à côté du nom de votre agenda.

  2. Cliquez sur Paramètres de l'agenda.

  3. Faites défiler la page jusqu'à la section Adresse URL de l'agenda, cliquez sur l'une des options proposées pour obtenir un lien de partage. Par exemple, pour permettre à quelqu'un de consulter votre agenda dans un navigateur Web, cliquez sur , puis transmettez-lui l'URL qui s'affiche dans le pop-up.

  4. Cliquez sur OK > Enregistrer.

Partager votre agenda
3.2

Consulter l'agenda d'autres utilisateurs

Vous cherchez à connaître les disponibilités de quelqu'un ?

Pour consulter l'agenda d'autres utilisateurs :

  1. Sous Autres agendas, commencez à saisir le nom ou l'adresse de la personne concernée dans le champ Ajouter l'agenda d'un collègue.

  2. Sélectionnez cette personne dans la liste :

    • Si la personne a partagé son agenda, ce dernier apparaît dans la liste Autres agendas. Les événements associés apparaissent également sur votre agenda.
    • Si la personne n'a pas partagé son agenda ou n'utilise pas Google Agenda, une boîte de dialogue s'affiche. Remplissez votre demande, puis cliquez sur Envoyer l'invitation.
  3. Cliquez sur la case à côté du nom de la personne dans votre liste Autres agendas pour afficher ses événements dans votre agenda. Planifiez rapidement des événements en vérifiant la disponibilité de vos collègues ou en superposant tous leurs agendas sur le vôtre pour mettre en évidence les créneaux disponibles.

Lorsque vous avez fini de consulter les agendas de vos contacts, vous pouvez les masquer tous simultanément en cliquant sur à côté de votre agenda et en sélectionnant Afficher uniquement cet agenda.

Consulter l'agenda d'autres utilisateurs
4

Créer un agenda d'équipe

En plus de votre agenda personnel, vous pouvez créer d'autres agendas pour planifier et gérer des projets. Par exemple, créez un agenda d'équipe pour rassembler diverses informations telles que les dates de congés de vos collaborateurs et les déplacements professionnels prévus. En affichant les disponibilités de chacun dans votre agenda, vous pouvez aisément :

  • savoir qui se trouve au bureau si vous avez besoin de poser une question ou de discuter avec un collaborateur ;
  • planifier des événements et des réunions pour toute l'équipe ;
  • répartir les tâches et les projets en fonction des disponibilités.

Dans cette section :

4.1

Créer un agenda d'équipe

Pour créer un agenda d'équipe :

  1. Cliquez sur à côté de Mes agendas, puis sélectionnez Créer un agenda.

  2. Indiquez le nom de l'agenda et votre fuseau horaire, puis rédigez une description afin que votre équipe sache à quoi sert cet agenda.

  3. Cochez l'option Partager cet agenda avec d'autres personnes, puis partagez-le avec tous les membres de votre organisation.

  4. Saisissez les adresses e-mail des contacts autorisés à modifier ou gérer l'agenda, puis attribuez-leur un paramètre d'autorisation.

  5. Cliquez sur Créer l'agenda.

Vous pouvez créer de cette manière autant d'agendas que vous le souhaitez.

Créer un agenda d'équipe
5

Personnaliser

Maintenant que vous connaissez les principales fonctionnalités de votre agenda, vous pouvez le personnaliser en fonction de vos méthodes de travail.

Dans cette section :

5.1

Choisir l'affichage de votre agenda

Vous pouvez sélectionner le nombre de jours affichés dans la grille de votre agenda ou présenter celui-ci sous la forme d'une liste d'événements. Sélectionnez l'option qui vous convient le mieux dans l'angle supérieur droit de votre agenda.

Choisir l'affichage de votre agenda
5.2

Modifier la couleur des événements

Vous pouvez définir la couleur des événements pour mieux différencier vos agendas lorsqu'ils sont superposés.

Pour modifier la couleur des événements de vos agendas ou de ceux des autres utilisateurs :

  1. Cliquez sur à côté du nom de l'agenda concerné.

  2. Choisissez une couleur dans la palette.

Modifier la couleur des événements

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