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Choisissez bien l'objet de vos e-mails

Gmail regroupe les e-mails ayant le même objet dans un fil de discussion. Choisissez pour l'intitulé de l'objet de votre message un titre précis qui permettra de regrouper tous les messages pertinents se rapportant à ce sujet et de les retrouver ainsi plus facilement. Vous pouvez par exemple utiliser des verbes d'action pour exprimer clairement votre demande. Si, au cours de la conversation, le sujet traité change, modifiez en conséquence l'intitulé de l'objet. Ainsi, vous n'aurez pas de messages traitant de sujets différents regroupés ensemble dans votre boîte de réception.

2

Utilisez avec discernement les listes de destinataires

Vous avez besoin d'envoyer un message à une liste de diffusion ? Demandez-vous si chaque personne du groupe a réellement besoin de recevoir ce message et expliquez au début du message la raison pour laquelle vous l'envoyez au groupe. Si vous n'attendez pas de réponse de certains destinataires, utilisez les champs Cc : ou Cci : dans Gmail pour les tenir simplement informés.

3

Indiquez clairement que vous ajoutez ou supprimez un participant dans une conversation

Lorsqu'une conversation inclut un grand nombre de personnes, il est parfois difficile de savoir quand un destinataire est ajouté ou supprimé du fil de discussion. Dans Gmail, vous pouvez utiliser le signe plus (+) ou moins (-) lorsque vous ajoutez ou supprimez une personne dans une conversation. Par exemple, saisissez "+Bob" au début du message lorsque vous l'ajoutez à une conversation, afin de faire savoir à tous les autres interlocuteurs que Bob participe désormais à cette conversation. Par la suite, si vous souhaitez restreindre la discussion à un groupe plus limité de personnes, indiquez à vos interlocuteurs que vous supprimez d'autres personnes en saisissant leur nom précédé du signe "-". Chacun sait alors exactement qui participe à la conversation.

4

Masquez les conversations non pertinentes

Vous continuez à recevoir dans votre boîte de réception les e-mails d'une conversation qui ne vous intéresse plus ? Dans Gmail, vous pouvez ignorer des conversations de sorte qu'elles n'arrivent pas dans votre boîte de réception et soient automatiquement archivées. Si un nouveau message de la conversation n'est destiné qu'à vous, ou simplement si votre nom est ajouté dans la ligne "À" ou "Cc" d'un nouveau message, la conversation réapparaît dans votre boîte de réception. Maintenant, vous pouvez mieux vous concentrer sur les e-mails plus importants.

5

Communiquez par visioconférence ou chat plutôt que par e-mail

Lorsqu'une conversation par e-mail devient longue et confuse, il est souvent plus facile de communiquer directement. Engagez une discussion en face en face avec n'importe qui, partout dans le monde, par visioconférence grâce à Hangouts. Ou, si vous avez juste besoin d'un "oui" ou d'un "non", utilisez le chat Hangouts.

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Partagez des documents et collaborez en temps réel

Ne ratez aucune occasion de réfléchir tous ensemble lors de votre prochaine réunion. Collaborez en temps réel dans un Hangout. Utilisez Docs pour créer un modèle pour vos notes de brainstorming, partagez-le avec votre équipe, puis partagez le lien dans le chat Hangouts. Tous les participants peuvent ajouter leur contribution à ces notes, à mesure que des idées leur viennent au cours de la réunion.

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Planifiez une réunion avec les destinataires d'un fil de discussion directement depuis votre boîte de réception

Si votre conversation par e-mail devient trop compliquée, il peut être plus efficace d'organiser une réunion pour mener la discussion à son terme. Avec Gmail, vous pouvez planifier une réunion directement à partir de votre boîte de réception. L'événement contient automatiquement l'objet de l'e-mail comme titre, les messages de l'e-mail comme description et les personnes du fil de discussion comme participants.

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Annulez facilement l'envoi de messages

Une faute d'orthographe s'est glissée dans votre e-mail ? Vous avez oublié un destinataire ? Vous avez changé d'avis et ne voulez plus envoyer le message ? Grâce à la fonctionnalité "Annuler l'envoi" de Gmail, vous avez la possibilité de récupérer un message jusqu'à 30 secondes après l'avoir envoyé.

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Joignez des supports de discussion aux e-mails

Vous voulez approfondir un sujet qu'un e-mail ne suffit pas à expliquer ? Ajoutez des pièces jointes à vos messages. Dans Gmail, vous pouvez joindre des fichiers d'une taille maximale de 25 Mo. Pour ajouter des fichiers d'une taille maximale de 30 Go, tels que des vidéos ou des fichiers de conception, insérez des fichiers Drive au lieu de pièces jointes.

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Gagnez du temps en envoyant des messages à de grands groupes d'utilisateurs avec une seule adresse e-mail

Si vous envoyez souvent des e-mails aux mêmes personnes sur un projet ou un sujet déterminé, gagnez du temps en configurant une liste de diffusion dans Groupes. Vous pourrez ainsi utiliser l'adresse e-mail du groupe pour communiquer ou partager des fichiers simultanément avec tous les membres du groupe. Désormais, vous pouvez tenir informées toutes les personnes concernées, rapidement et simplement.