Planifier et gérer un projet

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  • 1. Créer un groupe de messagerie

    Créez une liste de diffusion Google Groupes pour simplifier le partage de contenus et communiquer avec tous les membres de votre équipe via une seule adresse e-mail.

    Remarque : Lorsque vous partagez un élément avec un groupe, tous les membres bénéficient du même niveau d'accès.

    Les personnes que vous ajoutez à un groupe ont automatiquement accès aux contenus que vous avez précédemment partagés avec celui-ci. De même, si vous retirez quelqu'un d'un groupe, ce contact n'a plus accès à ces contenus partagés.

    Créer un groupe de type Liste de diffusion :

    1. Dans Google Groupes, cliquez sur CRÉER UN GROUPE.
    2. Attribuez un nom et une adresse e-mail au groupe.
    3. Si vous le souhaitez, ajoutez une description du groupe. Vous pouvez également définir la langue principale de celui-ci.
    4. À côté de "Type de groupe", sélectionnez Liste de diffusion.
    5. À côté de l'option "Autorisations de base", déterminez qui peut voir les sujets, publier des posts et rejoindre le groupe. Pour en savoir plus, consultez la page Premiers pas avec Google Groupes.
    6. Cliquez sur CRÉER.
    7. Cliquez sur Inviter des utilisateurs à rejoindre le groupe.
    8. Saisissez l'adresse e-mail des personnes que vous invitez à rejoindre le groupe.
    9. Cliquez sur Envoyer des invitations.

    Créer un groupe Google pour votre équipe
  • 2. Créer un agenda d'équipe ou de projet

    Créez un agenda d'équipe pour rassembler les informations concernant les réunions et les congés de vos collaborateurs. Créez un calendrier de projet pour suivre l'évolution des tâches et des étapes importantes du projet. La procédure de création est la même dans les deux cas.

    Créer un agenda d'équipe :

    1. Ouvrez Google Agenda. Sur la gauche, à côté de Ajouter un agenda, cliquez sur Plus more_vert > Nouvel agenda.
    2. Attribuez un nom à cet agenda, puis ajoutez une description.
    3. Cliquez sur Fuseau horaire et sélectionnez votre fuseau horaire.
    4. Cliquez sur Créer un agenda. Votre nouvel agenda apparaît sous Mes agendas.
    5. (Facultatif) Pour modifier les préférences relatives à un agenda, placez le pointeur de la souris sur ce dernier, puis cliquez sur Plus more_vert > Paramètres.

    Vous pouvez créer de cette manière autant d'agendas que vous le souhaitez.

    Partager un agenda d'équipe :

    1. Sous Mes agendas, placez le pointeur de la souris sur l'agenda que vous voulez partager, puis cliquez sur Plus more_vert > Paramètres et partage
    2. Sélectionnez une option :
      • Pour partager vos contenus avec une personne spécifique : sous Partager avec des personnes en particulier, ajoutez le nom ou l'adresse e-mail de la personne concernée, puis cliquez sur Ajouter des contacts > Envoyer.
      • Pour définir un partage plus large : sous Autorisations d'accès, sélectionnez Rendre disponible publiquement ou Rendre disponible pour nom de l'organisation.

  • 3. Planifier des réunions de suivi régulières

    Planifiez des réunions d'équipe régulières afin de connaître l'avancement de chacun et de mettre à jour les tâches dans le plan de projet. Créez la réunion dans votre calendrier d'équipe. Envoyez une invitation depuis l'adresse e-mail du groupe Google de votre équipe pour que tous les membres la reçoivent simultanément. Pour en savoir plus, consultez la page Planifier et organiser une réunion.

    Pour créer un événement :

    1. Dans Agenda, cliquez sur un créneau horaire disponible de la grille, puis sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur   Créer .
    2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
    3. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez l'agenda en question.
    4. Cliquez sur Autres options ou sur Enregistrer.

    Créer un événement
  • 4. Créer un site Web d'équipe

    Créez un site d'équipe sur lequel tous les membres de votre organisation peuvent accéder aux informations, projets et autres ressources de votre équipe. Pour en savoir plus, consultez la page Premiers pas avec Sites.

  • 1. Créer un dossier pour le projet

    Utilisez Google Drive pour stocker votre plan de projet, les spécifications et les notes de réunion dans un dossier partagé dans Mon Drive ou un Drive d'équipe.

    Créer un dossier dans Mon Drive : 

    Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Dossier.

    Placer un fichier dans un dossier de Mon Drive :

    1. Sélectionnez le fichier.
    2. Cliquez sur Plus more_vert > Déplacer dans drive_file_move.
    3. Sélectionnez le dossier et cliquez sur Déplacer ou sur Destination.

    Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.

    Drive d'équipe :

    Si vous ne l'avez pas encore fait, créez un Drive d'équipe et ajoutez-y des membres. Accordez-leur au moins l'accès Contributeur e sorte qu'ils puissent collaborer sur les fichiers. Pour obtenir des instructions, consultez la page Premiers pas avec les Drive d'équipe. Créez ensuite des dossiers dans le Drive d'équipe et ajoutez-y des fichiers.  

    Créer un dossier :

    1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive d'équipe ou un dossier existant.
    2. Cliquez sur   Nouveau > Dossier.
    3. Saisissez le nom du dossier, puis cliquez sur Créer.

    Remarques :

    • Pour déplacer dans un Drive d'équipe des dossiers stockés dans Mon Drive ou dans un autre Drive d'équipe, contactez votre administrateur G Suite.
    • Les sous-dossiers doivent être associés à la même autorisation que le dossier parent.

    Importer un dossier existant depuis un ordinateur :

    1. Sur la gauche, cliquez sur le dossier d'un Drive d'équipe.
    2. Faites glisser un dossier de votre ordinateur vers un Drive d'équipe. Vous pouvez également cliquer sur   Nouveau > Importer un dossier. Accédez au dossier et ouvrez-le.

    Ajouter des fichiers à un Drive d'équipe : 

    Un accès Contributeur au moins est nécessaire

    L'équipe devient propriétaire de tous les fichiers que vous ajoutez. Vos fichiers resteront dans le Drive d'équipe, même si vous le quittez.

    1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive d'équipe.
    2. Faites glisser un fichier (dont vous êtes le propriétaire*) de votre ordinateur ou de Mon Drive vers le Drive d'équipe. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau et choisir une option :
      • Pour créer un fichier, sélectionnez un type de document (Google Docs, par exemple).
      • Pour importer un fichier, cliquez sur Importer un fichier. Accédez au fichier et ouvrez-le.
    3. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et le modifier.

    * Si le fichier ne vous appartient pas, mais que vous disposez d'un accès Modification dans Drive, vous pouvez le déplacer vers un Drive d'équipe si votre administrateur G Suite a activé cette option.

    Remarque : Pour stocker des fichiers sur votre Bureau et y accéder, utilisez Drive File Stream. Reportez-vous à la page Premiers pas avec Drive.

    Déplacer des fichiers vers des dossiers
  • 2. Rechercher et déplacer des fichiers de projet existants

    Recherchez dans Drive des fichiers existants relatifs au projet, tels que des spécifications ou des présentations. Placez-les ensuite dans le dossier de votre projet.

    Retrouver un fichier dans une liste qui en contient des centaines peut s'avérer fastidieux. Dans ce cas, il est plus efficace d'effectuer une recherche dans Drive.

    Rechercher des fichiers ou des dossiers dans Drive :

    1. Dans le champ de recherche de Drive, saisissez un mot ou une expression.
      Pour faciliter votre recherche, Drive vous présente des suggestions à mesure que vous saisissez des caractères.
    2. Cliquez sur une suggestion pour l'ouvrir, ou sur Rechercher search pour afficher une liste de résultats.

    Utiliser les options de recherche avancée :

    1. À droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down.
      Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs options pour affiner vos résultats.
      • Type : permet de rechercher un fichier par type.
      • Propriétaire : permet de rechercher un fichier en fonction de son propriétaire.
      • Emplacement : permet de rechercher un élément selon son emplacement (sections "Corbeille" et "Suivis" incluses). Seuls les dossiers stockés dans Mon Drive ou dans des Drive d'équipe peuvent faire l'objet de recherche. Pour rechercher un dossier partagé avec vous, vous devez d'abord l'ajouter à votre dossier Mon Drive.
      • Date de modification : permet d'afficher les éléments récemment modifiés par un utilisateur, quel qu'il soit (pas seulement vous).
      • Nom de l'élément : permet de rechercher un terme dans le nom du fichier.
      • Contient les mots : permet de rechercher des fichiers qui contiennent certains mots.
      • Partagé avec : permet de rechercher une personne qui peut accéder au fichier.
      • Suivis : permet de rechercher des fichiers vous appartenant et comportant des suggestions ou des fichiers associés à des tâches qui vous sont attribuées.
    2. Cliquez sur RECHERCHER.

    Placer un fichier dans un dossier de Mon Drive :

    1. Sélectionnez le fichier.
    2. Cliquez sur Plus more_vert > Déplacer dans drive_file_move.
    3. Sélectionnez le dossier et cliquez sur Déplacer ou sur Destination.

    Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.

  • 3. Créer un modèle pour vos notes de réunion

    Choisissez un modèle de notes de réunion, personnalisez-le et enregistrez-le dans votre dossier de projet partagé.

    Sélectionnez une option :

    • Dans Docs, Sheets, Slides ou Forms, sélectionnez l'un des modèles proposés en haut de la page. Cliquez sur Galerie de modèles pour en afficher d'autres.
    • Si vous avez déjà un fichier ouvert dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Fichier > Nouveau > À partir du modèle, puis sélectionnez un modèle.
    • Dans Drive, choisissez une option :
      • Pour Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur   Nouveau > Google Docs, Sheets ou Slides > À partir d'un modèle.
      • Pour Forms, cliquez sur   Nouveau > Plus > Google Forms > À partir d'un modèle.

  • 4. Joindre des fichiers aux invitations aux réunions

    (Facultatif) Ajoutez des fichiers à votre invitation à la réunion, tels que des notes de réunion ou le plan du projet.

    1. Dans Agenda, créez ou ouvrez un événement.
    2. Dans la section Ajouter une description, cliquez sur Joindre attach_file.
    3. Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

  • 1. Créer un plan de projet et ajouter des tâches

    Planifiez votre projet en ajoutant les tâches dans une feuille de calcul. Ajoutez ensuite le plan du projet à votre Drive d'équipe ou au dossier Drive partagé.

    Pour créer un plan de projet : 

    1. Dans Google Drive, cliquez sur   Nouveau  > Google Sheets > Feuille de calcul vierge.
    2. Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez un titre pour votre plan de projet.
    3. Ajoutez des en-têtes de colonne. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".
    4. Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

    Pour en savoir plus, consultez la page Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets.

  • 2. Ajouter des descriptions aux tâches

    (Optional)

    Vous pouvez associer une remarque descriptive aux en-têtes de colonne ou aux tâches qui nécessitent des explications complémentaires.

    1. Sélectionnez la colonne ou les cellules auxquelles vous voulez ajouter une remarque.
    2. Cliquez sur Insertion > Remarque.
    3. Saisissez la description.
    4. Cliquez n'importe où en dehors de la remarque pour la fermer.

  • 3. Ajouter des options de liste

    (Optional)

    Proposez une liste d'options aux utilisateurs. Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, créez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non démarré", "En cours" ou "Terminé".

    Créer une liste dans une cellule :

    1. Sélectionnez la colonne à laquelle vous souhaitez ajouter des options.
    2. Cliquez sur Données > Validation des données.
    3. À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
    4. Saisissez les options séparées par une virgule.
    5. Cliquez sur Enregistrer.
    6. (Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.

  • 4. Ajouter des indices de progression

    (Optional)

    Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

    Définir des indices de progression :

      1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
      2. Sélectionnez Format > Mise en forme conditionnelle.
      3. Configurez les règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :

    a Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.

    b Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.

    c Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.

    d Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte format_color_text ou Couleur de remplissage format_color_fill. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.

    e Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge au statut Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange au statut En cours.

    f Cliquez sur OK.

  • 5. Recevoir des notifications

    (Optional)

    Tenez-vous informé des modifications et des changements d'état de votre projet avec les notifications par e-mail. Toutes les modifications de votre plan de projet vous seront alors signalées et vous connaîtrez l'auteur, la date et l'heure, ainsi que la nature des changements effectués. Vous pouvez également choisir la fréquence de ces notifications.

    Ajouter des notifications :

    1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Outils > Règles de notification.
    2. Indiquez dans quel cas et selon quelle fréquence vous souhaitez recevoir des notifications.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
    4. Cliquez sur OK.

  • 1. Partager le dossier du projet

    Partager le dossier dans Mon Drive :

    Lorsque vous partagez un dossier avec un groupe, tous les membres disposent du même niveau d'accès. Accordez-leur l'accès Modification afin qu'ils puissent collaborer sur les fichiers.

    Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. Sous "Utilisateurs", saisissez l'adresse e-mail de la personne ou du groupe avec lesquels vous voulez partager des contenus.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, contactez l'administrateur G Suite.

    3. Cliquez sur Modifier edit, puis choisissez le niveau d'accès :
        • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
        • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
        • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.

      Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez votre contenu reçoivent un e-mail contenant un lien vers le fichier ou le dossier.

    4. (Facultatif) Pour ajouter une note au message, saisissez-la. Si vous ne souhaitez pas envoyer d'e-mail, décochez la case Envoyer une notification.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Partager un lien vers un fichier ou un dossier :

    Pour que d'autres personnes puissent consulter un fichier ou un dossier, envoyez-leur un lien vers ce dernier. Lorsque vous partagez un lien, votre nom apparaît en tant que propriétaire du fichier.

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. En haut à droite, cliquez sur Obtenir le lien partageable.
    3. Cliquez sur Visible par toutes les personnes de votre organisation disposant du lien, puis choisissez un niveau d'accès :
      • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
      • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
      • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
    4. Cliquez sur Copier le lien.
    5. Cliquez sur OK.
    6. Collez le lien dans un e-mail ou à l'endroit où vous souhaitez le partager.

    Partager le dossier dans les Drive d'équipe :

    Les dossiers et les fichiers que vous ajoutez à un Drive d'équipe sont automatiquement partagés avec tous les membres de ce dernier.

  • 2. Partager les fichiers du projet pour examen

    Lorsque vous êtes prêt, partagez le plan du projet avec votre équipe pour examen. Les fichiers du projet peuvent comprendre des plans, des plannings ou des présentations. Lorsque vous partagez les fichiers, accordez aux membres un accès Commentaire ou Modification de sorte qu'ils puissent ajouter des commentaires au projet ou modifier son contenu.

    Ensuite, partagez le plan du projet avec les membres de votre équipe (ou avec le groupe que vous venez de créer).

    Partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier :

    1. Dans Sheets, les collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
    2. Cliquez sur Partager.
    3. Saisissez des adresses e-mail d'utilisateurs (ou l'adresse Google Groupes de l'équipe chargée du projet).
    4. Sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez accorder à ces personnes :
      • Modification—Cles collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les membres de votre équipe puissent mettre à jour le plan du projet eux-mêmes.
      • Commentaire— vos collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais ils ne peuvent pas le modifier.
      • Consultation—les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
    5. (Facultatif) Ajoutez une note décrivant le plan du projet.
    6. Cliquez sur Envoyer.

    Toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier reçoivent un e-mail contenant un lien vers celui-ci. Les membres de votre équipe qui sont autorisés à modifier le fichier peuvent :

    • ajouter ou mettre à jour du contenu tel que les tâches, les propriétaires et les dates limites ;
    • filtrer le contenu pour afficher les informations qui les intéressent ;
    • insérer des commentaires destinés à des personnes spécifiques ;
    • mettre à jour l'état d'une tâche ;
    • ajouter des remarques descriptives aux tâches.

    Ajouter des commentaires : 

    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Commentaire comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire dans le champ.
    4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de l'adresse e-mail de la personne concernée. Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous le souhaitez. Chacune recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
    5. (Facultatif) Pour attribuer le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
    6. Cliquez sur Commenter ou Attribuer.

    Partager un document avec votre équipe
  • 1. Faire le point sur l'avancement des tâches

    Faire le point sur l'avancement des tâches d'un projet :

    1. Dans Sheets, ouvrez le plan du projet.
    2. Modifiez l'état d'une tâche dont vous êtes le propriétaire.

    Communiquer l'avancement des tâches à l'équipe avant la réunion :

    1. Dans Agenda, ouvrez votre agenda d'équipe.
    2. Double-cliquez sur une réunion d'équipe.
    3. Sous "Invités", cliquez sur Envoyer un e-mail email.
    4. Indiquez l'avancement des tâches.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Faire le point sur l'avancement des tâches pendant les réunions d'équipe :

    Présentez le plan du projet pendant la réunion d'équipe. Chaque participant peut communiquer son avancement en temps réel.

    1. Ouvrez l'application Meet et participez à une visioconférence.
    2. Cliquez sur Présenter maintenant et choisissez l'option de partage souhaitée :
      • L'intégralité de votre écran
      • Une fenêtre
    3. Sélectionnez Partager.
    4. Lorsque vous avez terminé votre présentation, cliquez sur Arrêter la présentation.
    5. (Facultatif) Pour reprendre la présentation à la suite d'un autre participant, cliquez sur Présenter present_to_all dans l'angle inférieur, puis choisissez le contenu à partager.

    Faire le point sur l'avancement des tâches en envoyant un e-mail au groupe :

    Envoyez un message à l'adresse e-mail du groupe afin que tous les membres le reçoivent simultanément. Envoyez un message à l'adresse e-mail du groupe afin que tous les membres le reçoivent simultanément.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

    Faire le point sur l'avancement des tâches dans Chat :

    Envoyez un message de chat aux membres de l'équipe pour savoir où ils en sont.

    Envoyer un message privé à une personne :

    1. Ouvrez Chat.
    2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
    3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions.
    4. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer  .

    Envoyer un message privé à un groupe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots > Message de groupe.
    2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
    3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
    4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer  .
    5. (Facultatif) Pour masquer un message privé de groupe, sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur le message privé, puis cliquez sur Plus more_vert > Masquer remove_circle_outline.

  • 2. Modifier le calendrier du projet

    Si le calendrier, les besoins ou les ressources de votre projet viennent à changer, vous pouvez mettre à jour les documents correspondants. Si vous devez modifier les horaires des réunions en fonction d'un nouveau calendrier, ou ajouter des participants à une réunion, actualisez l'agenda d'équipe.

    Modifier des événements dans Agenda :

    Une fois que vous avez renseigné tous les détails nécessaires, enregistrez l'événement et envoyez les invitations.

    Enregistrer l'événement :

    1. Cliquez sur Enregistrer.
    2. Cliquez sur Envoyer pour envoyer une notification par e-mail aux invités ou sur Ne pas envoyer si vous ne souhaitez pas avertir les invités tout de suite.
    3. Si vous invitez des personnes extérieures à votre organisation, cliquez sur Inviter des personnes externes afin de les en informer, ou sur Poursuivre les modifications si vous souhaitez les informer plus tard.

    Mettre à jour un événement existant :

    Vous pouvez inviter d'autres contacts et modifier le lieu de réunion, entre autres.

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement, puis sur Modifier  .
    2. Invitez d'autres contacts, modifiez le lieu de la réunion ou ajoutez des pièces jointes selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

    Remarque : Si l'organisateur de l'événement ne vous a pas accordé le droit de modifier l'événement, vous ne pouvez pas changer l'horaire ni la durée de celui-ci.

  • 3. Informer les membres de l'équipe des changements

    Informez rapidement tous les membres de votre équipe par e-mail lorsque des dates ou des jalons de votre projet sont modifiés.

    Notifier les membres dans Gmail : 

    1. Dans Gmail, cliquez sur   Nouveau message à gauche.
    2. À côté de À, au lieu d'indiquer l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe, saisissez seulement l'adresse e-mail du groupe.
     

    Envoyer un e-mail aux membres d'un Drive d'équipe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive d'équipe.
    2. En haut, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom du Drive d'équipe, puis sur Envoyer un e-mail aux membres.
    3. Modifiez l'objet de l'e-mail et saisissez votre message.
    4. (Facultatif) Pour envoyer un e-mail uniquement aux membres disposant de niveaux d'accès spécifiques, ou pour vous mettre en copie de l'e-mail, cochez les cases correspondantes.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Un lien vers le Drive d'équipe est inclus dans l'e-mail.

  • 4. Finaliser les fichiers partagés

    Lorsqu'un projet est terminé, vous pouvez modifier ses paramètres de partage ou archiver les fichiers afin que vos collaborateurs ne puissent plus les modifier.

    Pour plus d'informations, consultez la page Partager un document final.

  • 5. Créer un rapport en fin de projet

    Lorsque votre projet est terminé, vous pouvez créer une présentation de fin de projet, la partager avec votre équipe et travailler ensemble dessus. Vous pouvez, par exemple, passer en revue les tâches réalisées, les objectifs visés, les succès et les échecs, ainsi que les étapes à venir.

    Pour créer une présentation, consultez la page Premiers pas avec Slides. Pour obtenir des conseils sur les présentations, consultez les 10 astuces G Suite pour créer des présentations efficaces.