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  • 1. Créer une tâche pour planifier la réunion

    Gmail Pour ouvrir Tasks dans Gmail, cliquez sur Tasks à droite.

    AgendaPour ouvrir Tasks dans Agenda, dans la section Mes agendas, cliquez sur Tasks.

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  • 2. Discuter des exigences de votre réunion par e-mail ou dans Hangouts Chat

    Rédigez un nouvel e-mail :

    1. Ouvrez votre boîte de réception Gmail.
    2. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Rédiger.
      Un nouvel e-mail s'ouvre près du coin inférieur de la fenêtre Gmail.
    3. Commencez à saisir du texte.
      Les e-mails que vous rédigez mais que vous n'envoyez pas sont enregistrés automatiquement sous Brouillons dans la barre latérale gauche.

    Créez un Hangout à partir de Gmail :

    1. Pour configurer Hangouts pour Gmail, ouvrez Gmail et, dans le coin inférieur gauche de votre boîte de réception, cliquez sur Hangouts hangout.
      Remarque : Si vous ne voyez pas Hangouts hangout, pensez à activer Hangouts avant de commencer.
    2. À gauche de la fenêtre Gmail, cliquez sur le nom de la personne à contacter pour créer un Hangout.
    3. Si la personne que vous souhaitez joindre ne figure pas dans la liste, cliquez sur Nouvelle conversation
      add
      et saisissez le nom de la personne dans le champ de recherche.
    4. Faites défiler la liste de suggestions et cliquez sur le nom de la personne avec laquelle vous voulez créer un Hangout.
    5. Envoyez un message de chat ou cliquez sur Appel vidéo videocam.
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  • 3. Réserver du temps dans votre agenda pour préparer la réunion (exemple : ne pas déranger, réunion en cours de préparation)
    1. Sur la page calendar.google.com, cliquez dans la grille de l'agenda sur un créneau libre, puis cliquez sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur Créer
      add
      .
    2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez un agenda.
    3. Indiquez le titre, la date et l'heure de votre événement, puis cliquez sur Autres options ou sur ENREGISTRER.
    None
  • 4. Créer votre planning

    Vous pouvez créer un document directement dans Docs ou dans Google Drive.

    Dans Docs, cliquez sur Créer un document add.

    Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Google Docs > Document vierge ou À partir d'un modèle.

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  • 1. Créer un événement
    1. Sur la page calendar.google.com, cliquez dans la grille de l'agenda sur un créneau libre, puis cliquez sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur Créer
      add
      .
    2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez un agenda.
    3. Indiquez le titre, la date et l'heure de votre événement, puis cliquez sur Autres options ou sur ENREGISTRER.
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  • 2. Ajouter des invités
    1. Ouvrez votre événement.
    2. Dans l'onglet Invités, sélectionnez Ajouter des invités, puis saisissez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail d'un contact dans le champ.

      Les adresses et les noms correspondants qui figurent dans l'annuaire de votre organisation apparaissent à mesure que vous saisissez des caractères.

      Astuce : Vous pouvez également ajouter une liste de diffusion Google Groupes si vous souhaitez inviter simultanément un grand groupe de personnes. Pour plus d'informations sur l'invitation de nombreuses personnes, consultez la rubrique consacrée à la gestion de grands événements dans Agenda.
    3. Cliquez sur une suggestion pour ajouter la personne concernée à l'événement. Si aucune suggestion n'apparaît, saisissez l'adresse e-mail complète de votre invité.
    4. (Facultatif) Pour indiquer que la présence d'un invité n'est pas obligatoire, passez la souris sur son nom, puis cliquez sur Marquer comme facultatif person.
    5. (Facultatif) Pour autoriser les invités à modifier l'événement, à inviter d'autres personnes ou à consulter la liste des invités, cochez les cases souhaitées sous Les invités peuvent.

    Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda mais que vous n'autorisez pas vos invités à modifier un événement, ils ne pourront pas modifier la date ou l'heure de l'événement dans leur propre agenda.

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  • 3. Trouver un horaire qui convient à tous les invités, quel que soit leur fuseau horaire
    1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
    2. Accédez à l'onglet Fuseau horaire, cliquez sur Fuseau horaire principal, puis sélectionnez votre fuseau horaire.
    3. Indiquez un libellé pour votre fuseau horaire.
    4. (Facultatif) Pour afficher un autre fuseau horaire, cochez la case Afficher le fuseau horaire secondaire. Sélectionnez ensuite le fuseau horaire et indiquez un libellé. Pour les permuter, cliquez sur Basculer swap_vertical_circle.
    5. (Facultatif) Pour modifier votre fuseau horaire en fonction de votre position, cochez la case Demander à utiliser la position actuelle comme fuseau horaire principal.

    Vous pouvez modifier les fuseaux horaires si vous êtes propriétaire de l'événement ou si vous disposez des droits de modification :

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement, puis sur Modifier mode_edit.
    2. En haut de la fenêtre, à côté de la date et de l'heure, cliquez sur Fuseau horaire.
    3. (Facultatif) Pour associer des fuseaux horaires différents aux heures de début et de fin de votre événement, cochez la case Choisir des fuseaux horaires différents pour l'heure de début et de fin.
    4. Sélectionnez le nouveau fuseau horaire.
    5. Cliquez sur OK.
    None
  • 4. Réserver des salles

    Remarque : Si les ressources ou les détails des salles n'apparaissent pas, il est possible que l'administrateur G Suite ne les ait pas configurés pour votre organisation.

    1. Ouvrez un événement.
    2. Cliquez sur l'onglet Salles.
    3. Dans la zone de recherche, saisissez le nom d'une salle ou d'un bâtiment, un étage ou un nom de ressource (téléphone ou Chromebox pour la visioconférence, par exemple). À mesure que vous saisissez du texte, des résultats s'affichent sous la zone de recherche.
    4. (Facultatif) Passez la souris sur une salle pour afficher des détails tels que les suivants :
      • group Capacité de la salle
      • business Lieu
      • videocam Équipement audio ou vidéo
      • info_outlineAutres éléments disponibles dans la salle de réunion (accès pour fauteuils roulants ou tableau blanc, par exemple
      • sort Informations supplémentaires
    5. Cliquez sur le résultat voulu pour l'ajouter à l'événement.
    None
  • 5. Organiser une vidéoconférence pour des invités distants

    Pour programmer une visioconférence Meet dans Agenda, il suffit d'ajouter un ou plusieurs invités à l'événement ou de cliquer sur Ajouter une visioconférence. Pour terminer, enregistrez l'événement pour que le lien de la visioconférence et le numéro à composer soient affichés dans l'événement.

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  • 6. Ajouter les détails de l'événement, par exemple le planning ou les instructions relatives à la réunion
    1. Sélectionnez un fuseau horaire.
    2. Planifiez un événement périodique.
    3. Recherchez un horaire : trouvez un créneau où vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
    4. Indiquez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion, l'envoi de notifications relatives à l'événement, et bien plus encore.
    5. Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement
    6. Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
    7. Ajoutez des pièces jointes : ajoutez des fichiers, tels que des documents ou des présentations, à vos événements.
    None
  • 7. Enregistrer pour envoyer des invitations par e-mail

    Une fois que vous avez renseigné tous les détails nécessaires, enregistrez votre événement et envoyez les invitations.

    1. Cliquez sur ENREGISTRER.
    2. Cliquez sur Envoyer pour envoyer une notification par e-mail aux invités ou sur Ne pas envoyer si vous ne souhaitez pas avertir les invités tout de suite.
    3. Si vous invitez des personnes extérieures à votre organisation, cliquez sur Inviter des personnes externes afin de les en informer ou sur Poursuivre les modifications si vous souhaitez les informer plus tard.

    Mettez à jour un événement existant :

    Vous pouvez à tout moment modifier l'heure d'un événement, inviter des personnes supplémentaires à celui-ci et y ajouter une note, entre autres.

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement concerné, puis sur Modifier create.
    2. Apportez la modification voulue (changement de l'horaire de l'événement ou ajout d'un fichier, par exemple).
    3. Cliquez sur ENREGISTRER.
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  • 1. Vérifier qui a accepté et refusé votre invitation
    • Dans Agenda, ouvrez l'événement concerné ; les réponses de vos invités apparaissent dans la zone relative aux invités.
    • Si vous avez invité un groupe à l'événement, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down pour consulter les réponses de vos invités.
    None
  • 1. Créer et partager des documents de réunion
    1. Dans Google Drive, ouvrez votre fichier dans Docs, Sheets ou Slides.
    2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
    3. Saisissez le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, contactez votre administrateur G Suite.

    4. Sélectionnez le type d'accès autorisé : Modification, Commentaire ou Lecture.
    5. Assurez-vous que la case Prévenir les contacts par e-mail est cochée, puis cliquez sur Envoyer.

      Utilisez ce modèle de plan de projet.

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  • 2. Joindre des plannings et des documents de réunion à votre invitation
    1. Dans Agenda, créez ou ouvrez un événement.
    2. Dans la section Ajouter une description, cliquez sur Joindre attach_file.
    3. Sélectionnez un fichier dans Google Drive ou cliquez sur Importer ou sur Sélectionnés précédemment pour ajouter un fichier depuis votre ordinateur.
    4. Cliquez sur ENREGISTRER.
    None
  • 3. Discuter de votre planning avec des commentaires ciblés
    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire. Pour l'adresser à une personne en particulier, indiquez son adresse e-mail précédée du symbole plus (+) dans le texte du commentaire. Par exemple : +cassy@solarmora.com.
      La personne concernée peut apporter ses propres modifications et répondre à votre commentaire.
    4. Lorsque le résultat vous convient, cliquez sur Fermer la discussion.
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  • 4. Envoyer des mises à jour et des remarques à vos invités
    1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
    2. Cliquez sur Modifier create et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
    3. Cliquez sur Envoyer un e-mail aux invités email, puis rédigez un message.
    4. Cliquez sur Envoyer.
    None
  • 1. Rejoindre votre réunion
    1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
    2. Cliquez sur Rejoindre Hangouts Meet et, dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Rejoindre la réunion.

      Utilisez cet aide-mémoire Hangouts Meet.

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  • 2. Présenter des documents et échanger en mode collaboratif
    1. Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Google Docs ou ouvrez le fichier que vous voulez partager ou présenter.

    2. (Facultatif) Pour modifier un document en même temps que vos invités :

      1. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
      2. Ajoutez un titre au document, puis cliquez sur Enregistrer.
      3. Ajoutez vos invités et accordez à chacun le niveau d'accès Modification.
      4. Cliquez sur Envoyer.
    3. Ouvrez Hangouts Meet et rejoignez la réunion.

    4. Cliquez sur Présenter maintenant et choisissez l'option de partage voulue :

      • L'intégralité de votre écran
      • Une fenêtre
    5. Cliquez sur Partager .

    Les participants peuvent désormais suivre votre présentation. Vous pouvez désactiver le partage d'écran à tout moment en cliquant sur Arrêter le partage.

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  • 3. Affecter des tâches
    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire. Pour l'adresser à une personne en particulier, indiquez son adresse e-mail précédée du symbole plus (+) dans le texte du commentaire. Par exemple, +cassy@solarmora.com.
    4. La personne concernée peut apporter ses propres modifications et répondre à votre commentaire.
    5. Lorsque le résultat vous convient, cliquez sur Fermer la discussion.
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  • 1. Envoyer un e-mail de suivi
    1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
    2. Cliquez sur Modifier create et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
    3. Cliquez sur Envoyer un e-mail aux invités email, puis rédigez un message.
    4. Cliquez sur Envoyer.
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  • 2. Effectuer le suivi de l'avancement en affectant des tâches dans votre planning

    Lorsque vous ne collaborez pas en temps réel, vous pouvez laisser sur le côté des commentaires et des questions que les membres de votre équipe verront quand ils ouvriront le document.

    1. Ouvrez Docs et sélectionnez une section du texte.
    2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez vos commentaires et cliquez sur Commenter.

    Pour être sûr qu'un collaborateur voie votre commentaire, vous pouvez y inclure son adresse e-mail précédée d'un symbole add. Il recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le document et pourra répondre à votre question ou initier une conversation.

    Lorsque la conversation autour de ce commentaire est terminée, cliquez sur Fermer.

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  • 3. Organiser des réunions pour faire le point sur l'avancement des tâches
    1. Sur la page calendar.google.com, cliquez dans la grille de l'agenda sur un créneau libre, puis cliquez sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur Créer
      add
      .
    2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez un agenda.
    3. Indiquez le titre, la date et l'heure de votre événement, puis cliquez sur Autres options ou sur ENREGISTRER.
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