None
  • 1. Créer une tâche pour planifier la réunion

    Sélectionnez une option :

    Gmail Pour ouvrir Tasks dans Gmail, cliquez sur Tasks  à droite.

    Agenda Pour ouvrir Tasks dans Agenda, dans la section Mes agendas, cliquez sur Tasks.

    None
  • 2. Discuter des conditions de votre réunion par e-mail ou dans Hangouts Chat

    Rédiger un nouvel e-mail :

    1. Ouvrez Gmail, puis dans la barre latérale gauche, cliquez sur
       
      Nouveau message
      .
      Un e-mail vierge s'ouvre dans l'angle inférieur de votre fenêtre Gmail.
    2. Commencez à saisir le texte de votre e-mail.
      Les e-mails que vous rédigez, mais que vous n'envoyez pas immédiatement, sont enregistrés automatiquement sous Brouillons dans la barre latérale gauche.

    Envoyer un message privé à une personne :

    1. Ouvrez Chat, puis cliquez à gauche sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
    2. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions.
    3. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer chat_send_24dp.

    Envoyer un message privé à un groupe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots > Message de groupe.
    2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
    3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
    4. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer chat_send_24dp.
    5. (Facultatif) Pour masquer un message privé de groupe, dans la barre latérale gauche, passez la souris sur le message privé et cliquez sur Plus more_vert > Masquer remove_circle_outline.
    None
  • 3. Réserver du temps dans votre agenda pour préparer la réunion (exemple : ne pas déranger, réunion en cours de préparation)
    1. Sur la page calendar.google.com, cliquez dans la grille de l'agenda sur un créneau libre, puis cliquez sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur Créer
      add
      .
    2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez un agenda.
    3. Indiquez le titre, la date et l'heure de votre événement, puis cliquez sur Autres options ou sur ENREGISTRER.
    None
  • 4. Créer votre ordre du jour

    Vous pouvez créer un document directement dans Google Docs ou dans Google Drive.

    Sélectionnez une option :

    • Dans Docs, cliquez sur Créer add.

    • Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Google Docs > Document vierge ou À partir d'un modèle.

    None
  • 1. Créer un événement
    1. Sur la page calendar.google.com, cliquez dans la grille de l'agenda sur un créneau libre, puis cliquez sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur Créer
      add
      .
    2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez un agenda.
    3. Indiquez le titre, la date et l'heure de votre événement, puis cliquez sur Autres options ou sur ENREGISTRER.
    None
  • 2. Ajouter des invités
    1. Ouvrez votre événement.
    2. Dans l'onglet Invités, sélectionnez Ajouter des invités, puis saisissez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail d'un contact dans le champ.

      Les adresses et les noms correspondants qui figurent dans l'annuaire de votre organisation apparaissent à mesure que vous saisissez des caractères.

      Astuce : Vous pouvez également ajouter une liste de diffusion Google Groupes si vous souhaitez inviter simultanément un grand groupe de personnes. Pour plus d'informations sur l'invitation de nombreuses personnes, consultez la rubrique consacrée à la gestion de grands événements dans Agenda.
    3. Cliquez sur une suggestion pour ajouter la personne concernée à l'événement. Si aucune suggestion n'apparaît, saisissez l'adresse e-mail complète de votre invité.
    4. (Facultatif) Pour indiquer que la présence d'un invité n'est pas obligatoire, passez la souris sur son nom, puis cliquez sur Marquer comme facultatif person.
    5. (Facultatif) Pour autoriser les invités à modifier l'événement, à inviter d'autres personnes ou à consulter la liste des invités, cochez les cases souhaitées sous Les invités peuvent.

    Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda mais que vous n'autorisez pas vos invités à modifier un événement, ils ne pourront pas modifier la date ou l'heure de l'événement dans leur propre agenda.

    None
  • 3. Trouver un horaire qui convient à tous les invités, quel que soit leur fuseau horaire
    1. Cliquez sur Paramètres settings > Paramètres.
    2. Accédez à l'onglet Fuseau horaire, cliquez sur Fuseau horaire principal, puis sélectionnez votre fuseau horaire.
    3. Indiquez un libellé pour votre fuseau horaire.
    4. (Facultatif) Pour afficher un autre fuseau horaire, cochez la case Afficher le fuseau horaire secondaire. Sélectionnez ensuite le fuseau horaire et indiquez un libellé. Pour les permuter, cliquez sur Basculer swap_vertical_circle.
    5. (Facultatif) Pour modifier votre fuseau horaire en fonction de votre position, cochez la case Demander à utiliser la position actuelle comme fuseau horaire principal.

    Vous pouvez modifier les fuseaux horaires si vous êtes propriétaire de l'événement ou si vous disposez des droits de modification :

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement, puis sur Modifier mode_edit.
    2. En haut de la fenêtre, à côté de la date et de l'heure, cliquez sur Fuseau horaire.
    3. (Facultatif) Pour associer des fuseaux horaires différents aux heures de début et de fin de votre événement, cochez la case Choisir des fuseaux horaires différents pour l'heure de début et de fin.
    4. Sélectionnez le nouveau fuseau horaire.
    5. Cliquez sur OK.
    None
  • 4. Réserver des salles

    Remarque : Si les ressources, les détails des salles ou les suggestions automatiques de salles n'apparaissent pas, il est possible que l'administrateur G Suite ne les ait pas configurés pour votre organisation.

    1. Ouvrez un événement.
    2. Cliquez sur l'onglet Salles. Des suggestions s'affichent automatiquement en fonction de votre lieu de travail, du nombre de participants et des salles réservées précédemment.
    3. Si vous devez ajuster les critères de votre salle de réunion, vous pouvez :
      • cliquer sur Participants people pour indiquer la capacité de salle dont vous avez besoin ;
      • cliquer sur Vidéo videocam si vous avez besoin d'un équipement de visioconférence ;
      • cliquer sur Téléphone local_phone si vous avez besoin d'un équipement de conférence audio.
    4. Placez votre curseur sur la salle remplissant vos critères, puis cochez la case correspondante afin de la sélectionner.
    5. Si aucune salle ne correspond à vos critères :
      1. Dans le champ de recherche, saisissez le nom d'une ressource, un bâtiment, un étage ou un équipement (Chromebox pour la visioconférence, par exemple). À mesure que vous saisissez du texte, des résultats s'affichent sous le champ de recherche.
      2. Placez votre curseur sur une salle pour afficher les informations correspondantes (par exemple, sa capacité, son emplacement et ses caractéristiques).
      3. Une fois que vous avez trouvé la salle qui vous convient, placez votre curseur dessus et cochez la case correspondante afin de la sélectionner.
    None
  • 5. Organiser une visioconférence pour des invités distants

    Pour programmer une visioconférence Meet dans Agenda, il suffit d'ajouter un ou plusieurs invités à l'événement, ou de cliquer sur Ajouter une visioconférence. Pour terminer, enregistrez l'événement pour que le lien de la visioconférence et le numéro à composer soient affichés dans l'événement.

    None
  • 6. Ajouter les détails de l'événement, par exemple l'ordre du jour ou des instructions pour la réunion
    1. Sélectionnez un fuseau horaire.
    2. Planifiez un événement périodique.
    3. Recherchez un horaire : trouvez un créneau où vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
    4. Indiquez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion, l'envoi de notifications relatives à l'événement, et bien plus encore.
    5. Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement
    6. Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
    7. Ajoutez des pièces jointes : ajoutez des fichiers, tels que des documents ou des présentations, à vos événements.
    None
  • 7. Enregistrer pour envoyer des invitations par e-mail

    Une fois que vous avez renseigné toutes les informations nécessaires, enregistrez votre événement et envoyez les invitations.

    1. Cliquez sur ENREGISTRER.
    2. Cliquez sur Envoyer pour envoyer une notification par e-mail aux invités ou sur Ne pas envoyer si vous ne souhaitez pas avertir les invités tout de suite.
    3. Si vous invitez des personnes extérieures à votre organisation, cliquez sur Inviter des personnes externes afin de les en informer ou sur Poursuivre les modifications si vous souhaitez les informer plus tard.

    Mettez à jour un événement existant :

    Vous pouvez ajouter d'autres invités et modifier le lieu de la réunion, entre autres.

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement > Modifier mode_edit.
    2. Ajoutez d'autres invités, modifiez le lieu de la réunion ou ajoutez des pièces jointes selon vos besoins, puis cliquez sur ENREGISTRER.

    Remarque : Si l'organisateur de l'événement ne vous a pas accordé les droits de modification de l'événement, vous ne pouvez pas modifier l'horaire ni la durée de celui-ci.

    None
  • Vérifier qui a accepté et refusé votre invitation

    Si vous avez besoin de suivre la participation à votre événement, vous pouvez voir instantanément qui a accepté ou refusé votre invitation, et qui a proposé un nouvel horaire.

    Pour vérifier qui a accepté et refusé votre invitation :

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement concerné pour afficher son aperçu.
    2. Dans le champ Invités, vous voyez la liste des réponses données par vos invités. Vous devrez peut-être cliquer sur la flèche vers le bas arrow_drop_down pour voir les réponses.

    Pour répondre à une proposition de nouvel horaire de réunion :

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement concerné pour afficher son aperçu.
    2. Dans la section Invités, accédez à la proposition, puis cliquez sur Voir l'horaire proposé.
    3. Si vous souhaitez accepter le nouvel horaire proposé, cliquez sur Enregistrer.
    4. (Facultatif) Pour communiquer le nouvel horaire de réunion aux invités, cliquez sur Envoyer.
    None
  • 1. Créer et partager des supports de réunion
    1. Dans Google Drive, ouvrez votre fichier dans Docs, Sheets ou Slides.
    2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
    3. Saisissez le nom des personnes avec qui vous souhaitez partager le fichier.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, contactez votre administrateur G Suite.

    4. Sélectionnez le type d'accès autorisé : Modification, Commentaire ou Lecture.
    5. Assurez-vous que la case Prévenir les contacts par e-mail est cochée, puis cliquez sur Envoyer.

      Utilisez ce modèle de plan de projet.

    None
  • 2. Joindre l'ordre du jour et les supports de la réunion à votre invitation
    1. Dans Agenda, créez ou ouvrez un événement.
    2. Dans la section Ajouter une description, cliquez sur Ajouter une pièce jointe attach_file.
    3. Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur ENREGISTRER.
    None
  • 3. Examiner l'ordre du jour au moyen de commentaires ciblés
    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Ouvrir le fil de commentaires comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire. Pour l'adresser à une personne en particulier, indiquez son adresse e-mail, précédée du symbole plus (+) dans le texte du commentaire. Par exemple : +cassy@solarmora.com.
      La personne concernée peut apporter ses propres modifications et répondre à votre commentaire.
    4. Une fois la question résolue, cliquez sur Fermer la discussion.
    None
  • 4. Informer les invités des modifications apportées
    1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
    2. Cliquez sur Modifier create et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
    3. Cliquez sur Envoyer un e-mail aux invités email, puis rédigez un message.
    4. Cliquez sur Envoyer.
    None
  • 1. Rejoindre votre réunion
    1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
    2. Cliquez sur Rejoindre Hangouts Meet et, dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Rejoindre la réunion.

      Utilisez cet aide-mémoire Hangouts Meet.

    None
  • 2. Présenter des documents et échanger en mode collaboratif
    1. Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Google Docs, ou ouvrez le fichier que vous voulez partager ou présenter.

    2. (Facultatif) Pour modifier un document en même temps que vos invités :

      1. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
      2. Ajoutez un titre au document, puis cliquez sur Enregistrer.
      3. Ajoutez vos invités et accordez à chacun le niveau d'accès Modification.
      4. Cliquez sur Envoyer.
    3. Ouvrez Hangouts Meet et rejoignez la réunion.

    4. Cliquez sur Présenter maintenant et choisissez l'option de partage voulue :

      • L'intégralité de votre écran
      • Une fenêtre
    5. Cliquez sur Partager.

    Les participants peuvent désormais suivre votre présentation. Vous pouvez désactiver le partage d'écran à tout moment en cliquant sur Arrêter le partage au bas de l'écran.

    None
  • 3. Affecter des tâches
    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Ouvrir le fil de commentaires comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire. Pour l'adresser à une personne en particulier, indiquez son adresse e-mail, précédée du symbole plus (+) dans le texte du commentaire. Par exemple, +cassy@solarmora.com.
    4. La personne concernée peut apporter ses propres modifications et répondre à votre commentaire.
    5. Une fois la question résolue, cliquez sur Fermer la discussion.
    None
  • 1. Envoyer un e-mail de suivi
    1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
    2. Cliquez sur Modifier create et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
    3. Cliquez sur Envoyer un e-mail aux invités email, puis rédigez un message.
    4. Cliquez sur Envoyer.
    None
  • 2. Effectuer le suivi de l'avancement en affectant les tâches de l'ordre du jour

    Lorsque vous ne collaborez pas en temps réel, vous pouvez laisser sur le côté des commentaires et des questions que les membres de votre équipe verront quand ils ouvriront le document.

    1. Ouvrez Docs et sélectionnez une section du texte.
    2. Cliquez sur Ouvrir le fil de commentaires comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez vos observations et cliquez sur Commenter.

    Pour être sûr qu'un collaborateur voie votre commentaire, vous pouvez y inclure son adresse e-mail, précédée du symbole add. Il recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le document et pourra répondre à votre question ou initier une conversation.

    Lorsque la conversation autour de ce commentaire est terminée, cliquez sur Fermer.

    None
  • 3. Organiser des réunions pour faire le point sur l'avancement des tâches
    1. Sur la page calendar.google.com, cliquez dans la grille de l'agenda sur un créneau libre, puis cliquez sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur Créer
      add
      .
    2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez un agenda.
    3. Indiquez le titre, la date et l'heure de votre événement, puis cliquez sur Autres options ou sur ENREGISTRER.
    None