Planifier un projet avec des clients externes

Vous souhaitez enregistrer une version PDF de ce guide ? Si vous utilisez le navigateur Chrome, sélectionnez l'option "Imprimer", puis l'option "Enregistrer au format PDF". Si vous utilisez d'autres navigateurs ou des outils PDF tiers, reportez-vous à leurs instructions pour savoir comment enregistrer des pages Web au format PDF.

  • 1. Collecter des informations auprès de collègues

    Avant de commencer à travailler sur un projet avec des clients externes, contactez les membres de votre organisation susceptibles de vous renseigner sur ces clients externes et leurs rôles. Envoyez-leur un e-mail ou un simple message.

    Rédiger un e-mail :

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

    Envoyer un message privé à une personne :

    1. Ouvrez Chat.
    2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
    3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions.
    4. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer  .

    Envoyer un message privé à un groupe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots > Message de groupe.
    2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
    3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
    4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer  .
    5. (Facultatif) Pour masquer un message privé de groupe, sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur le message privé, puis cliquez sur Plus more_vert > Masquer remove_circle_outline.

  • 2. Communiquer avec les clients externes

    Une fois que vous avez déterminé la liste des clients à contacter, envoyez-leur un e-mail de présentation.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

  • 1. Planifier une réunion

    Vous pouvez planifier des événements et des visioconférences avec des personnes qui n'ont pas de compte Google. Les contacts concernés reçoivent une invitation par e-mail, à laquelle ils peuvent répondre. Grâce à Hangouts Meet, les invités peuvent rejoindre votre réunion en cliquant sur le lien fourni dans leur invitation. Vous avez également la possibilité de répondre à des invitations non issues de Google Agenda et d'ajouter la réunion correspondante à Agenda.

    1. Dans Agenda, cliquez sur un créneau horaire disponible de la grille, puis sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur   Créer .
    2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
    3. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez l'agenda en question.
    4. Cliquez sur Autres options ou sur Enregistrer.

  • 2. Participer à la réunion

    Affichez la réunion planifiée dans Agenda et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Hangouts Meet.

    1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
    2. Cliquez sur Rejoindre Hangouts Meet et, dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Participer à la réunion.

  • 3. Dresser la liste des besoins

    Créez un document récapitulant les besoins de votre client.

    Sélectionnez une option :

    • Dans Docs, faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Créer un document add.
    • Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Google Docs > Document vierge ou À partir d'un modèle.

  • 4. Envoyer un e-mail de suivi aux clients

    Après la réunion, envoyez aux clients un e-mail récapitulant les notes de réunion et demandez-leur de les compléter le cas échéant.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

  • 1. Parcourir les informations fournies par les clients

    Conservez toutes les informations relatives au projet, telles que les documents et autres fichiers reçus de votre client, au même endroit. Stockez les documents, images et autres fichiers de votre projet en toute sécurité dans Drive. Toutes les modifications que vous apportez sont synchronisées dans le cloud de sorte que chacun accède à des contenus à jour.

    L'un des moyens d'enregistrer des fichiers dans Drive consiste à en importer une copie depuis un navigateur Web :

    1. Accédez à Drive.
    2. Cliquez sur   Nouveau, sélectionnez Importer un fichier ou Importer un dossier, puis choisissez le fichier ou le dossier à importer.
    3. Cliquez sur Ouvrir.

    Si vous utilisez la dernière version de Chrome ou de Firefox®, vous pouvez simplement faire glisser des fichiers directement depuis votre ordinateur vers la page Drive du navigateur.

    Si vous importez un fichier portant le même nom qu'un fichier existant, Drive l'ajoute en tant que nouvelle version au lieu de créer un double. Pour afficher la version précédente de ce fichier, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion des versions.

    Le message Importations terminées vous indique que vos fichiers ont bien été importés, et qu'ils sont accessibles depuis n'importe quel navigateur et appareil sur lesquels Drive est installé.

  • 2. Attribuer des tâches aux collaborateurs

    Une fois que vous avez défini les collaborateurs qui doivent accomplir une mission, vous pouvez leur attribuer des tâches.

    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Commentaire comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire dans le champ.
    4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de l'adresse e-mail de la personne concernée. Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous le souhaitez. Chacune recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
    5. (Facultatif) Pour attribuer le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
    6. Cliquez sur Commenter ou Attribuer.

  • 3. Suivre les mises à jour et modifications

    Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

    Définir des indices de progression :

      1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
      2. Sélectionnez Format > Mise en forme conditionnelle.
      3. Configurez les règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :

    a Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.

    b Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.

    c Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.

    d Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte format_color_text ou Couleur de remplissage format_color_fill. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.

    e Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge au statut Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange au statut En cours.

    f Cliquez sur OK.

  • 4. Enregistrer des livrables dans un dossier partagé

    Stockez les documents, images et autres fichiers du projet dans Drive, et partagez-les instantanément (et en toute sécurité) avec vos collaborateurs ou vos clients.Toutes les modifications apportées aux fichiers sont synchronisées dans le cloud de sorte que chacun accède à des contenus à jour.

    Pour stocker et partager des fichiers dans un Drive d'équipe, consultez la page Premiers pas avec les Drive d'équipe.

    Pour créer un dossier :

    Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Dossier.

    Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. Sous "Utilisateurs", saisissez l'adresse e-mail de la personne ou du groupe avec lesquels vous voulez partager des contenus.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, contactez l'administrateur G Suite.

    3. Cliquez sur Modifier edit, puis choisissez le niveau d'accès :
        • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
        • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
        • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.

      Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez votre contenu reçoivent un e-mail contenant un lien vers le fichier ou le dossier.

    4. (Facultatif) Pour ajouter une note au message, saisissez-la. Si vous ne souhaitez pas envoyer d'e-mail, décochez la case Envoyer une notification.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Partager un lien vers un fichier ou un dossier :

    Pour que d'autres personnes puissent consulter un fichier ou un dossier, envoyez-leur un lien vers ce dernier. Lorsque vous partagez un lien, votre nom apparaît en tant que propriétaire du fichier.

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. En haut à droite, cliquez sur Obtenir le lien partageable.
    3. Cliquez sur Visible par toutes les personnes de votre organisation disposant du lien, puis choisissez un niveau d'accès :
      • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
      • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
      • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
    4. Cliquez sur Copier le lien.
    5. Cliquez sur OK.
    6. Collez le lien dans un e-mail ou à l'endroit où vous souhaitez le partager.

  • 5. Envoyer des travaux aux clients pour examen et avis

    Vous pouvez partager des fichiers Google Drive avec des clients externes, qu'ils disposent ou non d'un compte Google*. Pour partager un fichier avec eux, il suffit de saisir leur adresse e-mail. Ils reçoivent alors un lien d'accès à votre fichier et peuvent consulter celui-ci sur le Web. S'ils souhaitent y apporter des modifications ou laisser un commentaire, ils peuvent créer un compte Google directement depuis le fichier.

    *Si votre client n'a pas de compte Google, votre organisation doit autoriser le partage de fichiers Drive avec des personnes extérieures (disposant ou non d'un compte Google) et la consultation des fichiers sans connexion par des personnes extérieures.

    1. Dans Google Drive, sélectionnez un fichier, puis cliquez sur Partager person_add.
    2. Saisissez le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, demandez de l'aide à votre administrateur G Suite.

    3. Cliquez sur Modifier mode_edit, puis sélectionnez Modification, Commentaire ou Lecture, selon le type d'accès que vous souhaitez accorder.
    4. Assurez-vous que la case Envoyer une notification est cochée, puis cliquez sur Envoyer.

  • 6. Cibler des commentaires et attribuer des tâches

    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Commentaire comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire dans le champ.
    4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de l'adresse e-mail de la personne concernée. Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous le souhaitez. Chacune recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
    5. (Facultatif) Pour attribuer le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
    6. Cliquez sur Commenter ou Attribuer.

  • 1. Planifier une réunion finale avec les clients

    Une fois que toutes les missions ont été accomplies, planifiez une réunion finale avec vos clients.

    1. Dans Agenda, cliquez sur un créneau horaire disponible de la grille, puis sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur   Créer .
    2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
    3. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez l'agenda en question.
    4. Cliquez sur Autres options ou sur Enregistrer.

  • 2. Participer à la réunion

    Affichez la réunion planifiée dans Agenda et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Hangouts Meet.

    1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
    2. Cliquez sur Rejoindre Hangouts Meet et, dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Participer à la réunion.

  • 3. Présenter ou partager un document lors d'une visioconférence

    Pendant la visioconférence, partagez votre écran pour présenter la version finale des documents, présentations, feuilles de calcul, etc.

    1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
    2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
      1. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
      2. Ajoutez un titre au document, puis cliquez sur Enregistrer.
      3. Ajoutez vos invités et accordez à chacun le niveau d'accès Modification.
      4. Cliquez sur Envoyer.
    3. Ouvrez Hangouts Meet et rejoignez la réunion.
    4. Cliquez sur Présenter maintenant et choisissez l'option de partage souhaitée :
      • L'intégralité de votre écran
      • Une fenêtre
    5. Cliquez sur Partager.

      Les participants peuvent désormais suivre votre présentation. Vous pouvez désactiver le partage d'écran à tout moment en cliquant sur Arrêter le partage au bas de l'écran.

  • 4. Envoyer la version finale des livrables aux clients

    Quand vous partagez des fichiers Drive sensibles avec des clients externes, vous pouvez interdire leur téléchargement, leur impression ou leur copie. Vous pouvez également définir une date d'expiration de sorte que les partenaires et les agences externes ne puissent plus accéder aux fichiers une fois le projet terminé.

    1. Dans Drive, sélectionnez un fichier ou un dossier vous appartenant.
    2. En haut de la page, cliquez sur Partager person_add.
    3. En bas de la fenêtre, cliquez sur Avancé.
    4. Cochez l'option Empêcher les éditeurs de modifier les autorisations d'accès et d'ajouter d'autres personnes

      Les utilisateurs disposant d'un accès Commentaire ou Lecture ne pouvaient déjà pas ajouter des personnes ni modifier les autorisations d'accès. Cela s'applique désormais également aux utilisateurs disposant d'un accès Modification.

    5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
    6. Cliquez sur OK.

    Les utilisateurs disposant de l'autorisation Modification qui tentent de partager un fichier ou un dossier dont l'accès est restreint se voient proposer la possibilité de vous demander par e-mail l'autorisation de partager le fichier. Vous pouvez alors autoriser le partage du fichier, mais l'utilisateur ne peut toujours pas modifier les autorisations d'accès. Ces options sont pour lui grisées et inaccessibles.

  • 5. Envoyer un e-mail de suivi aux clients

    Envoyez un e-mail récapitulant les livrables finalisés et invitez les clients à donner leur avis.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.