Être opérationnel plus rapidement après une absence

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  • 1. Réactiver les notifications G Suite

    Si vous aviez désactivé les notifications pour vos services G Suite pendant votre absence du bureau, réactivez-les.

    Activer les notifications d'événement Google Agenda :

    1. Ouvrez Agenda, cliquez sur Paramètres chat_settings_24dp > Paramètres.
    2. À gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres des événements.
    3. Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :
      • Désactiver
      • Notifications de bureau
      • Alertes
    4. (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez la case Activer les notifications sonores.
    5. Sur la gauche, sélectionnez votre agenda, puis cliquez sur Notifications générales pour gérer les types de notifications d'événement que vous recevez.
    6. À côté de chaque option, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down, et activez ou désactivez les notifications.

    Activer les notifications Hangouts Chat :

    Dans Chat, vous pouvez activer ou désactiver les notifications pour un message privé ou un salon donnés. Dans ce cas, vous recevrez toujours des notifications pour les @mentions.

    Pour les messages privés : sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur le nom de la personne, puis cliquez sur Plus more_vert > Activer les notifications ou Désactiver les notifications.

    Pour les salons : sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur un salon, puis cliquez sur Plus more_vert > Activer les notifications ou Désactiver les notifications.

    Pour suivre ou cesser de suivre un fil de discussion dans un salon, placez le pointeur de la souris sur le fil de discussion, puis cliquez sur Suivre   ou Ne plus suivre  .

    Créer un agenda d'équipe
  • 2. Désactiver les réponses automatiques

    1. Dans Gmail, cliquez sur Paramètres settings > Paramètres en haut à droite.
    2. Faites défiler la page vers le bas jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
    3. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates pendant lesquelles vous serez absent et ajoutez un message. Indiquez ensuite à qui cette réponse doit être envoyée.
    4. En bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

  • 1. Vérifier les e-mails importants dans la messagerie

    1. Choisir le type d'e-mails à afficher en haut de la boîte de réception :
      1. Ouvrez Gmail.
      2. Placez le pointeur de la souris sur Boîte de réception, puis cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down et choisissez une option :
        • Importants d'abord
        • Non lus d'abord
        • Suivis d'abord
    2. Les sections Important, Non lus et Messages suivis s'affichent en haut de votre boîte de réception. Le reste de vos messages est affiché sous Autres messages.
    3. Masquer des messages dans une section : cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté de l'en-tête de section. Cliquez à nouveau sur la flèche pour afficher les e-mails.

  • 2. Répondre aux nouvelles invitations à des réunions

    Lorsque vous recevez une invitation à un événement, celui-ci apparaît dans votre agenda. Vous recevez également les invitations par e-mail si vous vous y êtes abonné. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez répondre à l'invitation dans l'e-mail.

    Répondre à une invitation :

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement concerné pour en afficher l'aperçu.
    2. En bas de la fenêtre d'aperçu de l'événement, sélectionnez une réponse. Les options de réponse ne sont disponibles que dans cette fenêtre (elles n'apparaissent pas dans les détails de l'événement).
    3. (Facultatif) Pour ajouter une note ou proposer une nouvelle heure pour la réunion, cliquez sur la flèche vers le bas keyboard_arrow_down dans l'angle inférieur droit et sélectionnez une option.

    Remarque : Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire, sauf si l'événement rassemble plus de 200 personnes ou dure toute une journée.

  • 3. Créer une checklist des tâches à réaliser au retour des congés

    Créer une tâche à partir d'un e-mail :

    1. Ouvrez Gmail et faites glisser un e-mail dans la fenêtre Tasks. La tâche est l'objet de l'e-mail.
    2. La tâche comprend un lien qui vous permet de rouvrir facilement le message.

  • 4. Vérifier les tâches importantes

    Assurez-vous de n'avoir manqué aucune modification majeure apportée à des fichiers Google Drive ou à des tâches dans d'autres services G Suite, tels que Tasks dans Agenda ou Gmail.

    Il est possible d'effectuer le suivi des modifications apportées aux éléments créés ou importés dans Drive. Vous pouvez également afficher des informations spécifiques sur vos fichiers et dossiers. Pour afficher l'activité associée à un fichier ou dossier spécifique, sélectionnez-le et cliquez sur Informations info.

    Afficher l'activité dans Drive sur l'onglet "Activité" :

    Vous pouvez afficher les modifications apportées aux éléments créés ou importés dans Drive, par exemple :

    • l'utilisateur qui a importé, copié, déplacé ou supprimé l'élément ;
    • l'utilisateur qui a partagé l'élément ou en a annulé le partage ;
    • l'utilisateur qui a commenté, modifié ou renommé l'élément ;
    • les personnes concernées par la modification.

    Afficher l'activité dans Drive sur l'onglet "Détails" :

    1. Dans Drive, en haut du volet "Activité", cliquez sur Détails pour afficher les informations et les modifications, par exemple :
      • le type du fichier et son propriétaire ;
      • la taille du dossier et le nombre d'éléments ;
      • la personne qui a modifié, créé ou ouvert l'élément en dernier.
    2. Cliquez sur Modifier create pour ajouter une description à l'élément.

    Afficher Tasks dans un navigateur Web dans Gmail ou Agenda :

    Ouvrez Gmail ou Agenda, puis, cliquez sur Tasks   à droite.

    Afficher Tasks sur des appareils Android :

    1. Appuyez sur Play Store   pour ouvrir Google Play.
    2. Installez l'application Tasks.

    Afficher Tasks sur des appareils iOS :

    Installez l'application Tasks pour Apple® iPhone® ou iPad®.

    Remarque : Si vous ne parvenez pas à accéder à Tasks, contactez votre administrateur G Suite.

  • 5. Examiner les modifications apportées à vos fichiers

    Voir les modifications d'un coup d'œil :

    1. Ouvrez le fichier dans Google Drive.
    2. Si le document comporte de nouvelles modifications, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :
      • À côté de la barre de menu, cliquez sur Voir les nouvelles modifications.
      • Cliquez sur Fichier > Voir les nouvelles modifications.
    3. Utilisez les flèches situées en haut pour faire défiler la liste des modifications. Le texte ajouté est mis en surbrillance et le texte supprimé est barré.
    4. (Facultatif) Pour consulter l'historique complet des révisions de votre document, cliquez sur Consulter l'historique des révisions dans l'angle supérieur droit.
    5. (Facultatif) Pour revenir à l'affichage d'origine, cliquez sur la flèche Retour en haut de la fenêtre.

    Afficher ou rétablir une version précédente :

    1. Dans Google Drive, ouvrez votre fichier.
    2. Cliquez sur Fichier > Historique des versions > Afficher l'historique des versions.
    3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous l'horodatage, vous trouverez les éléments suivants :
      • Le nom des personnes qui ont modifié le document
      • Une couleur, affichée à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
    4. Cliquez sur Restaurer cette version pour activer la version correspondante.

    Remarque : Vous devez disposer d'un accès Propriétaire ou Modification pour pouvoir consulter l'historique des versions.

  • 1. Se tenir informé des tâches importantes et à venir

    Pour connaître les priorités actuelles ou les tâches à venir, envoyez un e-mail à votre équipe, ou un message à vos collègues dans Chat.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

    Envoyer un message privé à une personne :

    1. Ouvrez Chat.
    2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
    3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions.
    4. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer  .

    Envoyer un message privé à un groupe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots > Message de groupe.
    2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
    3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
    4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer  .
    5. (Facultatif) Pour masquer un message privé de groupe, sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur le message privé, puis cliquez sur Plus more_vert > Masquer la conversation remove_circle_outline.

  • 2. Consulter votre document de transition

    Si vous avez créé un document de transition pour vos collègues en prévision de votre absence, vérifiez s'il a été actualisé ou si des modifications y ont été apportées.

    1. Ouvrez le fichier dans Google Drive.
    2. Si le document comporte de nouvelles modifications, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :
      • À côté de la barre de menu, cliquez sur Voir les nouvelles modifications.
      • Cliquez sur Fichier > Voir les nouvelles modifications.
    3. Utilisez les flèches situées en haut pour faire défiler la liste des modifications. Le texte ajouté est mis en surbrillance et le texte supprimé est barré.
    4. (Facultatif) Pour consulter l'historique complet des révisions de votre document, cliquez sur Consulter l'historique des révisions dans l'angle supérieur droit.
    5. (Facultatif) Pour revenir à l'affichage d'origine, cliquez sur la flèche Retour en haut de la fenêtre.

  • 3. Consulter les modifications apportées au plan de projet

    Vous souhaitez afficher les tâches qui vous sont attribuées ou celles qui doivent être terminées à une date spécifique ? Créez une liste filtrée dans Sheets.

    1. En haut de la fenêtre, cliquez sur Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée.
    2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez dans la zone affichée à côté de l'option Nom, puis indiquez le nom de la vue filtrée.
    3. Cliquez sur les flèches situées dans les en-têtes de colonnes, et sélectionnez des options pour trier et filtrer les données.
    4. (Facultatif) Pour envoyer par e-mail un lien vers la vue filtrée, copiez l'URL et collez-la dans un message.
    5. En haut à droite, cliquez sur Fermer close pour fermer la vue filtrée. Votre vue filtrée est enregistrée automatiquement.

  • 4. Effectuer le suivi des tâches

    Gérez vos tâches et échéances importantes avec Tasks. Ouvrez Gmail ou Agenda, puis, à droite, cliquez sur Tasks  .

    Dans Tasks, chaque tâche apparaît dans une liste. Il existe une liste par défaut à laquelle vous pouvez ajouter des tâches, et vous pouvez créer vos propres listes.

    Pour créer une liste :

    1. En haut de la fenêtre Tasks, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down > Créer une liste.
    2. Attribuez un nom à la liste, puis cliquez sur OK.

    Ajouter une tâche à une liste :

    1. En haut de la fenêtre Tasks, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down et sélectionnez la liste à laquelle ajouter la tâche.
    2. Cliquez sur Ajouter une tâche.
    3. Saisissez le libellé de la tâche. Celle-ci est enregistrée automatiquement au fil de la saisie.

    Créer une tâche à partir d'un e-mail :

    1. Ouvrez Gmail et faites glisser un e-mail dans la fenêtre Tasks. La tâche est l'objet de l'e-mail.
    2. La tâche comprend un lien qui vous permet de rouvrir facilement le message.

    Créer une sous-tâche : organisez des tâches associées sous une tâche principale.

    Pour créer une sous-tâche, choisissez une option :

    • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une tâche et sélectionnez Ajouter une sous-tâche.
    • Sous la tâche principale, ajoutez une nouvelle tâche et appuyez sur CMD+].
    • À côté de la tâche principale, cliquez sur Modifier chat_icon_edit_24dp, puis saisissez une tâche dans le champ Ajouter des sous-tâches.

    Pour annuler la mise en retrait d'une sous-tâche, cliquez sur celle-ci avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Annuler la mise en retrait. Vous pouvez également cliquer sur la sous-tâche et appuyer sur CMD+[.