Déléguer des tâches lorsque vous êtes absent du bureau

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  • 1. Partager les informations relatives à votre absence du bureau

    Choisissez des outils de communication différents en fonction de votre interlocuteur. Vous préférerez par exemple vous adresser à votre supérieur par e-mail, et vous enverrez des messages instantanés aux membres de votre équipe.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

    Envoyer un message privé à une personne :

    1. Ouvrez Chat.
    2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
    3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions.
    4. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer  .

    Envoyer un message privé à un groupe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots > Message de groupe.
    2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
    3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
    4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer  .
    5. (Facultatif) Pour masquer un message privé de groupe, sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur le message privé, puis cliquez sur Plus more_vert > Masquer la conversation remove_circle_outline.

  • 2. Ajouter les dates d'indisponibilité à votre agenda

    Si vous vous absentez du bureau, actualisez votre agenda Google afin d'informer vos collègues que vous ne serez pas disponible.

    1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur votre premier jour d'absence du bureau.
    2. Cliquez sur Absent du bureau, puis sélectionnez une période.
    3. (Facultatif) Pour expliquer la raison de votre absence, saisissez un message dans la section Message de refus.
    4. Dans la section Visibilité, choisissez une option :
      • Public
      • Visibilité par défaut
      • Privé
    5. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les réunions existantes et les nouvelles seront automatiquement refusées.

  • 3. Annuler ou reporter des réunions

    Veillez également à refuser les invitations ou à reporter les réunions. Vous pouvez écrire aux participants pour les prévenir de votre absence ou repousser une réunion à une date ultérieure.

    Pour refuser une invitation à une réunion et écrire aux participants :

    1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement dans la grille de votre agenda pour afficher un aperçu.
    2. Dans la section Participerez-vous ?, à côté de Peut-être, cliquez sur la flèche vers le bas keyboard_arrow_down > Ajouter une note.
    3. Saisissez votre note.
    4. (Facultatif) Pour sélectionner une réponse dans le champ "Répondre", cliquez sur la flèche vers le bas keyboard_arrow_down, puis sélectionnez une option.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Reschedule a meeting:

    1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement dans la grille d'agenda.
    2. Dans la section Allez-vous participer ?, cliquez sur la flèche vers le bas keyboard_arrow_down > Proposer un nouvel horaire.
    3. Dans la section Votre proposition, sélectionnez une autre date et une autre heure, puis ajoutez un message.
    4. Cliquez sur Envoyer la proposition.

    Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à modifier un événement, vous pouvez le replanifier directement sans proposer de nouvel horaire.

  • 4. Configurer une réponse automatique

    Dans Gmail, configurez une réponse automatique pour les messages entrants afin d'informer vos collègues que vous n'êtes pas disponible.

    Pour activer ou désactiver la réponse automatique :

    1. Dans Gmail, cliquez sur Paramètres settings > Paramètres en haut à droite.
    2. Faites défiler la page vers le bas jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
    3. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates pendant lesquelles vous serez absent et ajoutez un message. Indiquez ensuite à qui cette réponse doit être envoyée.
    4. En bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

  • 1. Créer un document de transition

    Créez un document de transition dans Google Docs ou Google Drive : indiquez que vous serez absent du bureau, et répertoriez les contacts qui prennent votre relève et les documents nécessaires au projet.

    Sélectionnez une option :

    • Dans Docs, faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Créer un document add.
    • Dans Drive, cliquez sur Nouveau > Google Docs > Document vierge ou À partir d'un modèle.

  • 2. Rechercher des collaborateurs

    Si vous devez confier un projet à d'autres membres de votre organisation, comme des réviseurs ou des responsables, vous pouvez effectuer une recherche dans Google Cloud Search.

    1. Ouvrez Cloud Search et saisissez le nom de la personne dans le champ de recherche.
    2. En haut de la carte de profil du contact, sélectionnez Démarrer une conversation hangout ou Envoyer un e-mail email.
    3. Cliquez sur Supérieur hiérarchique pour afficher la carte de profil associée au responsable de ce contact.
    4. Sur un appareil mobile, appuyez sur le numéro de téléphone pour appeler le contact.
    5. (Facultatif) Vous pouvez également effectuer une recherche en utilisant des mots usuels, telles que numéro de téléphone de jeanne. Une réponse contenant le numéro de votre collègue Jeanne s'affiche alors. Si plusieurs contacts portent ce nom, cliquez sur le lien Vous recherchez quelqu'un d'autre ?.

    Remarque : Des informations supplémentaires sur les contacts et leurs responsables s'affichent si votre administrateur a ajouté ce type de données aux comptes utilisateur.

    Trouver et contacter un utilisateur
  • 3. Attribuer des tâches et partager des fichiers avec les collaborateurs

    Attribuer des tâches dans le plan du projet :

    1. Ouvrez Sheets et sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Commentaire comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de l'adresse e-mail de la personne concernée. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
    4. Saisissez votre commentaire dans le champ.
    5. Cliquez sur Commenter.

    Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. Sous "Utilisateurs", saisissez l'adresse e-mail de la personne ou du groupe avec lesquels vous voulez partager des contenus.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, contactez l'administrateur G Suite.

    3. Cliquez sur Modifier edit, puis choisissez le niveau d'accès :
        • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
        • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
        • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.

      Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez votre contenu reçoivent un e-mail contenant un lien vers le fichier ou le dossier.

    4. (Facultatif) Pour ajouter une note au message, saisissez-la. Si vous ne souhaitez pas envoyer d'e-mail, décochez la case Envoyer une notification.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Partager un lien vers un fichier ou un dossier :

    Pour que d'autres personnes puissent consulter un fichier ou un dossier, envoyez-leur un lien vers ce dernier. Lorsque vous partagez un lien, votre nom apparaît en tant que propriétaire du fichier.

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. En haut à droite, cliquez sur Obtenir le lien partageable.
    3. Cliquez sur Visible par toutes les personnes de votre organisation disposant du lien, puis choisissez un niveau d'accès :
      • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
      • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
      • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
    4. Cliquez sur Copier le lien.
    5. Cliquez sur OK.
    6. Collez le lien dans un e-mail ou à l'endroit où vous souhaitez le partager.

    Partager des fichiers, et définir les niveaux d'accès et la visibilité
  • 4. Indiquer à qui vous confiez votre travail

    Envoyez un e-mail aux membres de votre équipe pour leur indiquer qui prend la relève du projet et qui contacter en cas d'urgence, et joignez un document de transition.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

  • 1. Vérifier la progression du travail pendant votre absence

    Pendant votre absence, vous pouvez être amené à vérifier par e-mail ou par message privé si les projets avancent comme prévu.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

    Envoyer un message privé à une personne :

    1. Ouvrez Chat.
    2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
    3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions.
    4. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer  .

    Envoyer un message privé à un groupe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots > Message de groupe.
    2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
    3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
    4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer  .
    5. (Facultatif) Pour masquer un message privé de groupe, sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur le message privé, puis cliquez sur Plus more_vert > Masquer la conversation remove_circle_outline.