Collaborer avec des décideurs

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  • 1. Rechercher des collaborateurs

    Si vous devez résoudre un problème important ou travailler sur une mission urgente, et que vous avez besoin de l'aide d'autres membres de votre organisation, vous pouvez les rechercher dans Google Cloud Search.

    Pour rechercher et contacter des collaborateurs :

    1. Ouvrez Cloud Search et saisissez le nom de la personne dans le champ de recherche.
    2. En haut de la carte de profil du contact, sélectionnez Démarrer une conversation hangout ou Envoyer un e-mail email.
    3. Cliquez sur Supérieur hiérarchique pour afficher la carte de profil associée au responsable de ce contact.
    4. Sur un appareil mobile, appuyez sur le numéro de téléphone pour appeler le contact.
    5. (Facultatif) Vous pouvez également effectuer une recherche en utilisant des mots usuels, telles que numéro de téléphone de jeanne. Une réponse contenant le numéro de votre collègue Jeanne s'affiche alors. Si plusieurs contacts portent ce nom, cliquez sur le lien Vous recherchez quelqu'un d'autre ?.

    Remarque : Des informations supplémentaires sur les contacts et leurs responsables s'affichent si votre administrateur a ajouté ce type de données aux comptes utilisateur.

  • 2. Communiquer avec les collaborateurs

    Une fois que vous savez quelles personnes contacter, rédigez un e-mail à leur intention ou envoyez-leur un message.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

    Envoyer un message privé à une personne :

    1. Ouvrez Chat.
    2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
    3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions.
    4. Saisissez un message privé, puis cliquez sur Envoyer  .

    Envoyer un message privé à un groupe :

    1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots > Message de groupe.
    2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
    3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
    4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer  .
    5. (Facultatif) Pour masquer un message privé de groupe, sur la gauche, placez le pointeur de la souris sur le message privé, puis cliquez sur Plus more_vert > Masquer la conversation remove_circle_outline.

  • 1. Consulter les disponibilités de chacun

    Coordonner les plannings de plusieurs personnes dans des fuseaux horaires différents peut être difficile. Avant de planifier une réunion, vous pouvez vérifier la disponibilité de tout le monde dans Google Agenda.

    1. Dans Agenda, cliquez sur   Créer > Autres options.
    2. À côté de Détails de l'événement, cliquez sur Rechercher un horaire. L'heure locale des invités situés dans d'autres fuseaux horaires s'affiche sous leur nom.
    3. Faites défiler les créneaux horaires vers le haut ou le bas, ou cliquez sur les flèches situées en haut pour afficher d'autres jours et semaines.
    4. Cliquez sur un créneau horaire, puis sur Enregistrer.

      Remarque : Des horaires de réunion peuvent également vous être proposés une fois que vous avez ajouté des invités. Sous la liste des invités, cliquez sur Horaires proposés, puis choisissez un horaire.

  • 2. Planifier une réunion

    1. Dans Agenda, cliquez sur un créneau horaire disponible de la grille, puis sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur   Créer .
    2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
    3. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez l'agenda en question.
    4. Cliquez sur Autres options ou sur Enregistrer.

    Créer un événement
  • 3. Joindre les fichiers à l'invitation à la réunion

    Joignez des documents ou toute autre ressource dont vous souhaitez discuter. Les invités pourront ainsi préparer la réunion en prenant connaissance des documents.

    1. Dans Agenda, ouvrez l'événement.
    2. Dans le champ Description de l'événement, cliquez sur Ajouter une pièce jointe attach_file.
    3. Choisissez la feuille de calcul de votre plan de projet, puis cliquez sur Sélectionner.
    4. Cliquez sur Enregistrer.

  • 4. Participer à la réunion

    Affichez la réunion planifiée dans Agenda et rejoignez rapidement une visioconférence. Utilisez cet aide-mémoire Hangouts Meet.

    1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
    2. Cliquez sur Rejoindre Hangouts Meet et, dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Participer à la réunion.

  • 5. Présenter ou partager un document lors d'une visioconférence

    1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
    2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
      1. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
      2. Ajoutez un titre au document, puis cliquez sur Enregistrer.
      3. Ajoutez vos invités et accordez à chacun le niveau d'accès Modification.
      4. Cliquez sur Envoyer.
    3. Ouvrez Hangouts Meet et rejoignez la réunion.
    4. Cliquez sur Présenter maintenant et choisissez l'option de partage souhaitée :
      • L'intégralité de votre écran
      • Une fenêtre
    5. Cliquez sur Partager.

      Les participants peuvent désormais suivre votre présentation. Vous pouvez désactiver le partage d'écran à tout moment en cliquant sur Arrêter le partage au bas de l'écran.

  • 6. Partager des fichiers et d'autres ressources

    Partagez les fichiers ou dossiers relatifs à la mission afin de permettre à tous les collaborateurs de se préparer.

    Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. Sous "Utilisateurs", saisissez l'adresse e-mail de la personne ou du groupe avec lesquels vous voulez partager des contenus.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, contactez l'administrateur G Suite.

    3. Cliquez sur Modifier edit, puis choisissez le niveau d'accès :
        • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
        • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
        • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.

      Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez votre contenu reçoivent un e-mail contenant un lien vers le fichier ou le dossier.

    4. (Facultatif) Pour ajouter une note au message, saisissez-la. Si vous ne souhaitez pas envoyer d'e-mail, décochez la case Envoyer une notification.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Partager un lien vers un fichier ou un dossier :

    Pour que d'autres personnes puissent consulter un fichier ou un dossier, envoyez-leur un lien vers ce dernier. Lorsque vous partagez un lien, votre nom apparaît en tant que propriétaire du fichier.

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. En haut à droite, cliquez sur Obtenir le lien partageable.
    3. Cliquez sur Visible par toutes les personnes de votre organisation disposant du lien, puis choisissez un niveau d'accès :
      • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
      • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
      • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
    4. Cliquez sur Copier le lien.
    5. Cliquez sur OK.
    6. Collez le lien dans un e-mail ou à l'endroit où vous souhaitez le partager.

    Partager des fichiers, et définir les niveaux d'accès et la visibilité
  • 7. Affecter des tâches

    Une fois que vous avez défini les collaborateurs qui doivent accomplir la mission, vous pouvez leur attribuer des tâches.

    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Commentaire comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. Saisissez votre commentaire dans le champ.
    4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de l'adresse e-mail de la personne concernée. Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous le souhaitez. Chacune recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
    5. (Facultatif) Pour attribuer le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
    6. Cliquez sur Commenter ou Attribuer.

  • 8. Envoyer un e-mail de suivi

    Après la réunion, envoyez un e-mail de suivi comprenant un résumé des notes de réunion et les éventuelles tâches supplémentaires.

    1. Ouvrez Gmail.
    2. Sur la gauche, cliquez sur   Nouveau message .
    3. (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, dans l'angle supérieur, cliquez sur Agrandir   ou Quitter le mode plein écran   .
    4. Ajoutez des destinataires et un objet.
    5. Saisissez votre message.

      Les messages que vous commencez à écrire, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans Brouillons, à gauche.

    6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, telles que des fichiers Drive drive ou des photos image.
    7. Cliquez sur Envoyer.

    Conseil : Pour annuler l'envoi d'un message, cliquez sur Annuler en bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Consultez la page Annuler l'envoi d'un message.

  • 1. Collaborer pour trouver des solutions

    Créez un document vierge dans lequel vos collaborateurs noteront leurs idées et solutions. Apportez des modifications ensemble et en temps réel, discutez au sein des fichiers, et obtenez des réactions ciblées par le biais de commentaires et de suggestions.

    1. Ouvrez Sheets et sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
    2. Cliquez sur Commentaire comment > Ajouter un commentaire add_comment.
    3. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou commentaire à quelqu'un en particulier, saisissez le signe plus (+) suivi de l'adresse e-mail de la personne concernée. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
    4. Saisissez votre commentaire dans le champ.
    5. Cliquez sur Commenter.

  • 2. Suivre les mises à jour et modifications

    Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

    Définir des indices de progression :

      1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
      2. Sélectionnez Format > Mise en forme conditionnelle.
      3. Configurez les règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :

    a Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.

    b Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.

    c Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.

    d Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte format_color_text ou Couleur de remplissage format_color_fill. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.

    e Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge au statut Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange au statut En cours.

    f Cliquez sur OK.

  • 3. Planifier une dernière réunion

    Prévoyez une dernière réunion pour vérifier que tout le monde a terminé ses tâches et discuter des questions soulevées.

    1. Dans Agenda, cliquez sur un créneau horaire disponible de la grille, puis sur Événement. Vous pouvez également cliquer sur   Créer .
    2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
    3. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un événement dans un autre agenda, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de votre nom, puis sélectionnez l'agenda en question.
    4. Cliquez sur Autres options ou sur Enregistrer.

  • 4. Collaborer sur un planning pendant la réunion

    Pendant la réunion, partagez un planning afin que tout le monde puisse visualiser l'organisation du travail.

    1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
    2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
      1. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
      2. Ajoutez un titre au document, puis cliquez sur Enregistrer.
      3. Ajoutez vos invités et accordez à chacun le niveau d'accès Modification.
      4. Cliquez sur Envoyer.
    3. Ouvrez Hangouts Meet et rejoignez la réunion.
    4. Cliquez sur Présenter maintenant et choisissez l'option de partage souhaitée :
      • L'intégralité de votre écran
      • Une fenêtre
    5. Cliquez sur Partager.

      Les participants peuvent désormais suivre votre présentation. Vous pouvez désactiver le partage d'écran à tout moment en cliquant sur Arrêter le partage au bas de l'écran.

    Partager un document avec votre équipe